人材紹介の顧客データ基盤｜どこまで作るべきか

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人材紹介のデータは、両側と長い工程にまたがる

データ基盤の話を始めると、多くの会社で同じ状態が見つかります。
広告の管理画面に登録数があり、基幹のシステムに面談と推薦と決定があり、会計に売上がある。
この三つが別々に存在しています。

つながっていないと、何が言えなくなるか

どの広告から来た人が決定したかが言えません。
どの職種で求人が不足しているかが、集客の判断に間に合いません。
返戻が多い経路がどれかも分かりません。

つながっていないことで説明できなくなること

工程が長いことが、設計を難しくする

登録から入社まで数か月かかるので、その間に人の状態が何度も変わります。
どの時点のデータを正とするかを決めないと、集計のたびに数字が変わります。
状態の履歴を持つか、断面だけを持つかは最初に決める設計です。

全部を一つに集める必要はない

何のためにつなぐのかを先に決める

データ基盤の要件は、技術の側から決めるとふくらみます。
判断の側から決めると、必要な範囲は意外に狭くなります。

判断の場面を三つ挙げる

四半期ごとの配分の見直し。
月次の段階別の歩留まりの確認。
半期ごとの職種と地域の需給の判断。
この三つが回れば、当面は足ります。

判断の場面と、必要になるデータ

使わないデータは集めない

集めたデータは、保管も管理も費用がかかります。
個人情報を含むなら、なおさら持つこと自体が負担になります。
使う場面が言えないものは、最初から対象から外します。

要件は一枚の表で書く

つなぐ優先順位は、決定の説明ができる順に決める

すべてをつなぐには時間がかかります。
順番を決めて、効く順に一本ずつ通します。

一本目は広告から決定まで

登録時に経路の情報を保持し、その人が決定したときに経路が分かる状態にします。
これができれば、経路別の決定単価が出せます。
配分の議論はここから始まります。

つなぐ順番と、それぞれで得られるもの

軽いものを先に片づける

返戻の紐づけと日時の記録は、比較的軽い作業で済むことが多い部分です。
重い作業を先に着手すると、半年たっても何も出ません。
軽くて効くものから順に進めます。

一本ごとに、使う場を作る

求職者データと企業データを、どこで突き合わせるか

求職者の情報と求人の情報は、別々に管理されているのが普通です。
両者が出会うのは、推薦という行為のときです。

分類の粒度をそろえる作業が本体

求職者側の希望職種と、求人側の募集職種が別の分類だと、突き合わせられません。
年収帯の刻みも、地域の区分も同じです。
この統一が、実は基盤整備の作業量の大半を占めます。

そろえる必要がある分類

自由記述をコードに寄せる

希望職種を自由記述で取っていると、集計できません。
登録の段階で選択式にするか、後から機械的に寄せる仕組みが要ります。
どちらにせよ、分類の定義を先に決める必要があります。

需給の表を、四半期に一度出す

個人情報の扱いが、他業種より重く効く

人材紹介が扱うデータは、他の業種より機微な内容を含みます。
基盤を作るときは、集めやすさだけでなく、持ち続けることの責任を勘定に入れます。

取得の時点で、使う範囲を決めておく

どの目的で使うかを、取得の時点で示す必要があります。
後から広告の配信に使おうとして、示していなかったために使えないことがあります。
基盤の設計と、同意の取り方は同じタイミングで決めます。

データの取り扱いで決めておく三つのことを、項目ごとに見ていきます。
取得については、決める内容は何の目的で、どの範囲を取るか、決めないと起きることは後から使えないデータが残る。
保管については、決める内容はどこに、どれだけの期間置くか、決めないと起きることは不要なデータが蓄積する。
削除については、決める内容はいつ、誰の判断で消すか、決めないと起きることは削除の依頼に対応できない。
共有については、決める内容は社内の誰が見られるか、決めないと起きることは見るべき人が見られない。
外部提供については、決める内容は外部の事業者に渡す範囲、決めないと起きることは渡せるはずの情報が止まる。

広告の配信に使う場合の確認

顧客のデータを広告の配信に使う仕組みがあります。
人材サービスで扱うデータをこれに使えるかは、内容によって判断が変わります。
掲載時点の最新の公式ガイドラインで確認してください。

