介護施設のインハウス化の判断｜内製と外注の分け方

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介護施設がインハウス化を検討し始めるのは、どういう段階か

インハウス化の議論は、多くの場合に費用の話から始まります。
手数料が大きくなると、社内で行えないかという問いが出ます。

ただし費用だけを動機にすると、移行後に運用が止まります。
作業量が想定より多いためです。

検討を始めるべきなのは、判断が止まるようになった段階です。
空きの状況や受け入れの条件を渡しても、配信が変わらない状態が続いているときです。

介護施設では、この状態が起きやすくなります。
空きは週単位で動くため、反映の速さが求められるためです。

Testifyが2026年5月14日から18日に実施した調査では、全面委託している企業の8割超が1年以内のインハウス化を計画または検討しており、決定・予定が52.9%、積極検討が32.8%でした。
移行の動機はノウハウ蓄積が56.7%、コスト削減が46.7%です。

動機の1位がノウハウの蓄積である点は、判断の所在の問題を示しています。
費用は2番目の理由です。

判断が止まっているかの確認

判断が止まっているかどうかは、空きが出てから配信が動くまでの時間で分かります。
この時間が長いままなら、判断が止まっています。

時間が長い原因は、空きの共有の遅れか、判断の所在のどちらかです。
共有を週次にしても変わらない場合は、判断の所在の問題です。

この場合、移行の検討に入る理由があります。
共有の遅れが原因なら、先に共有の運用を直します。

介護施設で内製と外注は、どういう軸で分けるのか

分ける軸は、作業量ではありません。
社内にしかない情報を使うかどうかです。

空きの状況と受け入れの条件は、社内にしかありません。
この情報を使った判断は、内製に置きます。

具体的には、配信の対象の設定と、入居単価の上限です。
どちらも1人が週に数時間で行えます。

表現と制度の扱いの方針も内製に置きます。
制度の説明を書かない判断は、事業の方針に関わります。

一方で、配信の作業と入札の調整は作業量が多くなります。
媒体の仕様の変化を追う必要もあります。

Testifyの調査では、移行の障壁として教育時間・知見不足が44.8%、媒体アップデートへの追随困難が40.3%、人材採用が36.7%が挙がっています。
このうち2つは、作業を外注にすれば緩和されます。

