土地活用の顧客データ基盤｜どこまで作るべきか

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土地活用で、見込み客の記録が数年もたない理由

土地活用の検討は、最初の接点から契約まで数年かかります。
その間に、担当者の異動や退職が起こります。
記録が担当の手元にしかないと、その時点で消えます。

記録が消える場面は、決まっている

担当の交代。
仕組みの入れ替え。
一定期間動きがない案件の整理。

土地活用で記録が失われる場面

提案の内容が残っていないことの損失が大きい

一件の提案には大きな工数がかかります。
数年後に再開したときに、過去の提案が残っていないと一から作り直しです。

つながっていないと、何ができなくなるか

記録の整備で、何から手をつけるのか

整備の範囲を決めないと、作業が終わりません。
使い道から、最初につなぐ範囲を決めます。

使い道が言えないものは、後回しにする

つないでも誰も見ない記録があります。
どの判断に使うかが言えないものは、優先度を下げます。

土地活用でつなぐ優先順位

提案の内容を、必ず残す

工数の大きい成果物です。
所在地と条件と提案の内容をセットで残すと、数年後に更新して使えます。

入力する人の負担から、逆算する

つなぎたい情報が増えるほど、入力が増えます。
入力する人が続けられる量に収めます。

既存の仕組みを、すべて捨てない

どこまでの仕組みを作るか、どう線を引くか

仕組みの規模は、使う頻度で決まります。
土地活用では、頻度より保存の期間が効きます。

残ることを、最優先にする

毎日見る数字は多くありません。
数年後に引き出せることのほうが、価値があります。

土地活用で見る頻度と必要な仕組み

過剰に作ると、使われずに終わる

最初から完全な仕組みを目指すと、立ち上がりません。
手作業で回る範囲から始めて、負担が重い部分を自動にします。

拠点が複数ある場合の注意

拠点ごとに記録の形が違うと、集計ができません。
項目と選択肢だけは、先に統一します。

仕組みを入れ替えるときの、移行の設計

土地の情報と地主の情報を、どう結びつけるか

土地活用の記録は、土地が中心になります。
地主は変わりますが、土地は変わりません。

土地を単位にする理由

相続によって所有者が変わります。
人を単位にすると、承継のたびに記録が分断されます。

土地活用で土地を単位に記録する項目

関わる人を、複数持てる形にする

所有者、配偶者、相続人、顧問の専門家。
一人だけを登録する形だと、実態と合いません。

承継が起きたときの更新の手順を決める

誰が気づいて、誰が更新するか。
決めていないと、古い情報のまま残ります。

土地の条件は、時間で変わることがある

慎重な扱いが求められる情報を、どこまで残すか

この事業では、地主の資産や家族の事情に触れる機会があります。
記録として残す以上、管理の方針が要ります。

何を残し、何を残さないかを決める

判断に必要な情報だけを残します。
細かい事情は、記録しません。

土地活用で扱いに注意が要る情報を、項目ごとに見ていきます。
土地の権利の状態については、残すかは残す、見られる範囲は担当と管理者。
所有が単独か共有かについては、残すかは残す、見られる範囲は担当と管理者。
関わる家族の人数と立場については、残すかは残す、見られる範囲は担当と管理者。
家族の関係の詳細については、残すかは残さない、見られる範囲は記録しない。
資産の全体の状況については、残すかは残さない、見られる範囲は記録しない。
資金の調達の可否の結果については、残すかは結果だけ残す、見られる範囲は担当と管理者。
相続に関する具体的な事情については、残すかは残さない、見られる範囲は記録しない。

税と相続の内容は、自社で記録しない

具体的な税や相続の話は、専門家の領域です。
税理士など専門家に確認してくださいと案内し、その内容は自社の記録に残しません。

見られる範囲を、役割で決める

全員が全部を見られる状態は避けます。
役割ごとに見られる範囲を決めます。

情報の取得と利用の方針を、整える

数年にわたる見込み客を、どう管理するか

検討の期間が長い案件は、段階が変わらないまま何年も残ります。
段階の一覧を見ても、動いているかどうかが分かりません。

最終の接触日を、必ず持つ

いつ最後に連絡を取ったか。
この日付があると、放置されている案件が一目で分かります。

土地活用で長期の見込み客を管理する項目を、項目ごとに見ていきます。
最終の接触日については、使い道は放置の検出、更新の頻度は接触のたび。
次の接触の予定日については、使い道は忘れの防止、更新の頻度は接触のたび。
検討が止まった理由については、使い道は戻す時期の判断、更新の頻度は止まったとき。
想定していた判断の時期については、使い道は再開の時期の予測、更新の頻度は随時。
配信への反応については、使い道は関心が残っているか、更新の頻度は自動で記録。
家族の状況の変化については、使い道は再開の兆し、更新の頻度は分かったとき。

