人材派遣の顧客データ基盤｜どこまで作るべきか

なお、TimeValue株式会社では、広告運用・クリエイティブ制作・LP改善・データ分析・AI導入までを一括で引き受けるWebマーケティング支援「KAIZEN」を提供しています。

現在、オンラインの無料マーケティング診断を毎月10社限定で実施中です。いまの数字を見ながら、どこから直すのが早いかを一緒に整理します。

今月の無料診断は残り4社です

無料マーケ診断を申し込む

広告からLPまで、まとめて見ます。オンラインで30分から対応しています。

派遣のデータは、登録から終了までを一本で追う必要がある

データの整備を始めると、多くの会社で同じ状態が見つかります。
広告の管理画面に登録数があり、基幹のシステムに稼働と契約があり、会計に売上がある。
この三つが別々に存在しています。

つながっていないと、何が言えなくなるか

どの経路から来た人が稼働したかが言えません。
どの経路から来た人が長く続いたかも分かりません。
獲得の上限を継続月数から出す事業なので、これが分からないと予算の根拠が作れません。

派遣でデータがつながっていないと説明できないこと

工程が長く、状態が何度も変わる

登録し、案件を紹介され、顔合わせを経て稼働し、更新を重ね、終了する。
この間に状態が何度も変わります。
どの時点のデータを正とするかを決めないと、集計のたびに数字が変わります。

全部を一つに集める必要はない

拠点ごとにデータが分かれていると、何が言えなくなるか

派遣では、通勤の範囲で需給が決まります。
全社の合計で見ると、余りと不足が相殺されて実態が消えます。

拠点の単位をそろえる

拠点の呼び方、担当する地域の範囲、統廃合の履歴。
これがそろっていないと、時系列で比較できません。
統廃合があった場合の遡及の扱いも決めておきます。

拠点の単位で決めておくこと

拠点別に出せることが、配分の前提になる

予算の配分は拠点ごとに決めます。
拠点別の稼働単価が出せない状態では、配分の根拠が作れません。
まずここを整えます。

拠点の数が多いほど、自動化の価値が上がる

つなぐ順番は、稼働の説明ができる順に決める

すべてをつなぐには時間がかかります。
順番を決めて、効く順に一本ずつ通します。

一本目は広告から稼働開始まで

登録時に経路の情報を保持し、その人が稼働を始めたときに経路が分かる状態にします。
これができれば、経路別の稼働単価が出せます。
配分の議論はここから始まります。

派遣でデータをつなぐ順番

軽いものを先に片づける

終了の紐づけと日時の記録は、比較的軽い作業で済むことが多い部分です。
重い作業を先に着手すると、半年たっても何も出ません。
軽くて効くものから順に進めます。

一本ごとに、使う場を作る

登録者のデータと案件のデータを、どこで突き合わせるか

登録者の情報と案件の情報は、別々に管理されているのが普通です。
両者が出会うのは、案件を紹介するときです。

分類の粒度をそろえる作業が本体

登録者側の希望職種と、案件側の募集職種が別の分類だと、突き合わせられません。
勤務の時間帯の区分も、地域の区分も同じです。
この統一が、整備の作業量の大半を占めます。

派遣でそろえる必要がある分類

通勤の範囲をどう表現するか

希望する地域を市区町村で取るのか、駅で取るのか、所要時間で取るのか。
どれを選ぶかで、突き合わせの精度が変わります。
一度決めたら、全拠点で統一します。

需給の表を、四半期に一度出す

就業に関わる情報の扱いは、慎重さが要る

派遣が扱うデータは、個人の就業の履歴と待遇に関わります。
基盤を作るときは、集めやすさだけでなく、持ち続けることの責任を勘定に入れます。

取得の時点で、使う範囲を決めておく

どの目的で使うかを、取得の時点で示す必要があります。
後から広告の配信に使おうとして、示していなかったために使えないことがあります。
基盤の設計と、同意の取り方は同じタイミングで決めます。

派遣のデータで決めておく取り扱いの範囲を、項目ごとに見ていきます。
取得については、決める内容は何の目的で、どの範囲を取るか、決めないと起きることは後から使えないデータが残る。
保管については、決める内容はどこに、どれだけの期間置くか、決めないと起きることは不要なデータが蓄積する。
削除については、決める内容はいつ、誰の判断で消すか、決めないと起きることは削除の依頼に対応できない。
拠点間の共有については、決める内容はどの範囲を他拠点が見られるか、決めないと起きることは融通ができない。
外部提供については、決める内容は外部の事業者に渡す範囲、決めないと起きることは渡せるはずの情報が止まる。

