介護施設の集客方法｜いま使える手段と、優先順位の決め方

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介護施設の集客はなぜ採用と切り離せないのですか

介護施設の相談で、入居者が集まらないという話を聞いたとき、最初に確認するのは問い合わせ件数ではありません。

現在の職員数で、あと何人受け入れられるかです。

介護施設では、入居者数に応じた職員の配置が求められます。
職員が足りなければ、部屋が空いていても受け入れられません。

空床の理由を分けて考えます

空床が発生する理由は一つではありません。

そもそも問い合わせが来ていないのか。
問い合わせは来ているが見学に至らないのか。
見学までは来るが入居に至らないのか。
入居希望はあるが職員が足りず受けられないのか。

この四つは、打つべき手がまったく違います。

職員不足が原因なら、広告費を増やしても空床は埋まりません。

採用広告も実質的な集客投資です

介護施設では、職員を採用できれば受け入れ可能人数が増え、売上が増えます。

つまり採用広告は、間接的に売上を作る投資です。

入居者向けの広告費と、職員採用の広告費を別々の予算として管理していると、どちらがボトルネックになっているか見えなくなります。

空床の原因を切り分ける

介護施設の入居はどこから相談が来ますか

介護施設への入居相談は、家族がインターネットで探して直接連絡するケースだけではありません。

専門職からの紹介が大きな比率を占めます

在宅で介護を受けている方なら、担当のケアマネジャーが相談に乗ります。

入院中であれば、病院の医療ソーシャルワーカーや退院支援の担当者が、退院後の行き先を家族と一緒に検討します。

地域包括支援センターに相談する家族もいます。

この専門職が、その地域にどの施設があり、どのような状態の方を受け入れられるかを把握しています。

専門職に届けるべき情報は家族向けとは違います

家族が知りたいのは、費用、雰囲気、面会のしやすさ、食事、職員の対応です。

一方、ケアマネジャーや相談員が知りたいのは、受け入れ可能な要介護度、医療的なケアの対応範囲、認知症の方の受け入れ可否、空室状況、看取りへの対応、入居までの手続きと期間です。

同じパンフレットで両方に対応しようとすると、どちらにも届きません。

専門職向けには、受け入れ条件を明確にした資料を用意します。
空室状況を定期的に共有する運用も有効です。

家族は費用と雰囲気を調べます

家族が検索する言葉は、老人ホーム 地域名 費用、有料老人ホーム 地域名、特養 待機 期間、認知症 施設 地域名、介護施設 選び方といった形になります。

さらに、施設名 評判、施設名 口コミといった確認も行われます。

自施設のページには、月額費用の内訳、入居一時金の有無、受け入れ可能な要介護度、医療対応の範囲、面会の条件、1日の過ごし方を明記します。

意思決定者は本人ではないことが多くなります

入居するのは高齢者本人ですが、情報を集めて判断するのは子ども世代であることが多くなります。

そのため、本人が読む前提の表現だけでなく、離れて暮らす家族が判断できる情報が必要です。

介護施設の費用はどこまで公開すべきですか

介護施設の費用は、家族にとって最大の判断材料の一つです。

月額表示だけでは判断できません

月額18万円と表示されていても、その中に何が含まれるかで実際の負担は変わります。

家賃、管理費、食費、介護サービスの自己負担分、おむつ代、医療費、理美容代、レクリエーション費、日用品費。

これらのうち、どこまでが月額に含まれるのかを示します。

説明のための仮の値として、月額18万円の表示に対し、介護サービスの自己負担、おむつ代、医療費などを加えると実際には22万円になるという場合、事前に説明がなければ不信につながります。

入居一時金の扱いを説明します

入居一時金がある施設では、償却の仕組みと、短期間で退去した場合の返還について説明が必要です。

いつまでにどれだけ償却されるのか、途中で退去したらいくら戻るのか。

この説明を契約直前に行うと、家族は判断する時間を持てません。

費用が変わる条件を示します

要介護度が上がった場合、医療的なケアが増えた場合、居室のタイプを変えた場合に、費用がどう変わるのか。

入居後に負担が増えることを想定できるようにします。

公的な制度についても触れます

高額介護サービス費や、自治体の助成制度など、負担を軽減できる仕組みがあります。

ただし、制度の内容や要件は改定されることがあるため、具体的な適用については自治体や担当のケアマネジャーに確認するよう案内します。

見学から入居につなげるには何を変えればよいですか

見学に来た家族が入居を決めない理由は、施設が古いからとは限りません。

家族は本人の生活を想像しようとしています

見学で確認したいのは、居室の広さや設備だけではありません。

朝は何時に起きるのか。
食事はどう出るのか。
日中は何をして過ごすのか。
入浴は週に何回か。
夜間は誰がいるのか。
他の入居者とどう関わるのか。
本人が慣れるまでどう支援してもらえるのか。

