分析の前にやるべきデータの整理

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分析を依頼しても、前処理で大半の時間が消えるのはなぜか

分析の依頼をすると、結果が出るまでに時間がかかります。
その内訳を聞くと、分析そのものより準備に時間が使われています。

業務の記録は、業務の都合で作られている

営業の管理システムは、案件を進めるために作られています。
入力の項目も、業務の進行に必要なものが優先されます。
分析に必要な項目が揃っているとは限りません。

同じ作業が毎回繰り返される

分析のたびに、同じ整理作業が発生します。
前回の作業の結果が残っていないと、次も同じ時間がかかります。

分析の前に発生する作業

整理の作業は、分析の担当だけでは終わらない

表記の揺れを直すには、どれが正しいかを知る必要があります。
業務を知っている人に聞かないと、判断できません。

投資の対象になりにくい

整理の作業には、どんな種類があるのか

整理と言っても、性質の違う作業が含まれます。

一度で済む作業

指標の定義を決める。
表記の統一の規則を決める。
顧客の単位を決める。
これらは一度決めれば、以降は規則に従うだけです。

毎回発生する作業

新しく入力されたデータの表記を直す。
期間ごとに集計する。
これらは継続的に発生します。

整理の作業の性質

入力の段階で防げるものがある

自由記述を選択肢に変えれば、表記の揺れは発生しません。
後から直すより、入力の段階で防ぐほうが効率的です。

過去のデータをどこまで遡るか

どこまで整理するのが適切なのか

整理の範囲は、目的から逆算します。

必要な問いを先に決める

どの分析を行いたいのか。
その分析に必要なデータは何か。
この範囲だけを整理します。

使わないデータは整理しない

いつか使うかもしれないデータを整理するのは、費用の無駄になります。
使うことが決まってから整理します。

整理の範囲を決める基準

期間を限定する

直近1年から2年で足りることが多くあります。
それ以前のデータは、事業の条件が違っている場合もあります。

完了の条件を決める

整理の作業に、どれだけの投資をするのか

整理への投資は、削減できる工数で判断します。

現状の工数を測る

分析の依頼から結果が出るまでの時間を記録します。
そのうち、整理に使われた時間を分けます。

削減できる幅を見積もる

定義を揃え、入力の規則を決めた場合、整理の時間がどれだけ減るか。
この見積もりが、投資の上限になります。

投資の判断に使う情報

外部に委託する場合の費用

整理の作業を外部に委託することもできます。
ただし、業務を知らない人には判断できない部分が残ります。

削減だけでなく、できるようになることも見る

整理の作業を、誰が担うのか

整理には、二種類の知識が要ります。

業務の知識が必要な部分

この会社とこの会社は同じ企業か。
この案件は何件として数えるか。
これらは、業務を知らないと判断できません。

技術の知識が必要な部分

データの抽出、変換、結合。
これらは技術の担当が行います。

整理の作業の分担を、項目ごとに見ていきます。
同一性の判断については、業務の知識は必要、技術の知識は不要。
指標の定義の決定については、業務の知識は必要、技術の知識は不要。
表記の規則の決定については、業務の知識は必要、技術の知識は不要。
データの抽出については、業務の知識は不要、技術の知識は必要。
変換と結合については、業務の知識は不要、技術の知識は必要。
品質の確認については、業務の知識は必要、技術の知識は必要。

時間を確保する

業務の担当者は、通常の業務を持っています。
整理のための時間を確保しないと、進みません。

データの取り扱い

整理した状態を、どう維持するのか

一度整理しても、新しいデータが入れば再び乱れます。

入力の項目を選択肢にする

自由記述を減らし、選択肢にします。
選択肢にすれば、表記の揺れは発生しません。

必須の項目を決める

分析に必要な項目を、入力の必須にします。
必須にすると、入力の負担が増えるので、項目は絞ります。

維持のための仕組みを、項目ごとに見ていきます。
入力を選択肢にするについては、効果は表記の揺れを防ぐ、負担は選択肢の設計が必要。
必須項目を設定するについては、効果は欠損を防ぐ、負担は入力者の負担が増える。
入力の規則を文書にするについては、効果は新任者に伝わる、負担は文書の維持。
定期的な品質の確認については、効果は乱れに早く気づく、負担は確認の工数。
選択肢の定期的な見直しについては、効果は実態に合わせる、負担は見直しの工数。

選択肢を増やしすぎない

選択肢が多すぎると、入力者が適切なものを選べません。
その他が増えて、結局自由記述と同じになります。

品質を定期的に確認する

整理の取り組みで、止まりやすいところ

整理の作業は、止まりやすい性質を持っています。

完璧を目指すと終わらない

すべてのデータを、すべての項目について整理する。
この目標を立てると、数年かかります。
その間、分析は始まりません。

途中で使い始める

主要な指標だけを整理して、分析を始めます。
使ってみて必要になった項目を、追加で整理します。

整理が止まる原因と、対処を、項目ごとに見ていきます。
完璧を目指すについては、現れ方は終わらない、対処は範囲を限定して使い始める。
目的が不明確については、現れ方は何を整理すべきか決まらない、対処は答えたい問いを先に決める。
業務側の時間が取れないについては、現れ方は判断が止まる、対処は時間を確保する合意を取る。
担当者の異動については、現れ方は作業が振り出しに戻る、対処は規則を文書に残す。
維持の仕組みがないについては、現れ方は再び乱れる、対処は入力の段階で防ぐ。

整理を目的にしない

整理された状態そのものに価値はありません。
その状態で何ができるようになるかが価値です。

途中経過を共有する

データの整理を、どう始めるか

整理の計画を立てる前に、現状を測ります。

整理を進める手順を、項目ごとに見ていきます。
1については、やることは直近の分析で整理にかかった工数を記録する、期間の目安は4週間。
2については、やることは答えたい問いを3つに絞る、期間の目安は1週間。
3については、やることはその問いに必要な項目を洗い出す、期間の目安は2週間。
4については、やることは項目ごとの乱れの状態を確認する、期間の目安は2週間。
5については、やることは定義と表記の規則を決めて文書にする、期間の目安は4週間。
6については、やることは入力の項目を選択肢に変える、期間の目安は4週間。

乱れの状態を確認する

同じ項目に何種類の表記があるか。
欠損がどれくらいあるか。
この確認で、作業量が見積もれます。

見る数字を決める

数字は説明のための仮の値です。
分析1件あたり20時間かかり、そのうち15時間が整理なら、年間12件で180時間が整理に使われていることになります。

整理の進み方を測る数字を、項目ごとに見ていきます。
分析1件あたりの整理の工数については、見る頻度は毎月、使いどころは削減の効果。
主要項目の欠損率については、見る頻度は四半期、使いどころは入力の状態。
表記の揺れの件数については、見る頻度は四半期、使いどころは規則の浸透。
自由記述の項目の数については、見る頻度は半期、使いどころは選択肢化の進み具合。
規則が文書化された項目の数については、見る頻度は半期、使いどころは維持の仕組み。

欠損率を追う

主要な項目の欠損率が下がっているかを見ます。
下がっていなければ、入力の仕組みが機能していません。

規則を新任者に伝える経路を作る

担当者が変わったときに、規則が伝わる経路を用意します。
口頭での引き継ぎでは、数年で失われます。

よくある質問

まとめ