専門学校の顧客データ基盤｜どこまで作るべきか

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専門学校のデータが、資料請求と出願と在籍で切れているのはなぜか

専門学校の記録は、3つの塊に分かれています。
資料請求と参加までの記録、出願と入試の記録、そして在籍と成績の記録です。

前の2つは広報と入試、最後は教務が持ちます。
それぞれの業務の目的に合った形で作られるため、つながる前提になっていません。

切れていると、広報の判断に使える情報が出願までで止まります。
どの経路から来た学生が在籍を続けたかが分かりません。

分からない状態で経路を最適化すると、請求が安く取れる経路に寄ります。
安く取れる経路が、在籍が続く層とは限りません。

もう1つの切れ目が、年度の区切りです。
年度をまたぐと記録の参照が難しくなり、高校2年からの接点が追えません。

この2つの切れ目が、募集の検証を難しくしています。
検証ができないため、毎年同じ形が繰り返されます。

つなぐ前に目的を決める

データをつなぐ作業を始める前に、何のためにつなぐかを決めてください。
目的が決まっていないと、すべてを統合する計画になります。

すべてを統合する計画は、費用も期間も膨らみます。
途中で優先度が下がり、止まることが多くなります。

目的を1つに絞ると、必要な項目は数個に収まります。
最初の目的は、経路別の在籍の継続率を出すことに置くと進みやすくなります。

募集で統合する価値の高いデータは、どれか

統合の対象を決めるときは、使う場面から逆算します。
使わない項目をつないでも、維持の手間が増えるだけです。

最も価値が高いのは、流入した経路の記録です。
これが在籍の記録につながると、経路別の継続率が出ます。

次が、出身の高校です。
高校別の出願と入学と継続が並ぶと、高校との接点の効果が判断できます。

3つ目が、参加の回数です。
複数回参加した学生の継続率が高ければ、再参加の案内に投資する根拠になります。

逆に、価値の低い項目もあります。
入試の詳細な得点や、個別の相談の自由記述は、募集の判断には使われません。

統合の対象を3項目に絞ると、仕組みの選択肢が広がります。
少数の項目であれば、入学時の転記で足ります。

専門学校で統合する価値の高いデータと低いデータ

転記でよい理由

3項目の統合は、仕組みの連携でなくても実現できます。
入学の手続が完了した時点で、在籍の記録に転記するだけで足ります。

転記は年に一度の作業になります。
入学者数が数百人の規模であれば、負担は限定的です。

年に一度で始めると、どの項目が実際に使われるかが分かります。
使われた項目だけを、後から自動化の対象にしてください。

在籍の記録を、募集の判断にどう使うのか

在籍の記録を広報に返すとき、細かい内容は要りません。
必要なのは、続いているかどうかの1点です。

返す単位は、入学年度と経路別です。
その年度に入学した学生が、1年後に何割残っているかを出します。

これを経路別に分けると、募集の評価が変わります。
請求が安く取れていた経路の継続率が低ければ、実質の費用は高いことになります。

返す周期は年次になります。
在籍の状況が確定するのが、年度の区切りだからです。

返す形式は、表1枚で構いません。
経路、入学者数、1年後の継続率の3列があれば判断できます。

この表を年度の資料に固定すると、請求の件数だけの議論に戻りません。
戻るのは、数字が用意されていないときです。

専門学校で在籍の記録から広報に返す数字

高校別の継続も並べる

経路別と合わせて、高校別の継続率も出してください。
特定の高校からの学生の継続率が高ければ、訪問の優先順位に反映できます。

高校別に見ると、件数が少なくなります。
3年分をまとめて出す形にしてください。

この数字は、高校訪問の費用の根拠にもなります。
出願数だけでなく、入学後の継続まで示せます。

高校生と保護者の情報を扱う範囲は、どこまでか

記録をつなぐと、取得時に想定していなかった使い方が生まれます。
在籍の記録を募集の判断に使う場合が、その典型です。

使ってよい範囲は、取得の時点で何を伝えたかで決まります。
伝えていない目的での利用は、後から追加できません。

そのため、取得時の記載を先に確認してください。
記載が現在の使い方に追いついていないことがあります。

扱いの基準は掲載時点の最新の公式ガイドラインで確認してください。
学内で判断できない部分は、専門の窓口に確認する形になります。

もう1つ確認が要るのが、保護者の情報です。
資料請求や相談の記録に、保護者の情報が含まれることがあります。

本人と保護者で、取得の目的も範囲も違います。
分けて管理する設計にしてください。

年度をまたぐ保持の期間

高校2年からの接点を翌年度に引き継ぐには、記録の保持が必要になります。
保持の期間と、その間の利用の範囲を先に決めてください。

決めていないと、担当者の判断で期間が変わります。
変わると、年度ごとに比較できる母数も変わります。

