専門学校のマーケと営業の連携｜対立が起きる理由と解き方

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専門学校で、広報と学科の教職員の間に対立が起きるのはなぜか

広報は、資料請求と参加者数で評価されます。
学科の教職員は、入学した学生の状態と定員の充足で評価されます。

この2つは、同じ施策に対して逆の評価を出します。
参加者を増やせば件数は伸び、一人あたりの対応は薄まります。

広報は成果が出たと報告し、学科は当日が回らなかったと報告します。
どちらの報告も、自分の立場では正しくなります。

対立が長引くのは、どちらが正しいかを決める数字がないためです。
参加者数と出願率を掛けた数字を、誰も持っていない状態です。

さらに、入試の担当が加わると三者になります。
出願から入学手続までは、また別の部署が見ています。

三者がそれぞれの指標で動くと、学校全体の数字は改善しません。
つながっていない3つの数字が、それぞれ良くなっているように見えます。

教職員の動員という前提

この事業では、募集の当日に教員が動員されます。
授業を持ちながら、開催日に対応する形です。

そのため、参加者数の増加は教職員の負荷の増加と直結します。
広報の施策が、学科の業務量を決めることになります。

この構造を共有しないまま件数の目標を置くと、対立が固定します。
目標を置く場に、学科の責任者を含めてください。

学科と広報で、どの数字を共通の指標にするのか

共通の指標に向くのは、両方の働きかけが掛かっている数字です。
参加者数は広報だけ、出願率は学科の対応に大きく依存します。

掛け合わせた出願件数は、どちらか片方の努力では上がりません。
参加を増やしても、出願率が下がれば件数は変わらないためです。

この指標を両者の目標に置くと、会話の内容が変わります。
どの経路の参加者が出願に近いかを、一緒に見る必要が出ます。

置くときは、内訳も同時に共有してください。
件数だけを共有すると、原因の切り分けができません。

共有する内訳は、経路別の参加者数、出願率、そして迷っている点の分布です。
この3つがあれば、どこが落ちたかがその場で分かります。

共通の指標は、学科ごとに置いてください。
学校全体で置くと、自分の学科の責任が薄まります。

専門学校で各部門が持つ指標の分け方

評価に結びつけるときの注意

共通の指標を人事の評価に直結させると、押しつけ合いが評価の場に移ります。
未達の理由を説明し合う時間が増えます。

評価に使う場合は、共通指標を全体の一部にとどめてください。
残りは各部門が単独で動かせる指標で構成します。

教職員の場合、募集の指標を評価に入れること自体に慎重な判断が要ります。
本務は教育であり、募集は付随する業務にあたります。

募集の数字で定義がずれている場所は、どこにあるのか

数字が合わない原因の多くは、集計ではなく定義にあります。
最も多いのが、参加者の数え方です。

予約の件数で数えるか、当日の受付で数えるかで差が出ます。
同伴の保護者を含めるかどうかでも変わります。

次に多いのが、再参加の扱いです。
同じ人が2回参加した場合、2件として数えるかどうかが決まっていないことがあります。

出願の時点も、定義が分かれます。
出願の書類を受理した時点か、受験料の納付を確認した時点かです。

この3つを文書に書き出して、広報と学科と入試で合意してください。
合意の記録は、年度をまたいで残します。

口頭の合意は、担当者が異動した時点で消えます。
この事業では異動が定期的にあるため、文書化の必要性が高くなります。

定義を変えるときの手順

定義を変える必要が出たときは、過去のデータも新しい定義で再集計します。
再集計せずに変えると、率の変化が施策の成果に見えます。

変更の前に、3者で影響を試算してください。
参加者の数え方を変えるだけで、出願率が数ポイント動くことがあります。

変更した年度と理由を記録に残します。
翌年度の目標設定で、前提を追えるようにするためです。

引き渡しの情報は、どこまで渡すのか

予約のフォームで学科や学年を取っていても、当日の担当に渡っていないことがあります。
広報と学科でシステムが分かれている場合に起こります。

渡っていないと、当日の対応が一律になります。
学科まで決めている人と、分野で迷っている人に同じ説明をすることになります。

渡す内容は、志望の学科、学年、流入した経路、再参加かどうかの4つです。
この4つがあれば、当日の対応を変えられます。

再参加の情報は、特に効きます。
2回目の参加者には、前回と違う内容を用意できます。

渡し方は、開催の前日にまとめて共有する形が現実的です。
システムの統合を待つと、着手が数年遅れます。

当日の後は、逆方向にも返してください。
迷っている点の分布が、広報の訴求の設計に直接使えます。

専門学校で部署間を行き来する情報

システムが分かれている場合の順番

情報の受け渡しに、システムの統合は前提になりません。
書き出して共有するだけでも、当日の対応は変わります。

まず手作業で始め、効果が確認できてから自動化を検討してください。
