食品通販のマーケティング組織の作り方

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繁忙期に人が張り付く事業で、通年の体制はどう設計するのか

食品通販の仕事の量は、時期によって大きく変わります。
贈答の時期に集中し、それ以外の月は落ちます。

繁忙期に合わせて人を置くと、閑散期に余ります。
余った人の作業を作るために、必要のない仕事が増えます。

閑散期に合わせて置くと、繁忙期に足りません。
足りない状態では、受注の処理も広告の調整も遅れます。

そのため、通年の人数は閑散期に合わせます。
繁忙期の不足は、別の形で補います。

補う形は三つあります。
期間を限った人の追加、外部への委託、そして繁忙期にやらない仕事を決めることです。

繁忙期にやらない仕事を決める

人を増やすより先に、やらない仕事を決めます。
繁忙期に止めても影響が小さい仕事があります。

止めやすいのは、分析の作成、新しい取り組みの検討、会議の頻度です。
どれも、時期をずらしても成果は変わりません。

止める仕事を期初に決めておくと、繁忙期に判断しなくて済みます。
決めていないと、すべてを同時にやろうとして全部が遅れます。

繁忙期に外部へ出せる仕事は、どれか

外部に出す判断は、作業の難易度ではなく量の読みやすさで決まります。
量が読める作業は、外に出したほうが費用も納期も安定します。

繁忙期に量が増えるのは、受注の処理と出荷に関わる作業です。
どちらも手順が決まっているため、外に出せます。

広告の側では、素材の書き出しと入稿の作業が出せます。
判断は社内で行い、作る部分だけを外に出す形です。

一方で、投下の判断と供給との調整は出せません。
製造や物流との調整が必要なためです。

出す範囲を期初に決めておくと、繁忙期に手配が間に合います。
決めていないと、忙しくなってから探すことになります。

繁忙期に外部へ出せる仕事

外部の手配の時期

繁忙期の外部の手配は、数か月前に行います。
同じ時期に需要が集中するため、直前では確保できません。

手配の時期は、前年の実績から逆算します。
どの週から量が増えるかを見て、その前に確保します。

手配の量も、前年の実績から決めます。
実績がない場合は、少なめに確保して段階的に足します。

閑散期の人員を、どう使うのが有効なのか

閑散期に人が余ると、必要のない仕事が増えがちです。
分析の作成や、使われない資料の整備です。

有効なのは、次の繁忙期の準備に使うことです。
準備には、素材の制作と表現の確認が含まれます。

この二つは、繁忙期に始めても間に合いません。
確認の工程を通る時間が必要なためです。

もう一つが、前年の記録の整理です。
どの週にどれだけの注文があったかを整理すると、次の計画に使えます。

三つ目が、仕組みの見直しです。
繁忙期に手作業になっていた部分を、閑散期に直します。

準備の成果をどう評価するか

閑散期の準備の成果は、その月には出ません。
次の繁忙期の結果として現れます。

そのため、評価の時期を繁忙期に置きます。
閑散期の月次の売上で評価すると、準備の価値が見えません。

評価の時期を期初に決めておくと、閑散期の仕事の位置づけが定まります。
決めていないと、閑散期の仕事が軽く扱われます。

繁忙期に増やした人に、どこまで任せるのか

繁忙期に期間を限って人を増やす場合、任せる範囲を決めます。
決めていないと、判断が必要な作業まで回ります。

任せられるのは、手順が決まっている作業です。
受注の処理、素材の書き出し、入稿の作業です。

任せられないのは、表現の判断が必要な作業です。
食品では、産地や製法の表示に確認が要ります。

何をどこまで表示できるかは、掲載時点の最新の公式ガイドラインで確認してください。
期間を限った人に判断を任せると、後から確認が必要になります。

範囲を文書にしておくと、毎回説明しなくて済みます。
文書があれば、引き継ぎの時間も短くなります。

繁忙期の追加の人員に任せる範囲

引き継ぎの時間を見込む

期間を限った人には、引き継ぎの時間が要ります。
繁忙期に入ってから引き継ぐと、その時間が不足します。

そのため、引き継ぎは繁忙期の前に行います。
前年と同じ人に頼めれば、この時間は短くなります。

同じ人に頼むには、前年の時点で次回の話をしておきます。
していないと、毎年一から引き継ぐことになります。

機能をどう分けると、少ない人数で回るのか

食品通販では、品目ごとに担当を置く形が自然に選ばれます。
品目ごとに製造も物流も違うためです。

