月次で追う数字が多すぎる組織の整理

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月次の資料が、毎年厚くなっていくのはなぜか

月次の報告資料は、年を追うごとに増えます。
減ったという話は、ほとんど聞きません。

足すのは一言で済む

会議で誰かが、この数字も見たいと言えば、翌月から載ります。
言った側にも作る側にも、それを止める理由がありません。

一方で、外すには理由の説明が要ります。
外した数字が必要になったときに責任を問われるため、誰も言い出しません。

担当者の交代が、整理の機会を奪う

前任者が載せていた数字を、後任が外す判断はしにくいものです。
意味が分からないまま、引き継がれた形式で作り続けます。

月次の資料に数字が増える経路

厚さそのものより、判断が遅れることが問題

数字が増えると、集計の工数はどこまで膨らむのか

一つ数字を足す判断をするとき、その作業量は過小に見積もられます。

集計だけでは終わらない

数字を一つ足すと、集計に加えて、定義の説明、前月との差の確認、他の数字との整合の確認が発生します。
整合の確認は、既にある数字の数だけ増えます。

月末の集中が、他の業務を押し出す

月次の集計は、月初の数日に集中します。
この期間に工数が集中すると、施策の検討や分析に使う時間が消えます。

数字一つあたりに発生する作業

工数を測ってから議論する

集計にかかっている時間を、一度記録します。
何時間かかっているかが見えると、削る議論が現実的になります。

棚卸しは、どの単位で行うのか

整理は、一つずつ確認する作業になります。
まとめて判断しようとすると、判断が止まります。

一つずつに、同じ質問をする

その数字を見て、誰が、どの判断をするのか。
この一つの質問に答えられない数字は、落とす候補です。

答えが出てくる場合でも、その判断が実際に過去一年で行われたかを確かめます。
判断に使われた記録がないなら、同じく候補になります。

確認は数字の持ち主に聞く

作っている担当者ではなく、見ている側に聞きます。
作る側は、なぜ載っているかを知らないことが多いためです。

棚卸しで一つずつ確認する内容

棚卸しの結果は三つに分ける

残す、参照用に格下げする、落とす。
この三つに振り分けます。

残す数字と落とす数字は、何で分けるのか

判断の基準を一つに絞ると、棚卸しが速く進みます。

行動が決まるかどうか

数字が悪化したときに、何を変えるかが決まっている。
これが月次に置く条件です。

決まっていない数字は、悪化しても議論だけが起きます。
議論の時間が、行動の決まっている数字から奪われます。

月内で動かせるかどうか

四半期でしか動かない数字を月次で見ると、毎月ほぼ同じ報告になります。
動かない数字の報告が続くと、会議全体の集中が落ちます。

残すか落とすかの判定

上位の数字で足りる場合は統合する

落とすと言われたときの反発に、どう答えるのか

整理の議論で最も時間がかかるのは、反発の処理です。

反発の中身は、たいてい不安である

必要になったときに見られなくなるのではないか。
自分の部門の成果が見えなくなるのではないか。

この二つが反発の大半です。
どちらも、置き場所を示せば解消します。

見たい人が見られる状態を残す

月次の資料から外しても、参照できる場所に置いておきます。
必要な人が自分で確認できるなら、資料に載せる理由はありません。

反発の型と、答え方を、項目ごとに見ていきます。
必要になったら困るについては、背景にある不安はいつでも見られなくなる、答え方は参照できる場所を示す。
部門の成果が見えなくなるについては、背景にある不安は評価に影響する、答え方は四半期の報告に残す。
過去との比較ができなくなるについては、背景にある不安は時系列が切れる、答え方は集計は継続し表示だけ外す。
上が見たいと言っているについては、背景にある不安は指示に反することになる、答え方は指示を出した人に直接確認する。
作る手間は変わらないについては、背景にある不安は整理の意味がない、答え方は集計時間の実測を示す。