統合から始めると、何を渡すかが決まらないまま設計が進みます。

手作業の期間に、どの項目が実際に使われたかが分かります。
使われなかった項目は、自動化の対象から外せます。

募集の会議の設計は、どう変えるのか

部署ごとに順番に報告する形式では、対立は解けません。
それぞれが自分の指標の達成を説明する時間になります。

変えるのは、報告の単位です。
部署別ではなく、学科別に並べます。

学科別に資料請求、参加者数、出願率、出願件数を並べると、どこが遅れているかが分かります。
この並べ方だと、部署の責任の話になりません。

会議の頻度は、時期によって変えてください。
募集の山の時期は隔週、それ以外は月次で足ります。

参加者は、広報責任者、入試の責任者、各学科の代表です。
学科の代表が欠けると、当日の設計の話ができません。

決めたことは、その場で次の開催の運営に落とします。
落とさない会議は、数年で形骸化します。

議論の順番を固定する

会議の議題は、学科別の充足の進捗から始めます。
次に経路別の内訳、最後に迷っている点の分布という順番です。

この順番を固定すると、議論が原因の特定に向かいます。
順番が毎回変わると、話しやすい話題から始まります。

議題ごとに時間を配分し、原因の特定に最も長く取ってください。
報告に時間を使うと、決めるところまで届きません。

募集で責任が移る地点は、どこに置くのか

責任の境目を決めていないと、参加しなかった予約の扱いが争点になります。
広報は予約を取ったと言い、学科は来ていないと言います。

境目を当日の受付に置くと、この争点が消えます。
受付までは両方の責任になるためです。

受付までの間に、どちらが何をするかも決めてください。
予約の確認、日程の案内、前日のリマインドが該当します。

この作業を誰が持つかで、参加率は大きく変わります。
どちらも持っていない状態が、最も参加率が低くなります。

当日以降は、学科と入試の範囲です。
ただし出願率が落ちた原因が予約の中身にある場合は、共同で見ます。

そのため、当日以降も広報側に迷っている点が返る仕組みが要ります。
返らないと、原因が予約側にあるときに気づけません。

専門学校で責任が移る地点

当日までの連絡を誰が持つか

参加の前の連絡は、広報の自動配信と学科の個別連絡に分かれます。
両方あると重複し、どちらもないと参加率が落ちます。

自動配信は日程の確認まで、個別連絡は学科の内容の案内までと分けてください。
分担を決めれば、重複も漏れも起きません。

参加率が落ちた回は、まずこの分担が守られているかを確認します。
運用の問題であることが多く、配信を変えるより早く戻ります。

指標を教職員の評価に結びつけるとき、何に注意するのか

募集の指標を教職員の評価に入れる判断は、慎重に行う必要があります。
本務は教育であり、募集は付随する業務にあたります。

出願率を強く評価に結びつけると、当日の対応が獲得に寄ります。
寄った対応は、参加者に伝わります。

伝わると、学校への印象が下がります。
下がった印象は、出願そのものを減らします。

そのため、評価に使う場合は比重を抑えてください。
共通指標を全体の一部にとどめる形が実務的です。

代わりに効くのが、当日の記録の質を評価に入れることです。
記録が残っていれば、翌年度の設計に使えます。

記録を評価に入れると、獲得への偏りが起きません。
記録は、誠実に対応した結果として残るためです。

動員の負荷を可視化する

教職員の動員は、時間として記録されないことが多くあります。
記録がないと、負荷の議論ができません。

開催ごとに、動員した人数と時間を記録してください。
記録があると、参加者数の目標の妥当性が判断できます。

この記録は、開催の回数を増やす判断にも使えます。
負荷の上限を超えている状態では、回数を増やせません。

広報と学科の連携は、どこから作るのか

連携の改善は、会議体を作ることから始めると止まります。
話す場を作っても、見る数字が一致していないためです。

最初にやるのは、定義の書き出しです。
参加者の数え方、再参加の扱い、出願の時点を1枚に書き出します。

書き出すと、ずれている箇所がその場で見つかります。
見つかったずれを埋めるところから、連携が始まります。

専門学校で広報と学科の連携を作る着手順

数字は説明のための仮の値です。
参加200人、出願率25%なら出願は50件で、出願率が5ポイント落ちると40件になります。

同じ10件の減少を参加者数で取り戻すには、40人の追加が必要です。
この比較を一度示すと、出願率の話が参加者数の話と同じ重さで扱われます。

定義の合意から会議の設計まで、5週間前後が目安です。
この期間に新しいシステムを入れる必要はありません。

異動の時期をまたぐ場合は、文書化を先に終えてください。
口頭の合意は、異動で消えます。

広報と学科の連携で判断に迷う場合は、無料相談で現状の数字を見てもらうところから始められます。
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よくある質問

まとめ