学習塾のインハウス化の判断｜内製と外注の分け方

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学習塾でインハウス化の話が出てくる背景

広告運用を社内に戻す議論は、費用の話から始まることが多くあります。
学習塾の場合、費用よりも先に出てくるのは伝達の手間です。

説明の往復が募集期に効く

空席の状況は日々変わります。
どの校舎が埋まってきたか、どの学年の枠が残っているか。
これを外部に伝えて配分を変えてもらうまでに、数日かかります。

判断の速さが募集期の成果を決める

募集期は数週間で終わります。
その間に配分を何度も変える必要があるのに、往復に日数がかかると間に合いません。
社内に運用の手があれば、その日のうちに動かせます。

学習塾でインハウス化が検討される理由

一般的な動機と学習塾の事情

需要が季節に偏る事業で、内製が難しい理由

内製の前提は、その人が年間を通して働く場所があることです。
学習塾の広告運用は、年間の作業量が平らではありません。

山の時期に一人では回らない

新学年の前と夏期講習の前は、配分の変更も原稿の差し替えも集中します。
この時期に必要な人数と、閑散期に必要な人数が違います。

需要の偏りが学習塾の内製に与える影響

閑散期に何をさせるかを決めておく

閑散期の仕事を用意していないと、人材の配置が持ちません。
データの整備、受け皿の改善、次の募集期の準備。
これらを閑散期の業務として設計します。

山の時期だけ外部の手を借りる形もある

内製に向く領域と、向かない領域

すべてを内製にするか、すべてを外注にするかという二択ではありません。
領域ごとに分けます。

内部情報が要る部分を内製にする

空席と配分の判断、校舎との調整、表現の基準。
これらは事業の内部を知らないと判断できません。

学習塾で内製に向く領域と外注が向く領域

仕様の変化に追随する負担

媒体の仕様は頻繁に変わります。
Testifyの調査では、インハウス化の障壁として媒体アップデートへの追随が困難が40.3パーセントでした。
この部分を社内だけで抱えると、募集期の対応に手が回らなくなります。

分け方は年に一度見直す

内製に必要な役割と、確保の難しさ

内製化の計画で抜けやすいのが、判断する役割です。
運用の担当を採用しても、配分を決める人がいなければ動きません。

三つの役割を分けて考える

配分を決める人、運用する人、制作する人。
この三つは求められる経験が違います。

学習塾の内製に必要な役割と確保の難しさ

育てる時間を見込む

Testifyの調査では、インハウス化の障壁として教育の時間と知見の不足が44.8パーセント、人材の採用が36.7パーセントでした。
学習塾の場合、事業の数字を理解する部分は社内で育てるほうが早く、媒体の技能は外部から入れるという組み合わせになります。

校舎の経験者を活かす

段階的に移す進め方

内製化を一度に行うと、募集期に穴が空きます。
順番を決めて、閑散期に一段ずつ進めます。

最初に戻すのは配分の判断

配分の判断を社内に戻すと、外部の運用のままでも速さが上がります。
指示を出す側が社内にあれば、往復が一回で済みます。

学習塾で段階的に内製へ移す進め方を、項目ごとに見ていきます。
第1段階については、社内に移すものは配分の判断と出稿の可否、外部に残すものは運用と制作と計測。
第2段階については、社内に移すものは表現の基準と原稿の確認、外部に残すものは制作の実務と運用。
第3段階については、社内に移すものは媒体の日々の設定、外部に残すものは制作と計測と仕様への追随。
第4段階については、社内に移すものは素材と原稿の制作、外部に残すものは計測と仕様への追随。
第5段階については、社内に移すものは計測の保守、外部に残すものは仕様の変化への助言。
見直しについては、社内に移すものは年に一度、外部に残すものは範囲を再設定する。