同意に関する仕組みの変化を追う

基幹システムと広告の計測をどうつなぐか

広告の管理画面で見えるのは登録までです。
その先の面談と推薦と決定は、基幹のシステムにあります。
この二つをつなぐ方法は、大きく二つあります。

二つのつなぎ方

登録の時点で経路の識別子を保存し、決定が出たときにその識別子を広告側に戻す方法。
もう一つは、月次で両方のデータを書き出して突き合わせる方法。

つなぎ方の選択肢を、項目ごとに見ていきます。
識別子を戻すについては、得られるものは自動での最適化が可能、導入の負担は大きい、向いている状況は件数が多く、運用が安定している。
月次で突き合わせるについては、得られるものは経路別の決定単価が出る、導入の負担は小さい、向いている状況はまず判断材料が欲しい。
中間の指標を使うについては、得られるものは準リアルタイムで調整できる、導入の負担は中くらい、向いている状況は決定まで待てない場合。
突き合わせないについては、得られるものは登録単価だけが見える、導入の負担はなし、向いている状況は推奨しない。

決定まで待てない場合の中間指標

決定まで数か月かかるので、その間の調整に使う指標が要ります。
面談実施や推薦到達を中間の地点として扱う方法があります。
最終の決定との相関を確認してから使います。

手作業の突き合わせから始めてよい

どこまで作れば十分と言えるのか

基盤の整備には終わりがありません。
どこで一区切りとするかを決めておかないと、投資が止まりません。

十分と言える条件

基盤の完成度を判定する条件を、項目ごとに見ていきます。
経路別の決定単価については、満たしている状態は登録月を基準に出せる。
経路別の返戻率については、満たしている状態は四半期で出せる。
段階別の歩留まりについては、満たしている状態は月次で自動的に出る。
職種別の需給については、満たしている状態は四半期で一枚の表になる。
企業一社あたりの決定数については、満たしている状態は年次で出せる。
数字の定義については、満たしている状態は文書になっていて全員が同じものを見る。

満たしていない項目から順に着手する

すべてを同時に満たそうとせず、一つずつ潰します。
一つ満たすごとに、使う会議を設定します。
使われて初めて、投資が回収されます。

この先に進む場合の条件

ここから先の投資は、規模と組織の複雑さで必要性が変わります。
拠点が増え、事業部が分かれ、扱う職種が広がったときに、次の段階が必要になります。
必要になってから着手しても遅くありません。

作り込みすぎると、変更できなくなる

データ基盤の整備を、どの順で進めるか

整備の進め方は、判断の場面から逆算します。
技術の選定から始めると、要件が決まらないまま議論が長引きます。

データ基盤を整える進め方を、項目ごとに見ていきます。
1については、やることは判断に使う場面を三つ書き出す、期間の目安は一週間。
2については、やることは必要な数字と粒度を一枚の表にする、期間の目安は二週間。
3については、やることは広告と登録と決定の紐づけを作る、期間の目安は四週間。
4については、やることは決定と返戻を紐づける、期間の目安は二週間。
5については、やることは職種と年収帯の分類を統一する、期間の目安は六週間。
6については、やることは需給の表を四半期の会議に載せる、期間の目安は二週間。

分類の統一に、最も時間がかかる

職種の分類を統一する作業は、営業と面談の担当を巻き込みます。
現場の呼び方と、システムのコードが違うことが普通です。
ここに時間を見込んでおかないと、計画が崩れます。

基盤の状態を定期的に確認する項目を、項目ごとに見ていきます。
経路別の決定単価が出ているかについては、確認の頻度は毎月、判断の内容は配分の根拠があるか。
分類の統一が保たれているかについては、確認の頻度は四半期、判断の内容は新しい職種が増えていないか。
定義の文書が最新かについては、確認の頻度は四半期、判断の内容は運用とずれていないか。
保管しているデータの範囲については、確認の頻度は半期、判断の内容は不要なものが残っていないか。
同意と計測の前提については、確認の頻度は半期、判断の内容は仕組みの変更に追随できているか。

担当を一人決める

基盤の整備は、片手間では進みません。
専任でなくとも、責任を持つ人を一人決めます。
決めないと、全員が少しずつ関わって誰も進めない状態になります。

定義の文書を、実装より先に作る

有効な登録とは何か、推薦をいつ数えるか、決定はどの時点か。
これが文書になっていないまま実装すると、後で全部作り直しになります。

よくある質問

まとめ