この具体的な生活が見えないと、決断できません。

職員の様子が最大の判断材料になります

見学時に家族が見ているのは、設備より職員の様子です。

入居者への声のかけ方、職員同士のやり取り、忙しさの度合い。

案内する担当者だけが丁寧でも、フロアの様子が違えば伝わります。

本人の状態に対して受けられるかを明確にします

認知症の症状、医療的なケア、夜間の対応、看取りの可否。

受け入れられる範囲と、受け入れられない範囲を曖昧にしたまま入居すると、後で退去を求めることになります。

家族にとっても施設にとっても負担になるため、事前に明確にします。

入居を決めなかった理由を記録します

見学に来たが入居に至らなかった場合、理由を分けて記録します。

費用なのか、立地なのか、受け入れ条件なのか、空室のタイミングなのか、他施設と比較中なのか。

費用が理由なら、説明の仕方か、対象とする層の設定を見直します。
タイミングが理由なら、待機の案内方法を整えます。

見学で家族が確認していること

介護施設は集客にいくら使えばよいですか

介護施設では、1件の入居が長期にわたります。

在籍期間全体で考えます

説明のための仮の値として、月額利用料が20万円、平均入居期間が2年だとします。
1件の入居から得られる売上は480万円です。

ここから人件費、食材費、水道光熱費、建物の費用などを差し引きます。

仮に1件から残る金額が100万円だとすれば、その一部を新規獲得に使えます。

他業種と比べて1件あたりの価値が大きいため、獲得費の上限も高く設定できます。

ただし受け入れ可能人数が上限です

獲得費に余裕があっても、職員配置の制約で受け入れられなければ意味がありません。

広告で問い合わせを増やす前に、あと何人受け入れられるかを確認します。

職員が足りないなら、入居者向けの広告より採用への投資を優先します。

紹介会社の手数料も集客費です

介護施設の紹介会社を利用する場合、成約時に手数料が発生します。

紹介1件あたりの手数料と、自社集客での獲得費を並べて比較します。

紹介会社を使わないという判断ではなく、経路ごとの採算を把握したうえで比率を決めます。

専門職との関係づくりにも費用と時間がかかります

ケアマネジャーや病院の相談員へ空室状況を伝え、施設の受け入れ条件を共有する活動には、人の時間がかかります。

これも実質的な集客費です。

介護施設の商圏はどこまで考えればよいですか

介護施設の商圏は、二つの条件で決まります。

本人の生活圏と家族の居住地です

本人が長く住んできた地域に近いほうが、環境の変化が小さくなります。

一方、家族が遠方に住んでいる場合、家族の近くの施設を選ぶこともあります。

どちらを優先するかは家庭によって違います。

面会の通いやすさが継続的な満足度に影響します

入居後、家族が定期的に面会に来られるかどうかは重要です。

車で15分の施設と、電車を乗り継いで1時間半の施設では、面会の頻度が変わります。

面会が減れば、本人の状態の変化に家族が気づきにくくなり、施設への信頼にも影響します。

紹介経路も地域で決まります

ケアマネジャーや病院の相談員は、担当する地域の中で施設を検討します。

自施設の受け入れ条件を知っている専門職がどの地域にいるかが、実質的な商圏になります。

地域名での検索を押さえます

老人ホーム 地域名、地域名 介護施設 費用、地域名 グループホームといった検索に対して、自施設の情報が出る状態を作ります。

ただし、広域から集客しても、面会が難しい距離では入居後の満足度が下がります。

介護施設でやめてもよい集客施策は何ですか

介護施設では、広告を出していること自体が目的になっている場合があります。

受け入れられない時期の広告は止めます

職員が不足して受け入れ可能人数がゼロなら、広告を出しても断ることになります。

断られた家族や、紹介した専門職にとっては、次から候補に入らなくなる可能性があります。

その期間は、採用広告に予算を回します。

紹介会社の利用状況を定期的に見直します

紹介会社経由の入居が多い施設では、手数料が固定的な負担になります。

自社への直接問い合わせと専門職からの紹介が増えれば、依存度を下げられます。

経路別に、件数、手数料、入居期間を確認します。

写真と実態の差をなくします

パンフレットやサイトの写真が、実際の様子と大きく違うと、見学時に印象が下がります。

居室の広さ、共用部の様子、食事の内容は、実際のものを見せます。

見学で確認できることなので、良く見せすぎても意味がありません。

効果を断定する表現は使えません

認知症が改善する、必ず元気になるといった表現は使えません。

提供するサービスの内容と、どのような支援を行うのかを具体的に説明します。

全国向けの介護情報記事は優先度が低くなります

介護保険の仕組みや認知症の症状といったテーマは検索数が大きく見えます。

しかし読む人の大半は全国に散らばっており、入居できる地域ではありません。

介護施設の集客は自社でやるべきですか外注すべきですか

介護施設の集客では、外部に任せられない部分がはっきりしています。

自社に残すのは受け入れ条件と関係づくりです

どのような状態の方を受け入れられるのか。
医療的なケアはどこまで対応できるのか。
現在の空室はいくつか。
職員の充足状況はどうか。

この情報は日々変わり、施設側しか把握できません。

ケアマネジャーや病院の相談員との関係づくりも、施設の職員が行います。

見学対応は集客の核心です

見学の案内は、パンフレットの説明ではありません。

家族の不安を聞き、本人の状態に対して何ができるかを伝える場です。

この対応の質が入居率を決めるため、外部には任せられません。

外注しやすいのは制作と運用です

サイトの制作、写真撮影、パンフレットの制作、検索広告の運用、地図情報の整備は外部に任せやすい業務です。

依頼するときは、受け入れ可能な要介護度、医療対応の範囲、現在の空室数、増やしたい入居者像を共有します。

採用と入居を同じ枠で見ます

外部に依頼する場合も、入居者募集と職員採用を切り離さずに相談します。

職員が増えれば受け入れ人数が増え、売上が増えます。

どちらに予算を配分すべきかは、その時点のボトルネックによって変わります。

報告は入居まで戻します

問い合わせ件数が増えたという報告だけでは判断できません。

問い合わせ、見学、入居申込、入居、入居後の継続まで共有します。

よくある質問

まとめ