学習塾の商談化率を上げる｜引き渡しの設計を変える

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学習塾で、問い合わせから体験までの間に何が落ちているか

学習塾の商談にあたるのは、体験授業とその後の入塾面談です。
問い合わせが入ってから体験が実施されるまでの間に、かなりの数が消えます。
この区間は本部の管理画面には映りません。

連絡の速さが最初の分かれ目

保護者は、複数の塾に同時に問い合わせることがあります。
最初に日程を提示した塾で先に体験を受けると、その塾が比較の基準になります。
後から連絡した塾は、基準との差を説明する立場に回ります。

子どもの予定が制約になる

体験の日程は、保護者の都合だけでは決まりません。
学校行事、部活、習い事、他塾の予定が絡みます。
提案できる候補が少ないと、調整の往復が増え、その間に熱が冷めます。

学習塾で問い合わせから体験までに落ちる原因

受付時間の問題が意外に大きい

体験授業を、比較の場として設計し直す

多くの学習塾で、体験授業は通常授業に1回参加してもらう形です。
この形だと、家庭が持ち帰れる情報は授業の雰囲気だけになります。

家庭が知りたいのは通ったあとのこと

保護者が知りたいのは、この塾に通うと子どもの学習がどう変わるかです。
授業を1回見ても、その答えは出ません。
体験の前後に、現状の把握と今後の道筋の説明を組み込みます。

学習塾の体験授業に組み込む構成要素

子どもの手応えを言葉にして渡す

体験の直後、子どもは感想を持っています。
それを家庭に持ち帰る前に言葉にしておくと、帰宅後の会話が変わります。
何ができて何が課題かを、子ども本人に伝えます。

成果の断定はしない

保護者と子どもの両方を、面談の場に乗せる

入塾面談の成否は、誰がその場にいたかで大きく変わります。
保護者だけの面談では、子どもの意思が分からないまま話が進みます。

同席できない事情を先に想定する

共働きの家庭では、平日の日中に保護者が来られません。
子どもは学校と部活があります。
同席を前提にすると、日程が決まらないまま流れます。

学習塾の入塾面談で同席の形を選ぶ基準

費用の話は保護者にだけする

月謝、講習費、教材費、模試の費用。
これらを子どもの前で並べると、子どもが遠慮して通いたいと言えなくなります。
費用の説明は保護者に向けて、別の場か別のタイミングで行います。

決裁者が保護者でない場合がある

面談で止まるのは、どこか

面談まで進んだ家庭が入塾しない理由は、限られています。
理由を記録しておくと、どこを直せばよいかが分かります。

費用で止まる場合の中身

総額が高いという反応と、何にいくらかかるか分からないという反応は別です。
後者は説明の仕方で解消します。
年間でいくらになるかを、講習まで含めて先に示します。

学習塾の入塾面談で止まる理由と対応

比較されること自体は止められない

保護者は複数の塾を比べます。
比較を避けようとするより、比較の観点を用意して渡すほうが残ります。
指導の形式、振替の可否、時間割、費用の総額といった観点です。

持ち帰りを次の予定につなげる

引き渡しの記録を、どこまで残すか

体験と面談の記録は、改善のために必要です。
一方で、教室長の入力負担を増やすと、記録の精度が落ちます。

残すのは二つだけにする

どの段階まで進んだか。
進まなかった場合、その理由は何か。
この二つがあれば、どこを直すかは判断できます。

学習塾の引き渡しで記録する最小限の項目を、項目ごとに見ていきます。
到達した段階については、選択肢の例は問い合わせ、体験申込、体験実施、面談、入塾、使い道は各段階の率。
止まった理由については、選択肢の例は費用、比較、時期、本人、時間割、連絡不通、使い道は改善の対象。
同席した人については、選択肢の例は保護者のみ、子どものみ、両方、使い道は同席率。
初回連絡までの時間については、選択肢の例は当日、翌日、2日以降、使い道は対応速度。
体験までの日数については、選択肢の例は3日以内、1週間以内、それ以降、使い道は日程調整の質。
次の予定の有無については、選択肢の例はあり、なし、使い道は持ち帰りの追跡。

自由記述は本部の判断に使わない

家庭の事情や子どもの様子は、校舎の接客には役立ちます。
本部の改善判断には使いません。
自由記述を本部の分析対象にすると、記録の書き方に気を使わせることになります。