介護施設の広告業務で内製と外注を分ける軸

数字は説明のための仮の値です。

分け方を先に決める理由

分け方を決めずに移行を始めると、作業から社内に移すことになります。
作業は量が多いため、社内の時間が埋まります。

時間が埋まると、判断に使う時間が残りません。
移行したのに判断が止まる状態になります。

そのため、判断から先に移します。
作業は、判断が社内で回るようになってから検討してください。

空き情報の更新は、内製にすべきか

空き情報の更新は、集客の作業の中でも特殊な位置づけです。
情報の元が施設にしかなく、更新の速さがそのまま収入に効きます。

外部に任せると、施設から外部へ、外部からサイトへという2段階になります。
2段階あると、反映までに数日かかります。

数日の遅れは、空室の日数にそのまま加わります。
そのため、更新は内製に置く判断が基本になります。

内製にするには、施設の担当が直接更新できる仕組みが要ります。
仕組みがない場合は、作ることから始まります。

作る費用はかかりますが、遅れがなくなる分の効果があります。
効果は、空室の日数の最初の区間の短縮として現れます。

更新の担当と頻度も決めてください。
週に1回が目安です。

更新の作業を軽くする

更新の作業が重いと、忙しい週に止まります。
そのため、作業は数分で終わる形にしてください。

居室の種類ごとの空きの数だけを更新する形が、最も軽くなります。
詳細な情報まで更新する形にすると、負担が増えます。

更新が止まったことに気づく仕組みも要ります。
最終の更新日を表示しておけば、止まりが分かります。

介護施設で社内に何人必要なのか

必要な人数は、どこまでを内製にするかで決まります。
判断だけであれば、1人で回ります。

1人が行うのは、記録の整備、施設別の集計、配信の対象と配分の決定です。
週に数時間から十数時間の作業量です。

配信の作業まで内製にする場合、必要な時間は大きく増えます。
媒体ごとに日々の確認が必要になるためです。

施設が複数ある場合、1人では追いつきません。
2人目が必要になるか、媒体を絞る判断になります。

空き情報の更新は、この人数とは別に考えます。
施設の担当が行う作業のためです。

そのため、最初の判断は人数ではなく範囲です。
範囲が決まれば、人数は自動的に決まります。

兼務で始める場合

専任を置けない場合、兼務で始める形もあります。
ただし兼務の相手は、相談の担当以外にしてください。

相談の担当が兼務すると、見学が重なった週に作業が止まります。
止まる週が続くと、判断の頻度が下がります。

兼務にする場合は、作業の時間を週の中で固定します。
固定していないと、他の業務に吸収されます。

介護施設の移行の期間中に、何が起きるのか

移行の期間中は、運用の質が一時的に下がります。
社内の担当が、媒体の挙動に慣れていないためです。

この期間の長さは、移す範囲によって変わります。
判断だけであれば1か月程度、配信の作業まで移すと3か月から半年かかります。

期間中は、問い合わせの単価が上がります。
上がる幅と期間を、経営と先に合意しておいてください。

合意がないまま始めると、単価が上がった月に戻す判断が出ます。
戻すと、移行にかけた時間が無駄になります。

介護施設では、移行の時期を空きが多い時期に重ねないでください。
空きを埋めるべき時期に運用が乱れると、逸失が大きくなります。

移行の時期は、比較的埋まっている時期を選びます。
選べる場合は、その時期に合わせてください。

介護施設の移行の期間中に起きること

数字は説明のための仮の値です。

段階を分けて移す

一度に全部を移すと、期間中の落ち込みが大きくなります。
段階を分けると、各段階の落ち込みが小さくなります。

順番は、空き情報の更新、判断、配信の一部、配信の全部の順です。
制作は最後まで外注のまま残す選択もあります。

各段階で、元の水準に戻ってから次に進んでください。
戻る前に進むと、落ち込みが重なります。

介護施設が外部から引き継ぐものは、何か

引き継ぎで受け取るものは、4種類に分かれます。
配信の設定、過去の実績のデータ、判断の根拠の記録、表現と制度の扱いの方針の記録です。

配信の設定は、形式が決まっているため引き継ぎやすい部分です。
ただし設定だけでは、なぜその形になっているかが分かりません。

過去の実績のデータは、期間と粒度を指定して受け取ります。
粒度が粗いと、経路別と居室の種類別の比較ができません。

判断の根拠の記録は、最も抜けやすい項目です。
なぜその対象にしたか、なぜその訴求を止めたかという情報です。

表現と制度の扱いの方針の記録も、あわせて受け取ります。
どの表現を避けてきたかが分からないと、社内で同じ判断を繰り返します。

この4つを契約の中で決めておいてください。
決めていないと、移行の時点で交渉になります。

引き継ぎの期間を確保する

引き継ぎには、重複して運用する期間が要ります。
切り替えの日を決めて一斉に移すと、移行の月に配信が止まります。

重複の期間は、1か月から2か月が目安です。
この期間は費用が二重になるため、予算に見込んでおきます。

期間中に、社内の担当が実際の作業を行います。
見ているだけでは、移行後に手が動きません。

介護施設でインハウス化しないほうがよいのは、どういう場合か

インハウス化が適さない場面もあります。
判断の材料が揃っていない場合です。

空きと入居の記録が整っていない状態では、社内に移しても判断の材料がありません。
材料がなければ、外部と同じ数字しか見られません。

介護施設では、4つの日付の記録が判断の基礎になります。
この記録が揃っていない場合は、そこから始めます。

もう1つは、担当が1人しかいない場合です。
その人が離れたときに、運用が止まります。

3つ目は、施設が複数にまたがっている場合です。
施設ごとに空きと条件が違うため、判断の量が増えます。

この場合は、施設を絞って先に移すか、作業を外注のまま残すかの判断になります。
すべてを一度に移すと、社内の時間が足りません。

介護施設で移行を先送りすべき状況

数字は説明のための仮の値です。

部分的に残す選択

全部を内製にする必要はありません。
空き情報の更新と判断を社内に置き、作業を外注に残す形でも、動機の多くは満たせます。

Testifyの調査では、移行の動機はノウハウ蓄積が56.7%、コスト削減が46.7%でした。
判断を社内に置けば、ノウハウは蓄積します。

費用の削減を優先する場合は、範囲と削減額を先に計算してください。
計算せずに移すと、社内の人件費で相殺されます。

介護施設のインハウス化の検討は、どこから始めるのか

検討の起点は、空き情報の更新です。
この部分は、移す効果が最も分かりやすい領域です。

施設の担当が直接更新できる仕組みがあるかを確認します。
ない場合は、作る費用と効果を比べます。

次に、外部が行っている他の作業を書き出します。
判断に該当する作業と、実行に該当する作業が分かれます。

そのうえで、判断に該当する作業から移す計画を立てます。
実行の作業は、判断が回るようになってから検討します。

並行して、4つの日付の記録が整っているかを確認します。
整っていない場合は、移行より先に整備を行います。

最後に、移行の期間中に起きる単価の上昇について、経営と合意します。
合意がないまま始めると、途中で戻す判断が出ます。

介護施設のインハウス化の検討の着手順

数字は説明のための仮の値です。

この6工程で、着手から移行の完了まで16週間前後が目安になります。
記録の整備が必要な場合は、4の工程の後に3か月が加わります。

移行の完了後、空きが出てから配信が動くまでの時間を確認してください。
短くなっていない場合は、範囲の設計に戻ります。

介護施設のインハウス化の判断で迷う場合は、無料相談で現状を見てもらうところから始められます。
委託の範囲ごと見直す段階ならWeb集客改善サービスもあります。

よくある質問

まとめ