矯正歯科の顧客データ基盤｜どこまで作るべきか

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数年分の記録が要る事業で、どこまで遡れる状態にしておくべきか

この治療は、契約から完了までに年単位の時間がかかります。
その契約が良かったかどうかは、完了して初めて分かります。
つまり、判断に必要な情報は数年前のものです。

広告の側の記録は、媒体の管理画面に依存していることが多くあります。
保持の期間が限られていたり、媒体を乗り換えると消えたりします。
数年前の契約について、どの入口から来た人かを後から調べられないことが起きます。

必要な期間を先に決める

治療の平均の期間に、後戻りを防ぐ期間と、分析に使う年数を足します。
その長さが、記録を保つべき期間です。

記録を保つ期間の考え方

診療の記録の側に持たせる

入口の情報を、診療の記録の中に一つの項目として持ちます。
そこに残っていれば、広告の仕組みを入れ替えても消えません。

保つ期間には別の制約もある

情報の扱いには、保存の期間に関する考え方があります。
必要のない期間まで持ち続けることには注意が要ります。
掲載時点の最新の公式ガイドラインで確認してください。

何に使うかを決めてから持つ

契約した年ごとに患者をまとめる集計に、何が必要か

この事業の判断で最も使えるのが、契約した年ごとの集計です。
その年に契約した人が、何割完了し、何割が途中でやめたか。
これが、その年の獲得の質を表します。

三つの情報を紐づける

契約の日。
どの入口から来たか。
その後、いつまで来院したか。
この三つがつながれば、年ごとの集計ができます。

年ごとの集計に必要な項目と、置き場所

途中でやめた人も一覧に残す

完了した人だけを残すと、率の計算ができません。
やめた人も同じ一覧に残し、やめた時期を記録します。

入口の情報を後から足せない

数年前の契約について、後から入口を調べることはできません。
今から入力を始めても、結果が出るのは数年後です。
だからこそ、早く始める必要があります。

最初は手で作る

来院が途切れた人を自動で見つけるには、何を記録すればよいか

治療の途中で来なくなる人は、正式にやめると言う前に来院が途切れます。
この段階で拾えるかどうかが、中断を減らせるかどうかを分けます。

二つの項目で十分

最後に来た日が分かれば、何か月来ていないかが分かります。
次の予約が入っているかが分かれば、続く見込みが分かります。
この二つの組み合わせで、優先して連絡すべき人が特定できます。

二つの項目の組み合わせと、取る行動

抽出を手作業にしない

毎月、一人ずつ記録を見て探す形にすると、忙しい時期に止まります。
予約の記録から条件で抽出する形にします。
仕組みが難しければ、月に一度まとめて確認する運用でも足ります。

拾った後の連絡の記録も残す

いつ誰に連絡したか、戻ってきたかを記録します。
記録しないと、効いているかが分かりません。
同じ人に何度も連絡することも防げます。

連絡の内容に医療の判断が絡む場合

治療の進み具合と広告の記録を、どこでつなぐか

申し込みの記録、予約の記録、契約の記録、診療の記録。
それぞれで別の番号が振られると、同じ人だと分かりません。
数年にわたる追跡では、この切れ目が致命的になります。

一つの番号を最後まで使う

申し込んだ時点で番号を発行します。
予約にも、契約にも、診療の記録にも、その番号を転記します。

段階ごとの記録の置き場と持ち回る情報

転記の手間を減らす

手で転記する形にすると、抜けが出ます。
予約の画面に番号の欄を作り、受付が貼り付けるだけの形にします。

電話での申し込みも同じ形にする

電話での申し込みが一定の割合を占めます。
記録していないと、その分の広告の成果が見えません。
かかってきた時刻とどこで知ったかを記録し、同じ番号の体系に載せます。

つないだ後に出せる数字

同意の扱いと保存の期間を、長い治療にどう合わせるか

2026年6月15日より、広告データの共有の可否は同意モードのad_storageのみで決まる形になりました。
Googleシグナルは、レポート上での表示の可否だけを制御するものになっています。
同意モードを実装していない場合、ad_storageは許可された状態が既定です。

画面上の計測は長期の追跡に使えない

画面上の計測の記録は、保持の期間が限られます。
数年にわたる追跡には、そもそも足りません。
医院の中の記録で押さえておく必要があります。

同意と保持の設定で確かめる項目を、項目ごとに見ていきます。
同意モードの実装の有無については、見るところは計測の設定、対応は実装するかどうかを判断する。
記録の保持の期間については、見るところは計測の設定、対応は必要な長さがあるか。
広告データの共有の状態については、見るところは同意の状態、対応は方針と合っているか。
計測できていない分の見当については、見るところは中の記録との差、対応は報告で説明できるようにする。
情報の扱いの制度の変更については、見るところは公式の情報、対応は運用が適合しているか。

中の記録を主にする

画面上の計測に頼りきると、この変更のたびに数字が動きます。
相談と契約と完了を、医院の中の記録で押さえておきます。
中の記録があれば、計測の変更に左右されません。

情報の扱いの制度も動いている

2026年4月7日、個人情報保護法の改正法案が閣議決定されました。
課徴金制度の新設などが含まれますが、施行の日は確認できていません。
記録の持ち方や保存の期間については、掲載時点の最新の公式ガイドラインで確認してください。