決裁者に直接確認する

落とした数字は、どこに置いておくのか

外すことと、取るのをやめることは別です。

集計を止める判断は、別に行う

資料から外した数字の集計を止めるかどうかは、一年後に改めて判断します。
一年の間に一度も参照されなければ、そこで止めます。

置き場所を一か所にする

外した数字を複数の場所に分散させると、探せなくなります。
参照用の置き場所を一つ決めます。

落とした数字の置き場所を、項目ごとに見ていきます。
参照用の画面にまとめるについては、参照のしやすさは高い、集計の継続は続ける、向いている数字は月次で見ないが時々参照する。
四半期の資料に移すについては、参照のしやすさは中程度、集計の継続は続ける、向いている数字は四半期で判断する数字。
要求があったときに出すについては、参照のしやすさは低い、集計の継続は続ける、向いている数字は年に数回しか使わない。
集計だけ続けて保存するについては、参照のしやすさは低い、集計の継続は続ける、向いている数字は将来の分析に使う可能性がある。
集計を止めるについては、参照のしやすさは参照できない、集計の継続は止める、向いている数字は一年参照がなかった数字。

置き場所の案内を資料に一行入れる

増え直さないようにするには、何を決めておくのか

整理は一度やっても、放っておけば元に戻ります。

総数の上限を決める

月次の資料に載せる数字の上限を決めます。
上限があると、足すときに何を外すかの議論が自動的に発生します。

足すときに記録を残す

誰が、何のために足したのかを記録します。
記録があると、次の棚卸しで判断が速くなります。

増え直さないための決め事を、項目ごとに見ていきます。
総数の上限については、内容は月次に載せる数字の上限を決める、効果は足すときに外す議論が発生する。
追加の記録については、内容は依頼者と目的を残す、効果は次回の棚卸しが速くなる。
見直しの周期については、内容は半期に一度棚卸しを行う、効果は溜まる前に整理できる。
一時的な数字の期限については、内容は調査用の数字は期限を切る、効果は一度きりの数字が定着しない。
集計時間の報告については、内容は月次の集計時間を毎回記録する、効果は工数の増加に気づける。

一時的な数字には期限をつける

月次の数字を減らす段取り

棚卸しは、一覧を作るところで半分が終わります。

棚卸しを進める工程を、項目ごとに見ていきます。
1については、やることは月次の資料に載っている数字を全部書き出す、関わる人は資料の作成担当、期間の目安は一週間。
2については、やることはそれぞれの集計にかかる時間を記録する、関わる人は資料の作成担当、期間の目安は一か月。
3については、やることは数字ごとに誰が何の判断に使うかを確認する、関わる人は各部門の長、期間の目安は三週間。
4については、やることは残す、格下げ、落とすの三つに振り分ける、関わる人はマーケティング責任者、期間の目安は二週間。
5については、やることは参照用の置き場所を用意する、関わる人はデータ担当、期間の目安は三週間。
6については、やることは総数の上限と追加の手続きを決める、関わる人はマーケティング責任者、期間の目安は一週間。

集計時間の記録に一か月かける理由

実測しないと、どこに工数がかかっているかが分かりません。
見込みで議論すると、削る対象が感覚で決まります。

一か月の記録で、削るべき対象が数字で出ます。

整理後の月次で見る数字を、項目ごとに見ていきます。
目標に対する進捗については、載せる理由は月内の判断に直結する、見る人は事業責任者。
量の指標については、載せる理由は足りているかが分かる、見る人はマーケティング責任者。
質の指標については、載せる理由は中身が伴っているかが分かる、見る人はマーケティングと営業。
効率の指標については、載せる理由は採算が合っているかが分かる、見る人は事業責任者と財務。
異常の検知に使う数字については、載せる理由は事故に気づける、見る人は運用の担当。

会議の時間配分も同時に見直す

数字を減らしても、会議の進め方が同じなら効果が出ません。
資料の順番を、判断が要る数字から並べ直します。

次の棚卸しの日程を先に入れる

半期に一度の見直しを、実施の時点でカレンダーに入れます。
入れておかないと、次の棚卸しは行われません。

外部に作成を委託している場合

委託先が作っている資料の場合、項目の削減はそのまま費用の見直しにつながります。
契約の更新の時期に合わせて整理すると、交渉の材料になります。

よくある質問

まとめ