外部人材と業務委託の使い分け

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外部の人に仕事を頼む形が、複数あることの意味

マーケティングの仕事を外部に頼むとき、いくつかの形があります。
形の違いを意識しないまま依頼すると、後から不具合が出ます。

形によって変わるもの

作業の指示をどこまで出せるか、成果物をどう定義するか、稼働をどう数えるか。
この三つが、形によって変わります。

依頼の形と、性質の違い

指示の出し方が形を決める

自社の手順で細かく指示を出したいなら、その形に合う契約が要ります。
成果物だけを受け取るなら、進め方は相手に委ねます。
この区別は、労働に関わる制度に関係します。
制度の詳細は、掲載時点の最新の公式ガイドラインで確認してください。

形を決めてから、人を探す

どの職能を、外に出しやすいのか

外部に出しやすい職能と、出しにくい職能があります。
分かれ目は、成果物を先に定義できるかどうかです。

定義できるかで分ける

職能ごとの、外部に出しやすさ

判断を外に出す場合の扱い

戦略や方針の設計を外部に依頼する場合、成果物の定義が難しくなります。
助言を受ける形として、期間での契約にするのが扱いやすくなります。
成果物を定義しようとすると、資料の作成が目的になります。

社内の調整は、外部には担えない

稼働の単位を、どう決めるのか

外部への依頼では、何に対して支払うかを決めます。
時間なのか、成果物なのか、期間なのか。

三つの数え方

稼働の数え方と、それぞれの向き不向き

期間での契約では、稼働の目安を書く

月あたりの稼働の目安を契約に書きます。
書かないと、想定より少ない稼働でも多い稼働でも、話が噛み合いません。

範囲外の依頼の扱いを決める

成果物で数える形では、範囲外の依頼が必ず出ます。
追加の扱いを先に決めておくと、その都度の交渉が減ります。

稼働の記録を求めるかを決める

外部の人材に、社内の情報をどこまで渡すのか

外部の人に情報を渡すことへの警戒から、必要な情報が渡らないことがあります。
情報がないまま作業すると、成果が出ません。

渡さないと起きること

事業の状況、顧客の像、過去に試したこと。
これを渡さないと、外部の人は一般的な提案しかできません。
一般的な提案しか来ないという不満は、情報を渡していないことが原因のことがあります。

渡す情報と、渡さないときの影響

個人に関わるデータの扱い

顧客の情報を渡す場合、個人が特定されない形に加工するか、扱いの条件を定めます。
データの扱いに関わる制度は変わるため、掲載時点の最新の公式ガイドラインで確認してください。

アカウントの権限を渡す範囲

外部人材を使う期間を、どう区切るのか

外部への依頼は、一時的な補完として始まります。
期限を決めないと、いつのまにか恒久的な体制になります。

固定されたときに起きること

期限を決めずに続けたときの状態を、項目ごとに見ていきます。
半年までについては、状態は補完として機能、起きていることは問題は出にくい。
1年については、状態は業務の一部を担う、起きていることは社内に手順が残っていない。
2年については、状態は欠かせない存在になる、起きていることはその人が抜けると止まる。
3年以上については、状態は体制として固定、起きていることは社員と外部の区別が曖昧になる。
交代が発生については、状態は一から引き継ぐ、起きていることは蓄積が残っていないと分かる。

更新の判断を定期的に行う

契約の更新時に、継続するかどうかを判断します。
自動で更新すると、判断の場が生まれません。

続けるなら、社内への蓄積を条件にする

長く続ける場合、作業の手順や判断の理由を社内に残す作業を依頼の一部にします。
残す作業を依頼に含めないと、蓄積は起きません。

社員として採るかの判断に移る時期

外部人材の成果を、どう評価するのか

外部への依頼の評価は、納品物の質で行われます。
それだけでは、依存が進んでいるかどうかが分かりません。

評価の二つの軸

成果物の質と、社内に残ったもの。
後者を見ないと、依頼が増え続けます。

外部人材の評価の軸を、項目ごとに見ていきます。
成果物の質については、見るものは納品物が要件を満たしているか、確認の仕方は受け入れの基準との照合。
所要の期間については、見るものは依頼から納品までの日数、確認の仕方は記録の平均。
社内への蓄積については、見るものは手順や判断の理由が残っているか、確認の仕方は文書の有無。
依頼の内容の変化については、見るものは同じ依頼を繰り返していないか、確認の仕方は依頼の履歴。
自社での再現性については、見るものは社内でもできるようになったか、確認の仕方は試してみる。