計測の技術の前提も変わった

自前で組む部分と、道具を買う部分の線引き

基盤を作ろうという話になると、まず道具の選定から始まりがちです。
この順番だと、何に使うかが決まらないまま導入されます。

最小の形から始める

表計算の一枚で始められます。
契約した年ごとの一覧を作るだけです。
これで完了率と入口ごとの質が出ます。

規模ごとに必要になる仕組みを、項目ごとに見ていきます。
月の契約が十件前後については、状態は記録が少ない、必要な仕組みは表計算で足りる。
月の契約が数十件については、状態は数年分が溜まる、必要な仕組みは集計の自動化を検討する。
医院が複数あるについては、状態は拠点ごとに記録がある、必要な仕組みは形式を揃えて集約する。
数年分の追跡を始めるについては、状態は長期の記録が要る、必要な仕組みは保管の場所を決める。
外部と数字を共有するについては、状態は委託先がいる、必要な仕組みは共有の形式を決める。

道具を増やす前に手順を見直す

集計に毎月五日かかっているなら、手順の問題である場合があります。
入力の形式を揃えるだけで、日数が半分になることがあります。

買う場合に確認すること

自院の記録を外に置く形になるかどうか。
やめるときに記録を取り出せるかどうか。
数年分の記録が要る事業では、後者が特に重要になります。

維持にかかる手間を見積もる

整えた記録が半年後に放置される理由

記録の整備は、始めたときは進みます。
半年後に止まっていることが多くあります。
止まる理由には型があります。

結果が出るまでが長い

この事業では、契約した年の質が分かるのは数年後です。
その間、記録を取り続ける動機が弱くなります。
途中でも使える数字を先に出しておく必要があります。

放置される経路と、その手前で打てる手を、項目ごとに見ていきます。
結果が出るまでが長いについては、起きていることは続ける動機が弱る、手前で打てる手は途中でも使える数字を先に出す。
判断に使われないについては、起きていることは見ても行動が変わらない、手前で打てる手は数字ごとに取る行動を決める。
入力が止まるについては、起きていることは現場の負担が続かない、手前で打てる手は項目を減らし結果を返す。
担当がいなくなるについては、起きていることは属人化している、手前で打てる手は手順を文書にする。
形式が揃わないについては、起きていることは拠点ごとに違う形で入れる、手前で打てる手は形式を先に決める。
数字が信用されないについては、起きていることは定義が揺れている、手前で打てる手は定義を文書にして固定する。

途中でも使える数字を置く

完了率は数年後ですが、装置を付けてから半年後の来院の継続は早く出ます。
この数字を先行の指標として置くと、続ける動機になります。

入力する側に結果を返す

受付や現場が入力した結果を、月に一度返します。
自分の入力が何に使われているかが分かると、入力が続きます。

見ない数字は集めない

記録の整備を、どこから着手するか

整備の作業は、小さく始めて広げます。
最初から完全な形を目指すと、着手できません。

記録の整備に着手する順番を、項目ごとに見ていきます。
1については、やることは最後の来院の日と次の予約の有無を抽出できるようにする、期間の目安は二週間。
2については、やることは途切れた人への連絡の運用を始める、期間の目安は一か月。
3については、やることは申し込みの時点で番号を発行する運用を始める、期間の目安は二週間。
4については、やることは予約の記録に入口の項目を追加する、期間の目安は三週間。
5については、やることは契約した年ごとの一覧を手で作ってみる、期間の目安は一か月。
6については、やることは中断の理由の入力を始める、期間の目安は一か月。
7については、やることは同意の扱いと保持の期間を確認する、期間の目安は二週間。
8については、やることは入口の情報を診療の記録に残す運用を始める、期間の目安は一か月。

見る数字を決める

数字は説明のための仮の値です。
たとえば通院中の患者が400人、うち次の予約を取らずに帰った人が毎月20人とします。
その20人のうち半数が途切れるとして、月に10人です。
連絡によって半分が戻れば、年間で60人の中断を減らせる計算になります。

記録の運用が続いているかを見る数字を、項目ごとに見ていきます。
突き合わせできた件数の割合については、見る頻度は毎月、見るときの観点は九割を超えているか。
入口が不明な申し込みの割合については、見る頻度は毎月、見るときの観点は一割を下回っているか。
次の予約を取らずに帰った人の数については、見る頻度は毎月、見るときの観点は増えていないか。
途切れた人への連絡の実施率については、見る頻度は毎月、見るときの観点は拾えているか。
連絡して戻ってきた人の数については、見る頻度は毎月、見るときの観点は効いているか。
契約した年ごとの完了率については、見る頻度は年に一度、見るときの観点は年による違いが出ているか。

最初の三か月は数字を評価に使わない

記録を取り始めた直後は精度が安定しません。
最初の三か月は、記録が続くかどうかだけを見ます。

定義を文書にして残す

契約とはどの時点か、完了はどの状態か、中断は何か月来ていない状態を指すか。
文書にしておかないと、集計するたびに数字が変わります。
定義を変えるときは、過去の分も同じ定義で数え直します。

よくある質問

まとめ