保持の期間は、記載と合わせて文書にしてください。
文書がないと、異動のたびに運用が変わります。

記録の入力の負担を、どこまで許容するのか

データの整備が進まない原因は、仕組みではなく入力にあります。
項目が多いほど、空欄が増えます。

空欄が増えると、集計の母数が足りなくなります。
母数が足りない数字は、判断に使えません。

そのため、必須にする項目は判断に使うものだけにしてください。
経路、学年、希望する学科、迷っている点の4つが目安になります。

この4つは、いずれも選択式にできます。
選択式にすると、入力が数十秒で終わります。

当日の対応にあたる教職員に自由記述を求めると、記録率が落ちます。
自由記述は任意に置き、補足の位置づけにしてください。

入力の担当は、1つの項目につき1人に決めます。
複数の担当が同じ項目を埋める運用は、片方が埋めなくなります。

専門学校で記録する項目と入力の担当

入力されない項目をどう扱うか

記録率が半分を下回った項目は、判断に使えません。
使えない項目は、必須から外すか廃止してください。

残したまま放置すると、集計の信頼が全体として落ちます。
一部が欠けている表は、読む側が全体を疑います。

年度ごとに、項目ごとの記録率を確認してください。
記録率の低い項目は、入力の形式か担当に原因があります。

記録の仕組みを、どこまで作るべきなのか

仕組みの導入を先に決めると、何を入れるかの議論が後回しになります。
入れるものが決まっていない仕組みは、使われないまま残ります。

判断の基準は、作業の量と学科の数です。
入学者が数百人で学科が数個なら、年に一度の転記で回ります。

学科の数が多く、経路別の集計を頻繁に行う場合は、自動化が効きます。
ただし、項目の設計が終わっていることが前提です。

自動化の対象は、実際に使われている項目に限ります。
使われていない項目を含めると、構築の費用が膨らみます。

導入の順番は、記録、集計、募集への連携の順です。
連携から始めると、元の記録が揃わないまま止まります。

導入の時期は、募集期を避けてください。
募集期に仕組みを入れ替えると、その年度の記録が欠けます。

外部に構築を任せる場合

仕組みの構築を外部に任せる場合、渡すのは項目の一覧と使う場面です。
現状の業務を説明するだけでは、必要な設計が伝わりません。

使う場面を渡すと、不要な機能が削られます。
削られた分、費用と期間が短くなります。

構築後の運用は学内に残してください。
運用まで外に出すと、項目を変えるたびに費用と時間がかかります。

外部に渡す募集データの範囲は、どう決めるのか

外部に運用を任せる場合、質の判断に使う数字を渡す必要があります。
一方で、渡す形式は個票である必要がありません。

経路別の請求件数と参加率、そして継続率であれば、集計値で足ります。
この3つがあれば、外部は配信の方向を変えられます。

個票を渡すのは、配信の仕組みに直接連携する場合に限られます。
その場合も、渡す項目を契約で定めてください。

高校生の情報を扱うため、渡す範囲の判断は慎重に行います。
扱いの基準は掲載時点の最新の公式ガイドラインで確認してください。

渡す周期は月次にします。
継続率だけは年次になります。

渡した内容の記録を残してください。
外部が変わったときに、引き継ぎと停止の判断に使えます。

渡さないと決めたときの扱い

情報を渡さないと決めた場合、外部に求める説明の範囲も狭まります。
継続率を共有していない相手に、質への貢献の説明は求められません。

そのため、渡さない判断をする場合は評価の対象も同時に決めてください。
評価の対象は、有効な資料請求の件数までに区切る形が実務的です。

決めた内容は契約の前に文書にします。
運用が始まってから変えると、評価の基準が途中で動きます。

専門学校のデータ整備は、どこから着手するのか

整備の起点は、仕組みの選定ではありません。
いまある記録のうち、どの3項目をつなぐかを決める作業です。

決まったら、入学手続の完了時に転記する運用を始めます。
年に一度の作業で構いません。

転記を始めてから1年で、経路別の継続率が出ます。
2年待てば、年度間の比較もできます。

専門学校のデータ整備の着手順

数字は説明のための仮の値です。
入学者が400人で、転記に1件2分かかるとすると、年に一度の作業はおよそ13時間です。

この水準であれば、仕組みの構築より転記のほうが早く始まります。
学科の数が多く集計の頻度が高い場合に、自動化の検討に入る形になります。

整備の効果は、経路別の継続率が判断に使われた回数で測ってください。
数字が出ても使われていなければ、整備の意味がありません。

使われるようにするには、年度の資料に固定することです。
資料に入っていない数字は、見られません。

募集のデータ整備で判断に迷う場合は、無料相談で現状の記録を見てもらうところから始められます。
記録から判断までの流れごと見直す段階ならWeb集客改善サービスもあります。

よくある質問

まとめ