記録は面談の当日に終わらせる

体験の枠そのものが足りなくなる時期がある

学習塾の体験には、講師の時間と教室の席が要ります。
通常授業が詰まっている時間帯には、体験を入れる余地がありません。

体験の上限を先に数える

募集期の週あたり、何件の体験を実施できるか。
この数字は、時間割と講師のシフトから計算できます。
広告で作る申込の数は、この上限を前提に決めます。

学習塾で体験の受け入れ枠を広げる手段を、項目ごとに見ていきます。
通常授業への同席を増やすについては、増える枠は多い、副作用は在籍者の授業に影響が出る。
体験専用の時間を設けるについては、増える枠は中程度、副作用は講師の時間が追加で要る。
土曜と日曜に枠を作るについては、増える枠は多い、副作用は人員の確保が要る。
オンラインで事前の説明を行うについては、増える枠は説明のみ、副作用は授業の体験にはならない。
複数名を同時に受け入れるについては、増える枠は多い、副作用は個別の対応が薄くなる。
募集期の前倒しで分散させるについては、増える枠は中程度、副作用は競合より早く動く必要がある。

枠を超えたら広告を絞る

申込が枠を超えているのに出稿を続けると、日程の遠い申込だけが積み上がります。
その家庭は待っている間に他塾で決めます。
枠の消化状況を週次で見て、超えたら止めます。

枠の拡大は募集期の前に決める

外部に任せるときに、確認しておくこと

広告運用を外部に委託する場合、責任範囲の線をどこに引くかが問題になります。
学習塾では、この線が体験申込のところにあります。

入塾数で評価すると議論が噛み合わない

入塾は、体験と面談の質で決まります。
そこは校舎の領域です。
入塾数だけを代理店の評価にすると、現場の問題も代理店の責任になります。

学習塾の広告を外部に任せるときの責任範囲を、項目ごとに見ていきます。
配信の設計と媒体の配分については、動かす主体は代理店、評価に使えるかは使える。
問い合わせ数と有効リード比率については、動かす主体は代理店、評価に使えるかは使える。
体験申込数については、動かす主体は代理店と校舎、評価に使えるかは共有指標にできる。
体験の日程調整については、動かす主体は校舎、評価に使えるかは使えない。
体験と面談の実施については、動かす主体は校舎、評価に使えるかは使えない。
入塾決定については、動かす主体は校舎、評価に使えるかは参考として共有する。

共有する情報を決めておく

代理店に入塾までの結果を共有しないと、配信の改善ができません。
評価には使わないが情報としては渡す、という整理にします。
どの問い合わせが入塾したかを月次で返せる仕組みを先に作ります。

代理店への不満の内容は役職で分かれる

体験と面談の設計は、どこから着手するか

改善の順番は、落ちている量が多いところからです。
学習塾では、日程調整の区間に最も多く落ちています。

学習塾の体験と面談の設計を見直す順番を、項目ごとに見ていきます。
1については、やることは初回連絡までの時間と体験までの日数を校舎別に測る、期間の目安は2週間。
2については、やることは受付時間外の一次対応の手段を決める、期間の目安は2週間。
3については、やることは体験の受け入れ枠を週あたりで数える、期間の目安は1週間。
4については、やることは体験の構成に事前確認と振り返りを組み込む、期間の目安は3週間。
5については、やることは面談で止まった理由の記録項目を絞って運用する、期間の目安は2週間。
6については、やることは止まった理由の上位から手前の資料を作る、期間の目安は4週間。

見る数字を決める

改善の効果は、率ではなく日数に先に出ます。
日数の数字を先に置きます。

学習塾の引き渡しで継続して確認する数字を、項目ごとに見ていきます。
初回連絡までの時間については、見る頻度は毎週、考え方は当日中に返せているか。
体験までの日数については、見る頻度は毎週、考え方は1週間以内に収まっているか。
体験の実施率については、見る頻度は毎週、考え方は申込から実施までの漏れ。
体験枠の消化率については、見る頻度は毎週、考え方は上限に近づいていないか。
面談の同席率については、見る頻度は毎月、考え方は保護者と子どもがそろっているか。
止まった理由の内訳については、見る頻度は毎月、考え方はどこを直すか。

校舎の比較は同じ条件で行う

競合の多い商圏と少ない商圏では、面談の難易度が違います。
率の高低だけで校舎を評価すると、現場が数字を守るための動きを始めます。
比較は同じ商圏環境の校舎どうしで行います。

実績や体験談の扱いに注意する

体験の案内に載せる情報のうち、成果や受講者の声に関する部分には制約があります。
実在しない声や、集計の裏付けのない実績を載せることはできません。
掲載時点の最新の公式ガイドラインで確認してください。

よくある質問

まとめ