動きのない期間で、扱いを切り替える

一定の期間を超えたら、自動の配信に移します。
人が判断する形にすると、運用されません。

配信への反応を、記録に戻す

配信を開いた、特定の情報を見た。
この記録が戻ってくると、再開の兆しが読めます。

対象から外す条件も、決める

記録の運用が続かなくなる原因

仕組みの導入が失敗する原因は、たいてい技術ではありません。
運用の設計です。

入力の負担と、得られる利益が釣り合っていない

入力する人にとって、入力は純粋な負担です。
自分の仕事が楽になる部分を作らないと、続きません。

土地活用で記録の運用が続かなくなる原因を、項目ごとに見ていきます。
入力の項目が多いについては、現れ方は空欄が増える、対処は判断に使う項目だけに絞る。
入力する意味が分からないについては、現れ方は形だけの入力になる、対処は集計の結果を毎月返す。
自分の仕事に戻らないについては、現れ方は後回しになる、対処は提案の優先度に反映させる。
選択肢が現場の言葉でないについては、現れ方は誤った選択が増える、対処は現場の言葉に直す。
拠点ごとに運用が違うについては、現れ方は集計できない、対処は項目と選択肢を統一する。
成果が数年後にしか出ないについては、現れ方は入力の動機が弱い、対処は当期の使い道を作る。

当期に使える使い道を、作る

数年後の分析のために入力してください、では続きません。
提案の優先度の判定など、当期に効く使い道を作ります。

運用の担当を、必ず置く

仕組みを入れたあと、誰が運用を見るか。
決めないと、半年で形骸化します。

項目の見直しを、年に一度行う

土地活用の記録の仕組みを整える手順

整備の作業は、現状の把握から始まります。
新しい仕組みを選ぶのは、そのあとです。

土地活用の記録の仕組みを整える進め方を、項目ごとに見ていきます。
1については、やることは記録がどこに何の形であるかを棚卸しする、期間の目安は4週間。
2については、やることは数年前の案件の記録がどれだけ残っているか確認する、期間の目安は2週間。
3については、やることは土地を単位にした記録の形を設計する、期間の目安は3週間。
4については、やることは段階と日付と止まった理由の記録を全件に入れる、期間の目安は6週間。
5については、やることは扱いに注意が要る情報の方針を文書にする、期間の目安は3週間。
6については、やることは集計の結果を毎月返す仕組みを作る、期間の目安は2週間。

棚卸しの例で確認する

数字は説明のための仮の値です。
過去五年の相談が1,000件あり、そのうち段階の記録が残っているのが400件だとします。
残りの600件は分析にも再開にも使えないため、まず全件に入る運用を作ることが先になります。

見る数字を決める

土地活用の記録の整備の状態を点検する数字を、項目ごとに見ていきます。
段階の記録が入っている案件の比率については、頻度は毎月、判断の目安は分析ができる状態か。
最終の接触日が更新されている比率については、頻度は毎月、判断の目安は放置の検出が機能しているか。
過去の提案が引き出せる案件の比率については、頻度は四半期、判断の目安は再開の土台があるか。
土地を単位に整理できている比率については、頻度は四半期、判断の目安は承継への備え。
集計にかかっている時間については、頻度は四半期、判断の目安は自動化の判断の材料。
数年前の接点からの復帰件数については、頻度は年ごと、判断の目安は記録が活用されているか。

全件に入るまで、分析を始めない

一部しか記録されていない状態で集計すると、誤った結論が出ます。
まず全件に入る状態を作ります。

記録の定義を、文書にする

段階の定義、日付の意味、選択肢の使い分け。
文書がないと、担当が変わったときに数字の意味が変わります。

よくある質問

まとめ