学習塾の顧客データ基盤｜どこまで作るべきか

なお、TimeValue株式会社では、広告運用・クリエイティブ制作・LP改善・データ分析・AI導入までを一括で引き受けるWebマーケティング支援「KAIZEN」を提供しています。

現在、オンラインの無料マーケティング診断を毎月10社限定で実施中です。いまの数字を見ながら、どこから直すのが早いかを一緒に整理します。

今月の無料診断は残り4社です

無料マーケ診断を申し込む

広告からLPまで、まとめて見ます。オンラインで30分から対応しています。

学習塾のデータが、校舎ごとに分かれて持たれる理由

学習塾の生徒情報は、もともと校舎で管理されてきました。
出欠、宿題の状況、保護者との連絡、時間割の調整。
これらはすべて校舎の日々の業務です。

本部が持つ数字は集計だけだった

本部が見ていたのは、在籍数と売上の集計です。
誰がいつ入塾し、どの経路で来たかという個票は、本部に上がっていません。
この状態のまま広告の運用が本部に移ったため、投じた費用と在籍がつながりません。

校舎ごとに管理の形が違う

紙の台帳、表計算のファイル、教室で使う管理システム。
校舎によって使っているものが違うと、項目の名前も粒度も揃いません。
統合しようとすると、まず名寄せから始めることになります。

学習塾でデータが分かれて持たれる場所

つながっていないと判断ができない

統合する価値があるデータと、ないデータ

データ基盤の議論は、すべてを一つにまとめる方向に向かいがちです。
学習塾では、集める範囲を絞るほうが機能します。

判断に使うかどうかで決める

本部の判断は、どの校舎にいくら配るかと、いくらまで出せるかの二つです。
この二つに使わない情報は、統合する必要がありません。

学習塾で統合する価値の高いデータと低いデータ

低い価値のデータを集めない理由

面談の内容や日々の様子は、校舎の対応には欠かせません。
しかし本部の判断には使いません。
本部に上げる項目にすると、教室長は本部向けの書き方をするようになります。

例外は離脱の兆候

生徒単位で持つか、家庭単位で持つか

学習塾の契約は生徒ごとですが、支払いと判断は家庭単位です。
データの設計でこの二層を持たないと、収入の実態が分かりません。

家庭単位で見ると数字が変わる

一人目の獲得に費用をかけた家庭から、二人目が入ることがあります。
生徒単位で見ると二人目は獲得費用ゼロの入塾ですが、家庭単位で見ると一人目の費用で二人取れたことになります。

学習塾で生徒単位と家庭単位で見え方が変わるもの

紐づけの作り方

保護者の連絡先と住所を鍵にして、同じ家庭かどうかを判定します。
完全に自動化はできないので、校舎での確認を組み合わせます。
在籍者全員を遡って紐づける必要はなく、新規の入塾から始めて構いません。

家庭ごと離れることがある

問い合わせと在籍がつながっていない問題

問い合わせのデータは本部にあり、在籍のデータは校舎にあります。
この二つをつなぐ鍵がないことが、学習塾のデータ整備で最初に突き当たる問題です。

つなぐ鍵を決める

問い合わせのときに取得した連絡先と、在籍者の保護者の連絡先を鍵にします。
入塾のときに問い合わせの番号を引き継ぐ運用にすると、確実につながります。

学習塾で問い合わせと在籍がつながると分かること

安い経路が良い経路とは限らない

獲得費用の安い経路から来た家庭が、短期間で離脱していることがあります。
在籍期間までつながって初めて、経路の良し悪しが判断できます。

遡って作ることもできる

入力の負担を、どこまで許容するか

データの精度は、入力する人の負担で決まります。
学習塾の場合、入力するのは募集期に最も忙しい教室長です。

項目数と精度は反比例する

項目を増やすほど、得られる情報は増えます。
同時に、その場で入力されない割合も増えます。
後から記憶で埋めた数字は、分析に使えません。

学習塾で入力の負担と得られる情報の釣り合いを、項目ごとに見ていきます。
3項目までについては、入力にかかる時間は1分以内、その場で入力される割合はほぼ全件、使える情報は段階と結果。
5項目までについては、入力にかかる時間は数分、その場で入力される割合は多くの件、使える情報は理由と同席の有無。
8項目までについては、入力にかかる時間は5分以上、その場で入力される割合は募集期に落ちる、使える情報は詳細な内訳。
自由記述を含むについては、入力にかかる時間は時間が読めない、その場で入力される割合は後回しになる、使える情報は内容は残るが集計できない。
選択式のみについては、入力にかかる時間は短い、その場で入力される割合は安定する、使える情報は集計しやすい。
必須項目が多いについては、入力にかかる時間は入力が止まる、その場で入力される割合は形式的な入力が増える、使える情報は精度が落ちる。

選択式にする

自由記述は入力に時間がかかり、集計もできません。
止まった理由のような項目は、選択肢を用意します。
選択肢に迷う場合は、その他を選べるようにして、後から選択肢を見直します。