広告の配信に使う場合の確認

顧客のデータを広告の配信に使う仕組みがあります。
派遣で扱うデータをこれに使えるかは、内容によって判断が変わります。
掲載時点の最新の公式ガイドラインで確認してください。

同意に関する仕組みの変化を追う

基幹システムと広告の計測を、どうつなぐか

広告の管理画面で見えるのは登録までです。
その先の紹介と顔合わせと稼働は、基幹のシステムにあります。

二つのつなぎ方

登録の時点で経路の識別子を保存し、稼働が始まったときにその識別子を広告側に戻す方法。
もう一つは、月次で両方のデータを書き出して突き合わせる方法。

派遣でのつなぎ方の選択肢を、項目ごとに見ていきます。
識別子を戻すについては、得られるものは自動での最適化が可能、導入の負担は大きい、向いている状況は件数が多く運用が安定している。
月次で突き合わせるについては、得られるものは経路別の稼働単価が出る、導入の負担は小さい、向いている状況はまず判断材料が欲しい。
中間の指標を使うについては、得られるものは準リアルタイムで調整できる、導入の負担は中くらい、向いている状況は稼働まで待てない場合。
突き合わせないについては、得られるものは登録単価だけが見える、導入の負担はなし、向いている状況は推奨しない。

稼働まで待てない場合の中間指標

稼働開始まで数週間かかるので、その間の調整に使う指標が要ります。
案件の紹介ができた登録や、顔合わせに進んだ登録を中間の地点として扱う方法があります。
最終の稼働との相関を確認してから使います。

手作業の突き合わせから始めてよい

拠点の入力に頼らずに取れる情報を増やす

需給の把握には、拠点からの情報が要ります。
ただし、すべてを現場の入力に頼ると、繁忙期に仕組みが止まります。

自動で取れるものと、入力が要るものを分ける

登録の日時、連絡の履歴、案件の紹介の記録、稼働の開始と終了。
これらはシステムの操作から自動で残せます。
理由や背景は、入力が要ります。

自動で取れる情報と、入力が必要な情報を、項目ごとに見ていきます。
登録と連絡の日時については、取り方はシステムの操作から自動、現場の負担はなし。
案件の紹介の履歴については、取り方はシステムの操作から自動、現場の負担はなし。
稼働の開始と終了については、取り方は契約の処理から自動、現場の負担はなし。
充足しなかった理由については、取り方は選択肢からの入力、現場の負担は小さい。
終了の理由については、取り方は選択肢からの入力、現場の負担は小さい。

入力が要るものは、選択肢を五つに絞る

自由記述を求めると入力されません。
選択肢を五つ程度にして、既存の処理と同じ画面で選べるようにします。
集計できる形で取ることが優先です。

入力率を監視する

派遣のデータ整備を、どの順で進めるか

整備の進め方は、判断の場面から逆算します。
技術の選定から始めると、要件が決まらないまま議論が長引きます。

派遣のデータ整備を進める手順を、項目ごとに見ていきます。
1については、やることは判断に使う場面を三つ書き出す、期間の目安は一週間。
2については、やることは拠点のコードと地域の範囲を統一する、期間の目安は三週間。
3については、やることは広告と登録と稼働開始の紐づけを作る、期間の目安は四週間。
4については、やることは稼働の開始と終了を紐づける、期間の目安は二週間。
5については、やることは職種と勤務時間帯の分類を統一する、期間の目安は六週間。
6については、やることは需給の表を四半期の会議に載せる、期間の目安は二週間。

分類の統一に、最も時間がかかる

職種と勤務の時間帯の分類を統一する作業は、拠点とコーディネーターを巻き込みます。
現場の呼び方と、システムのコードが違うことが普通です。
ここに時間を見込んでおかないと、計画が崩れます。

派遣のデータ基盤を点検する項目を、項目ごとに見ていきます。
拠点別の稼働単価が出ているかについては、確認の頻度は毎月、判断の内容は配分の根拠があるか。
分類の統一が保たれているかについては、確認の頻度は四半期、判断の内容は新しい職種が増えていないか。
入力率については、確認の頻度は毎月、判断の内容は欠けている拠点はないか。
定義の文書が最新かについては、確認の頻度は四半期、判断の内容は運用とずれていないか。
保管しているデータの範囲については、確認の頻度は半期、判断の内容は不要なものが残っていないか。

担当を一人決める

基盤の整備は、片手間では進みません。
専任でなくとも、責任を持つ人を一人決めます。

定義の文書を、実装より先に作る

登録とは何か、稼働の開始はいつか、終了をどこで数えるか。
これが文書になっていないまま実装すると、後で全部作り直しになります。

よくある質問

まとめ