募集期をまたいで移さない

移行の期間は、どちらの体制も不完全になります。
閑散期に一段ずつ進めて、募集期は安定した体制で迎えます。

戻せる形を残しておく

内製に切り替えた後に落ちやすいもの

内製化の直後は、配分の速さが上がって成果が見えます。
半年から一年経つと、別の問題が出てきます。

情報が入ってこなくなる

外部の担当は複数の事業を見ているので、媒体の変化を早く知ります。
社内だけになると、この情報の経路が細くなります。

学習塾で内製化の後に落ちやすいものを、項目ごとに見ていきます。
媒体の変化への追随については、起きる時期は半年以降、対処は情報の経路を別に確保する。
素材と原稿の量については、起きる時期は数か月以降、対処は制作は外部と併用する。
他業種の事例の知見については、起きる時期は一年以降、対処は外部との接点を残す。
計測の保守については、起きる時期は変更があったとき、対処は専門の手を確保しておく。
募集期の人手については、起きる時期は最初の募集期、対処は山の時期の体制を先に決める。
閑散期の生産性については、起きる時期は閑散期、対処は業務を先に設計しておく。

制作の量が確保できなくなる

原稿と素材は、募集期に繰り返し差し替えます。
社内の一人で作ると、量が確保できません。
制作は外部と併用する形が続くことが多くなります。

併用の形が現実的な着地になる

外注に戻す判断の基準

内製化を進めた後で、外部に戻す判断が必要になることがあります。
基準を決めておかないと、戻す判断が遅れます。

判断の単位は募集期にする

月次で判断すると、季節の変動に振り回されます。
募集期を単位にして、前年の同じ募集期と比べます。

学習塾で外注に戻す判断の基準を、項目ごとに見ていきます。
募集期の成果が二期続けて落ちたについては、判断は一部を外部に戻す、理由は内製の限界の可能性。
担当者が離職したについては、判断は一時的に外部に出す、理由は知見が個人に依存していた。
媒体の仕様が大きく変わったについては、判断はその領域を外部に出す、理由は追随の負担が大きい。
校舎数が急に増えたについては、判断は運用を外部に出す、理由は作業量が上限を超えた。
閑散期の業務が確保できないについては、判断は通年の内製をやめる、理由は人員の配置が持たない。
配分の判断が速くなっていないについては、判断は体制を見直す、理由は内製の目的を果たしていない。

目的を果たしているかで判断する

内製化の目的が判断の速さなら、速くなったかどうかで評価します。
費用の削減が目的なら、手数料の削減分と人件費を比べます。
目的が曖昧なまま続けると、評価もできません。

知見が個人に依存していないか確かめる

学習塾のインハウス化は、どこから検討するか

検討の出発点は、何を得たいかの特定です。
目的によって、移す領域も順番も変わります。

学習塾のインハウス化を検討する順番を、項目ごとに見ていきます。
1については、やることは内製にする目的を一つに決める、期間の目安は2週間。
2については、やることは現在の作業を領域ごとに分けて量を測る、期間の目安は3週間。
3については、やることは募集期と閑散期の作業量の差を出す、期間の目安は2週間。
4については、やることは閑散期の業務を設計する、期間の目安は3週間。
5については、やることは配分の判断から社内に戻す、期間の目安は閑散期に実施。
6については、やることは一期分の結果を見てから次の段階を判断する、期間の目安は募集期1回分。

内製の状態を見る数字

内製が機能しているかは、成果の数字だけでは分かりません。
速さと蓄積の数字を持ちます。

学習塾で内製の状態を見る数字を、項目ごとに見ていきます。
配分の変更にかかる日数については、見る頻度は毎週、読み取ることは速さが上がっているか。
募集期の原稿の差し替え回数については、見る頻度は募集期ごと、読み取ることは制作の量が足りているか。
媒体の仕様変更への対応の遅れについては、見る頻度は四半期、読み取ることは情報の経路があるか。
判断の経緯の記録の有無については、見る頻度は毎月、読み取ることは知見が個人に依存していないか。
手数料の削減分と人件費については、見る頻度は年次、読み取ることは費用の目的の達成。
募集期の成果の前年比については、見る頻度は募集期ごと、読み取ることは総合的な評価。

速さを測らないと評価できない

配分の変更にかかる日数は、内製化の前後で比較できる数字です。
この数字が変わっていなければ、目的を果たしていません。

表現の確認は社内に残す

実績や成果の表現の判断は、外部に委ねられません。
内製の範囲をどう変えても、この部分は社内に残します。
判断の根拠は、掲載時点の最新の公式ガイドラインで確認してください。

よくある質問

まとめ