レポートを見る人を決める

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レポートの配布先が広がり続けるのはなぜか

月次の報告が、いつの間にか十数人に配られている。
その全員が読んでいるかを確かめた人は、いません。

足すのは簡単で、外すのは難しい

新しい担当者が着任すると、配布先に追加されます。
異動しても、外されないまま残ります。
数年経つと、誰が誰のために読んでいるか分からなくなります。

配布先が広がると、内容が薄まる

読む人が増えると、全員に分かる内容にする必要が出ます。
前提の説明が増え、判断に使う部分が相対的に減ります。

配布先が広がることで起きること

読まれていないことに、誰も気づかない

配ったことが作業の完了になっています。
読まれたかどうかは、確認されません。

削るには権限が要る

そのレポートは、誰のどの判断のためにあるのか

報告の目的を、読む人ごとに確かめます。

判断を書き出す

この人は、この数字を見て何を決めるのか。
決めることがなければ、その人は読む必要がありません。

判断の頻度と、報告の頻度を合わせる

四半期に一度しか判断しないことを、毎週報告しても使われません。
判断の頻度に、報告の頻度を合わせます。

読む人と、判断の対応

判断しない人は、閲覧の対象にする

報告を受け取らなくても、必要なときに見られる状態にします。
定期的に配る対象と、見たいときに見る対象を分けます。

判断が重なる人は、まとめる

読む人によって、内容はどう変えるのか

読む人の階層によって、必要な情報が変わります。

経営層に必要なもの

事業の数字との接続。
予算に対する実績。
前期や前年との比較。
指標は3つ程度で足ります。

運用の担当に必要なもの

日々の変動と、その原因。
細かい単位での数字。
指標の数は多くても構いません。

階層別の報告の内容

上位の報告は、下位の報告の要約にしない

要約すると、判断に必要な部分が落ちます。
階層ごとに、必要な指標を別に選びます。

前提の説明を、毎回入れるか決める

報告の内容と、会議の関係をどう設計するのか

報告と会議は、別のものとして設計します。

会議の前に読んでもらう

数字の説明を会議で行うと、時間の大半が消えます。
事前に配り、会議では判断だけを行います。

会議に出す報告を絞る

会議で扱うのは、判断が必要な項目だけです。
順調な項目は、報告に含めても会議では扱いません。

報告と会議の分担

会議で判断しないなら、会議をやめる

報告を読み上げるだけの会議は、報告の配布で代替できます。
判断の場でないなら、時間を使う理由がありません。

判断の結果を記録する

代理店の報告を、どう位置づけるのか

広告の運用を委託している場合、代理店から報告が来ます。

代理店の報告の範囲

代理店が扱えるのは、媒体と計測の数字です。
社内の受注や売上の記録は入りません。

そのまま社内に配らない

代理店の報告をそのまま経営に回すと、判断に必要な接続が欠けます。
自社側の数字と合わせて、社内の報告に作り直します。

代理店の報告と社内の報告の違いを、項目ごとに見ていきます。
数字の範囲については、代理店の報告は媒体と計測、社内の報告は事業の数字まで。
帰属の考え方については、代理店の報告は媒体ごとの計上、社内の報告は重複を除いた集計。
比較の対象については、代理店の報告は前月と前年、社内の報告は目標と予算。
含まれる判断については、代理店の報告は配信の調整、社内の報告は予算の配分。
読む相手については、代理店の報告はマーケティング担当、社内の報告は各階層。

報告の形式を契約で決める

必要な項目と、提出の時期を契約の段階で決めます。
決めないと、代理店の標準の形式で来ます。

説明を求める範囲を明確にする

報告の作成と配布は、誰が責任を持つのか

報告には、作る人と、内容に責任を持つ人が必要です。

作業と責任を分ける

数字を集めて形にするのは、担当者の作業です。
何を載せ、誰に配るかを決めるのは、責任者の判断です。

報告の運用で決める責任を、項目ごとに見ていきます。
載せる指標については、責任者は報告の責任者、頻度は半期に見直す。
配布先については、責任者は報告の責任者、頻度は半期に見直す。
配布の頻度については、責任者は報告の責任者、頻度は半期に見直す。
数字の正確さについては、責任者はデータの担当、頻度は毎回。
廃止の判断については、責任者は報告の責任者、頻度は年次。
定義の変更については、責任者は事業責任者、頻度は随時。

配布先を半期ごとに見直す

異動や組織の変更で、読む必要のない人が残ります。
半期に一度、配布先を点検します。

読まれているかを確認する

開封の状況や、会議での参照の有無を確認します。
確認の方法がないなら、直接聞きます。

廃止の判断を誰かがする

報告の運用で、負担が膨らむ原因

報告の作成工数は、時間とともに増えていきます。

追加の要望は断りにくい

特定の指標を見たいという要望は、正当な理由を伴って出ます。
一つひとつは小さな追加ですが、積み重なります。

削る仕組みを作る

指標を追加するときに、どれかを削る。
この運用にすると、総数が増えません。

報告の負担が増える原因を、項目ごとに見ていきます。
指標の追加の要望については、現れ方は項目が増え続ける、対処は追加時に削る運用にする。
配布先の増加については、現れ方は内容が一般化する、対処は半期に見直す。
形式の個別対応については、現れ方は人ごとに別の形式、対処は階層別に統一する。
手作業の集計については、現れ方は作成に時間がかかる、対処は定義を揃えて自動化する。
確認の往復については、現れ方は承認に時間がかかる、対処は承認の経路を決める。

一時的な指標を、恒久的に載せない

特定の施策の期間だけ必要な指標があります。
施策が終わったら外す約束を、追加の時点でします。

作成にかかる工数を測る

報告の見直しを、どこから着手するか

報告の内容を変える前に、読む人を確かめます。

報告を整理する進め方を、項目ごとに見ていきます。
1については、やることは現在の配布先と配布の頻度を一覧にする、期間の目安は1週間。
2については、やることは一人ずつ、何を決めているかを聞く、期間の目安は3週間。
3については、やることは判断のない人を配布先から外す、期間の目安は1週間。
4については、やることは階層別に必要な指標を選び直す、期間の目安は2週間。
5については、やることは作成にかかる工数を測る、期間の目安は4週間。
6については、やることは会議で扱う項目と読むだけの項目を分ける、期間の目安は2週間。

聞き方に配慮する

読んでいますかと聞くと、読んでいると答えられます。
この数字を見て何を決めていますかと聞きます。

見る数字を決める

数字は説明のための仮の値です。
配布先12人のうち、判断に使っていたのが4人なら、8人分の一般化が内容を薄めていたことになります。

報告の運用を測る数字を、項目ごとに見ていきます。
配布先の人数については、見る頻度は半期、使いどころは配布の範囲。
判断に使っている人の割合については、見る頻度は半期、使いどころは報告の有効性。
作成にかかる工数については、見る頻度は毎月、使いどころは負担の推移。
載せている指標の数については、見る頻度は半期、使いどころは焦点の明確さ。
会議で扱った項目の数については、見る頻度は毎月、使いどころは会議の設計。

指標の数を記録する

載せている指標の数を記録すると、増加が見えます。
増えていたら、削る作業を行います。

廃止した報告を記録に残す

いつ、なぜ止めたかを残します。
記録がないと、しばらくして同じ報告が作られます。

よくある質問

まとめ