しかし、この分け方では繁忙期に全員が同時に忙しくなります。
贈答の時期は、どの品目も同時に動くためです。

そのため、分けるのは機能です。
獲得、継続、そして供給との調整の三つです。

この分け方にすると、時期によって負荷の山がずれます。
調整は製造の計画の時期に、獲得は投下の時期に山が来ます。

山がずれると、少ない人数でも回ります。
同時に忙しくならない設計が、体制の余裕を作ります。

調整の機能を独立させる

供給との調整は、独立した機能として置きます。
獲得や継続の担当が兼務すると、投下の判断に押されます。

押されると、供給の確認が後回しになります。
後回しになると、欠品か在庫の余りが起きます。

独立させると、製造の計画の周期に合わせて動けます。
広告の月次の周期とは別に動く必要があるためです。

繁忙期の負荷を、翌年にどう減らすのか

繁忙期には、通常と違う手作業が発生します。
処理が追いつかない部分を、人が埋める形です。

この手作業は、その場では仕方なく行われます。
記録していないと、終わったあとに忘れられます。

忘れられると、翌年も同じ手作業が発生します。
毎年同じ負荷が繰り返されることになります。

そのため、繁忙期の手作業を記録します。
記録するのは、何をどれだけの時間かけて行ったかです。

記録をもとに、閑散期に直します。
時間がかかっているものから順に直すと、翌年の負荷が減ります。

繁忙期に記録する項目

記録を取る負担を減らす

繁忙期に詳しい記録を取るのは、それ自体が負担になります。
そのため、記録する項目は最小にします。

何をどれだけの時間かけたかだけで足ります。
原因は、繁忙期が終わってから聞き取ります。

記録の形を先に決めておけば、書く時間が短くなります。
形が決まっていないと、書くこと自体が後回しになります。

体制が足りているかを、何で判断するのか

体制が足りているかは、残業の量では判断できません。
残業は、仕事の量だけでなく進め方でも変わります。

判断に使うのは、繁忙期に止めた仕事の数です。
止めた仕事が増えていれば、体制が追いついていません。

止めた仕事の中身も見ます。
やらないと決めていた仕事であれば、計画どおりです。

やる予定だった仕事を止めたのであれば、不足しています。
不足の大きさは、止めた仕事の量で測れます。

もう一つ見るのが、繁忙期に発生した手作業の時間です。
時間が増えていれば、仕組みが追いついていません。

翌年の体制を決める材料

止めた仕事の数と、手作業の時間を記録しておくと、翌年の体制を決められます。
どちらも増えていれば、人を増やすか仕組みを直します。

どちらを選ぶかは、手作業の内容で決まります。
仕組みで直せるものは、人を増やすより効果が続きます。

この判断は、閑散期に行います。
繁忙期の直後は、記憶が新しい一方で判断が感情に寄ります。

食品通販の組織設計は、何から手をつけるのか

組織の議論は、体制図から始めがちです。
しかし図を先に書くと、いまの不足が見えないまま形だけが変わります。

最初にやるのは、前年の繁忙期の振り返りです。
何を止めて、何を手作業で埋めたかを洗い出します。

洗い出すと、不足の場所と大きさが見えます。
見えて初めて、人を増やすか仕組みを直すかが決まります。

次に、繁忙期にやらない仕事を期初に決めます。
決めておくと、繁忙期に判断しなくて済みます。

そのあとで、外部に出す範囲と手配の時期を決めます。
繁忙期の直前では、確保できません。

食品通販の組織設計に着手する順番

数字は説明のための仮の値です。
前年の繁忙期に、手作業で埋めた時間が合計四十人日だったとします。

このうち二十人日が受注の処理の確認作業なら、仕組みで直せる可能性があります。
直せれば、翌年の負荷が半分になります。

洗い出していないと、この判断ができません。
人を増やす判断の前に、洗い出しを行ってください。

閑散期に直す順番

直す順番は、かかった時間の大きい順にします。
時間の大きいものから直すと、翌年の負荷が最も減ります。

ただし、直すのに時間がかかるものは閑散期に収まらないことがあります。
収まらない場合は、複数年に分けます。

分けた計画は、記録に残します。
残していないと、翌年に一から検討することになります。

食品通販の体制の組み方で判断に迷う場合は、無料相談で現状を見てもらうところから始められます。
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よくある質問

まとめ