同じ依頼を繰り返しているなら、蓄積がない

毎回同じ内容を依頼しているなら、社内には何も残っていません。
手順を残す作業を、依頼に含めます。

依頼の内容が高度になっているのが良い状態

契約を終えるときに、何を確認するのか

契約の終了時に回収すべきものは、成果物だけではありません。
契約の段階で決めておかないと、後から求めても得られません。

回収するもの

契約の終了時に確認する項目を、項目ごとに見ていきます。
成果物とその元データについては、確認することは編集可能な形で受け取れるか、契約時に決めておくことは納品の形式。
作業の手順については、確認することはどう進めていたかの記録、契約時に決めておくことは記録を残す義務。
アカウントの権限については、確認することは権限の移管と削除、契約時に決めておくことは権限の所在。
外部のツールの契約については、確認することは相手名義のものがないか、契約時に決めておくことは名義の決め方。
進行中の案件については、確認することは引き継ぎの範囲、契約時に決めておくことは引き継ぎの期間。
情報の扱いについては、確認することは渡した情報の削除、契約時に決めておくことは秘密保持の期間。

相手名義の契約に注意する

ツールやサービスの契約が相手名義になっていると、終了時に引き継げません。
契約の名義は、原則として自社にします。

引き継ぎの期間を、契約に書く

使い分けの線引きを決めるまで

外部人材の使い分けは、現状の整理から始めます。
新しい依頼の形を考える前に、今の依頼の形を確認します。

線引きを決める作業を、項目ごとに見ていきます。
1については、やることは外部に依頼している内容を職能ごとに並べる、期間の目安は1週間。
2については、やることは契約の形と稼働の単位、成果物の定義を確認する、期間の目安は2週間。
3については、やることは指示の出し方と契約の形が合っているか見る、期間の目安は1週間。
4については、やることは渡している情報と権限の範囲を確認する、期間の目安は1週間。
5については、やることは期限と更新の判断の時期を決める、期間の目安は1週間。
6については、やることは社内に残す作業と、終了時に回収する項目を契約に書く、期間の目安は2週間。

形と実態のずれを直す

成果物で契約しているのに、日々の指示を出している。
期間で契約しているのに、成果物だけを求めている。
こうしたずれは、確認しないと気づきません。
制度に関わる部分は、掲載時点の最新の公式ガイドラインで確認してください。

社内に残す作業を、依頼の一部にする

手順や判断の理由を残す作業を、成果物の一つとして依頼に含めます。
数字は説明のための仮の値です。
たとえば月40時間の契約のうち、4時間を記録と引き継ぎの作業に充てるという形で決めます。

委託の状態を見る数字を、項目ごとに見ていきます。
依頼している職能の数と契約の形については、見る頻度は四半期、何を確かめるかは形と実態が合っているか。
同じ内容の依頼の繰り返しの回数については、見る頻度は四半期、何を確かめるかは社内に蓄積されているか。
依頼から納品までの平均日数については、見る頻度は月次、何を確かめるかは進め方が機能しているか。
社内に残っている手順の文書の数については、見る頻度は四半期、何を確かめるかは蓄積の作業が行われているか。
相手名義になっている契約の有無については、見る頻度は半年、何を確かめるかは終了時に引き継げるか。

相手名義の契約を、定期的に確認する

気づかないうちに相手名義の契約が増えていることがあります。
半年に一度、確認します。

よくある質問

まとめ