入力の完了率を見る

保護者の情報の扱いと、同意の取り方

学習塾が扱うのは、未成年の学習に関する情報と、その保護者の連絡先です。
取り扱いの範囲を先に決めておかないと、後から使えなくなります。

取得の目的を先に決める

問い合わせのときに取得した情報を、何に使うかを示します。
入塾後の連絡に使うのか、広告の配信にも使うのかで、示し方が変わります。

学習塾で扱う情報と同意の考え方を、項目ごとに見ていきます。
問い合わせの連絡先については、主な用途は案内と日程調整、同意の扱いは取得時に目的を示す。
在籍者の学習の記録については、主な用途は指導と面談、同意の扱いは入塾時の説明に含める。
兄弟姉妹の関係については、主な用途は案内と紹介、同意の扱いは家庭への説明が要る。
サイトの閲覧の記録については、主な用途は配信の最適化、同意の扱いは取得の可否を選べるようにする。
退塾後の連絡先の保持については、主な用途は再入塾の案内、同意の扱いは保持期間を決める。
写真と実績の掲載については、主な用途は掲示と広告、同意の扱いは個別に同意を取る。

計測の前提が変わっている

GA4では、2026年6月15日より広告データ共有の可否が同意モードのad_storageのみで決まる形になりました。
同意モードを実装していない場合はad_storageがgrantedの扱いになります。
自社の設定がどうなっているかを、データ整備の前に確認します。

制度の確認先を決めておく

どこまで作るかの線引き

データ基盤の構築は、青天井に広がります。
先に到達点を決めておかないと、作り続けることになります。

段階を分けて考える

最初の段階は、問い合わせと在籍がつながっている状態です。
次の段階は、家庭単位で見られる状態です。
その先は、離脱の兆候を早く見つける段階になります。

学習塾のデータ整備の段階とできるようになることを、項目ごとに見ていきます。
第1段階については、整っている状態は校舎別の入塾数と在籍数が本部で見える、できるようになることは配分の基本。
第2段階については、整っている状態は問い合わせと入塾がつながる、できるようになることは経路別の入塾率。
第3段階については、整っている状態は在籍期間まで追える、できるようになることは獲得上限額の検証。
第4段階については、整っている状態は家庭単位で紐づく、できるようになることは兄弟姉妹と紹介の把握。
第5段階については、整っている状態は離脱の兆候が集計できる、できるようになることは継続の働きかけの設計。
第6段階については、整っている状態は時間割と枠の状況が見える、できるようになることは出稿量の上限の判断。

第3段階で一度止める

獲得上限額が検証できれば、予算の判断はできます。
そこまで作ってから、次に何が足りないかを判断します。
最初から第6段階を目指すと、完成する前に運用が破綻します。

仕組みを入れる前に定義を揃える

学習塾のデータ整備は、どこから着手するか

整備の作業は、道具の選定から始めると迷います。
つなぐ対象と鍵を先に決めます。

学習塾のデータ整備に着手する順番を、項目ごとに見ていきます。
1については、やることは問い合わせから入塾までの用語の定義を統一する、期間の目安は3週間。
2については、やることは問い合わせと在籍をつなぐ鍵を決める、期間の目安は2週間。
3については、やることは入塾時に問い合わせの番号を引き継ぐ運用を始める、期間の目安は4週間。
4については、やることは校舎の入力項目を5項目以内に絞る、期間の目安は2週間。
5については、やることは直近1年分の問い合わせと在籍を突き合わせる、期間の目安は4週間。
6については、やることは経路別と学年別の在籍期間を出して上限額を検証する、期間の目安は2週間。

データの品質を見る

作った後は、数字が実態と合っているかを確かめ続けます。
合っていない状態に気づかないまま判断に使うと、配分を誤ります。

学習塾でデータの品質を測る数字を、項目ごとに見ていきます。
入力の完了率については、見る頻度は毎週、読み取ることは負担が限界を超えていないか。
問い合わせと入塾の突合率については、見る頻度は毎月、読み取ることは鍵が機能しているか。
経路が不明な入塾の割合については、見る頻度は毎月、読み取ることは経路の記録が取れているか。
家庭の紐づけができた割合については、見る頻度は四半期、読み取ることは家庭単位の把握の進み。
在籍記録と請求記録の一致率については、見る頻度は四半期、読み取ることは数字の信頼性。
定義の変更の回数については、見る頻度は年次、読み取ることは運用が安定しているか。

経路が不明な入塾が多いときは仕組みを疑う

経路不明の割合が高いのは、入力の意欲の問題ではありません。
聞く仕組みがないか、選択肢が実態と合っていないかのどちらかです。

定義の変更は遡って揃える

期中に定義を変えると、前後の比較ができなくなります。
変えるなら、過去のデータも新しい定義で数え直します。

よくある質問

まとめ