社内でAIを使うルールをどう決めるか

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利用の可否を決める前に、何が起きているのか

社内での利用のルールを決める議論が始まるとき、多くの場合すでに利用は始まっています。

禁止から始めると、見えなくなる

一律に禁止すると、利用が止まるのではなく、申告されなくなります。
把握できない利用が残るほうが、統制としては危険です。

業種によって進み方が違う

PRIZMAが2025年12月に実施した調査では、SaaSで最も進んでおり積極検討が50%を超える一方、製造と小売は遅れていました。
自社の業種の状況が、社内の実態を映しているとは限りません。

ルールを作る前の状態

ルールの目的を決める

情報の流出を防ぐのか、品質を保つのか、責任の所在を明確にするのか。
目的によって、決める内容が変わります。

決めるのは、道具の選定ではない

何を扱ってよいかを、どう線引きするのか

ルールの中心は、扱ってよい情報の範囲です。

公開されている情報

すでに公開されている内容は、扱っても新たな流出は起きません。
この範囲は、広く使えます。

社内の情報

未公開の計画、内部の数字、社内の文書。
扱う場合、情報がどこに保存されるかを確認する必要があります。

顧客に関わる情報

顧客の名前、連絡先、取引の内容。
この範囲は、取得時の約束と、取り扱いの要件に従います。

情報の種類と、扱いの基準

顧客に関わる情報の扱い

取得時に説明した利用の目的の範囲を超える利用は、行いません。
要件は、掲載時点の最新の公式ガイドラインで確認してください。

業界固有の制約

誰が決めて、誰が運用するのか

ルールの決定には、複数の部門が関わります。

決める場を作る

法務、情報システム、事業部門、経営。
この四者で方針を決めます。

業務の実態を知る部門を入れる

情報システムだけで決めると、技術的には安全でも業務が回らないルールになります。
実際に使う部門を、決定の場に入れます。

ルールの決定と運用の役割

運用の負担を見積もる

申請や承認の手続きを設けると、運用の負担が発生します。
負担が大きいと、手続きを経ない利用が増えます。

見直しの時期を決める

成果物の扱いを、どう決めるのか

生成された内容をどう扱うかも、ルールの対象です。

公開するもの

顧客に届く内容、対外的な文書、広告の表現。
これらは、事実の確認と表現の確認を経ます。

社内で使うもの

社内の資料、下書き、素案。
確認の水準は下げられますが、そのまま外部に出ない仕組みが要ります。

成果物の区分と、確認の水準

社内資料が外部に出る経路を塞ぐ

社内向けに作ったものが、そのまま顧客に渡ることがあります。
区分が分かるようにしておきます。

権利の扱いを確認する

投資の規模は、どこで判断するのか

費用の構成を確認します。

環境の費用

社内で安全に使える環境を整える費用です。
利用者の人数に応じて変わります。

教育と周知の費用

ルールを作っても、伝わらなければ守られません。
説明の場、資料の作成、定期的な再周知。

投資の内訳と規模を、項目ごとに見ていきます。
利用環境の整備については、規模は中程度、継続の有無は継続。
ルールの策定については、規模は小さい、継続の有無は一度。
教育と周知については、規模は中程度、継続の有無は継続。
運用の手続きについては、規模は小さい、継続の有無は継続。
違反が起きた場合の対応については、規模は変動、継続の有無は随時。
定期的な見直しについては、規模は小さい、継続の有無は継続。

環境を整えない場合の費用

安全に使える環境がないと、個人が外部の仕組みを使います。
この状態で起きうる損失を、費用として見積もります。

一部門で試してから広げる

外部の委託先には、何を求めるのか

委託先での利用も、ルールの対象に含めます。

預けた情報の扱い

自社が委託先に渡した情報を、委託先がどう扱うか。
契約で定めていなければ、委託先の判断に委ねられます。

納品物の作り方

納品物に生成AIを使うかどうか。
使う場合の申告と、確認の責任。

委託先との取り決めを、項目ごとに見ていきます。
預けた情報の利用の可否については、内容は自社の情報を入力してよいか。
再委託の可否については、内容はさらに外部に出すことを認めるか。
納品物での使用の申告については、内容は使った場合に申告を求めるか。
事実の確認の責任については、内容はどちらがどこまで確認するか。
情報の保管と削除については、内容は契約終了後の扱い。
違反時の対応については、内容は発覚した場合の手続き。

既存の契約の見直し

過去に締結した契約には、この取り決めが含まれていません。
更新の時期に、追加するかを判断します。

代理店との関係

ルールが守られなくなる原因

ルールを作った後に起きる問題を整理します。

手続きの重さ

利用のたびに申請が必要な設計にすると、現場は手続きを避けます。
結果として、把握できない利用が増えます。

ルールが具体的でない

抽象的な表現だけのルールは、現場で判断できません。
具体例を含めます。

ルールが守られない原因と、対処を、項目ごとに見ていきます。
手続きが重いについては、現れ方は申請せずに使う、対処は事前の包括的な許可を設ける。
内容が抽象的については、現れ方は現場で判断できない、対処は具体例を含める。
周知されていないについては、現れ方は存在を知らない、対処は定期的な再周知。
違反への対応がないについては、現れ方は守る動機がない、対処は対応の手続きを決める。
実態と合っていないについては、現れ方は業務が回らない、対処は使う部門を決定に入れる。

事前に許可する範囲を広く取る

公開されている情報を扱う範囲は、事前に包括的に許可します。
申請が必要な範囲を絞ると、手続きが機能します。

相談できる窓口を作る

ルールづくりを、どう進めるか

ルールの起案の前に、実態を確かめます。

ルールを整える段取りを、項目ごとに見ていきます。
1については、やることは現在の利用の状況を部門ごとに聞く、期間の目安は3週間。
2については、やることは扱われている情報の種類を分類する、期間の目安は2週間。
3については、やることは情報の区分と扱いの基準を決める、期間の目安は4週間。
4については、やることは事前に許可する範囲と申請が必要な範囲を分ける、期間の目安は2週間。
5については、やることは成果物の確認の工程を決める、期間の目安は3週間。
6については、やることは周知の場を設け、相談の窓口を作る、期間の目安は4週間。

聞き方に配慮する

利用の状況を聞くと、叱責されると受け取られます。
実態を把握するための調査であると、先に伝えます。

見る数字を決める

数字は説明のための仮の値です。
部門の利用者50人のうち、申請を経て使っているのが5人なら、手続きが機能していない状態になります。

ルールの運用を測る数字を、項目ごとに見ていきます。
申請の件数については、見る頻度は四半期、使いどころは手続きの機能。
相談の窓口への問い合わせ件数については、見る頻度は四半期、使いどころは判断に迷う場面の量。
違反の発覚件数については、見る頻度は四半期、使いどころは周知の状態。
周知の場への参加率については、見る頻度は実施ごと、使いどころは伝達の状況。
ルールの見直しからの経過期間については、見る頻度は半期、使いどころは内容の鮮度。

相談の内容を記録する

窓口への相談の内容を記録すると、ルールの不足が分かります。
同じ相談が繰り返されるなら、ルールに追記します。

見直しの時期を決める

半年か1年ごとに、内容を見直します。
固定したまま使い続けると、実態から離れます。

よくある質問

まとめ