インプラントの顧客データ基盤｜どこまで作るべきか

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診療の記録と広告の記録が別の場所にあると、何が計算できなくなるか

医院の中には、二つの記録があります。
一つは診療の側にある記録で、来院と治療の内容が入っています。
もう一つは広告の側にある記録で、申し込みと出稿の費用が入っています。

この二つがつながっていない医院は多くあります。
つながっていない状態でも、申し込みの件数は分かります。
分からないのは、その申し込みが最終的にいくらになったかです。

出せない数字を先に並べる

つながっていないと出せない数字を一覧にすると、何を失っているかが見えます。
その一覧が、整備の必要性を説明する材料になります。

記録がつながっていないと出せない数字

結合の鍵になる項目を決める

氏名だけで結ぶと、同姓同名や表記の揺れで合いません。
電話番号か、予約の番号か、来院の日付との組み合わせで結びます。
どれを鍵にするかを先に決めておきます。

情報の扱いには配慮が要る

患者の情報は、扱いに注意が必要な領域です。
何をどこまで結んでよいか、誰が触れてよいかは、掲載時点の最新の公式ガイドラインで確認してください。
制度は変わることがあるため、社内の判断だけで決めないようにします。

つなぐのは全件でなくてよい

数か月またぐ患者を追うために、どの識別子を持てばよいか

この治療は、申し込みから完了まで数か月かかります。
その間に、申し込みの記録、予約の記録、診療の記録、会計の記録と、記録の置き場が変わります。
それぞれで別の番号が振られると、同じ人だと分かりません。

一つの番号を最後まで使う

申し込んだ時点で番号を発行します。
予約にも、診療の記録にも、その番号を転記します。
この一つの運用があるだけで、追跡ができるようになります。

段階ごとの記録と、持ち回る情報

転記の手間を減らす

手で転記する形にすると、抜けが出ます。
予約の画面に番号の欄を作り、受付が貼り付けるだけの形にします。
仕組みの改修が難しければ、月次で突き合わせる運用でも足ります。

途中で切れた人も残す

来院しなかった人、着手しなかった人の記録も残します。
進んだ人だけを残すと、率の計算ができません。
止まった段階を記録しておきます。

情報の保存の期間を決める

電話での申し込みを、記録にどう載せるか

費用や不安について直接聞きたい人は、電話をかけます。
この経路は、画面上の記録には残りません。
記録していない医院では、その分の成果が広告の側に計上されていません。

電話の記録に何を残すか

かかってきた時刻、どこで知ったか、予約になったかどうか。
この三つが残れば、突き合わせができます。

電話での申し込みを記録に載せる方法

聞き方を統一する

どこで知ったかを聞くとき、聞き方が人によって違うと答えが揃いません。
選択肢を読み上げる形にします。
聞かない場合があると、記録の意味がなくなります。

取りこぼしを数える

かかってきたのに出られなかった件数を数えます。
診療の時間に受付が手を離せない時間帯があります。
その時間帯の取りこぼしが多いなら、受け方の設計の問題です。

電話の件数が多い入口を知る

装着した後の数年を追うには、何を残しておく必要があるか

装着した後の継続率や、数年後の追加の治療を追いかけるには、当時どこから来た人かが分かる必要があります。
広告の側の記録は、媒体の管理画面に依存していることが多く、数年分を遡れるとは限りません。

診療の記録の側に持たせる

入口の情報を、診療の記録の中に一つの項目として持ちます。
そこに残っていれば、数年後でも分かります。
広告の仕組みを入れ替えても消えません。

長期に残す情報と、残す場所

年ごとにまとめて追う

装着した年ごとに患者をまとめて、その後の来院を追います。
全体の平均で見ると、年による違いが消えます。
年ごとの一覧を作る形にします。

追跡のために持つ情報を増やしすぎない

必要のない情報まで持つと、管理の負担と扱いの責任が増えます。
何に使うかが決まっている項目だけを残します。
使い道の説明できない項目は持ちません。

扱いの制度は変わる

同意の扱いが変わったことを、計測の設計にどう反映するか

画面の訪問を記録する仕組みは、同意の状態と結びつけられるようになっています。
2026年6月15日より、広告データの共有の可否は同意モードのad_storageのみで決まる形になりました。
Googleシグナルは、レポート上での表示の可否だけを制御するものになっています。

実装していない場合の既定の扱い

同意モードを実装していない場合、ad_storageは許可された状態が既定になります。
つまり、何もしていない状態でも動きます。
ただし、それが自院の方針として妥当かは別の判断です。

同意の扱いと、計測への影響を、項目ごとに見ていきます。
同意モードを実装し許可については、広告データの共有は共有される、レポートでの表示は条件により表示される。
同意モードを実装し拒否については、広告データの共有は共有されない、レポートでの表示は制限される。
同意モードを未実装については、広告データの共有は既定で許可の扱いになる、レポートでの表示は条件により表示される。
訪問者が拒否を選んだについては、広告データの共有は共有されない、レポートでの表示は制限される。

数か月またぐ計測への影響

この治療は申し込みから着手まで数か月かかります。
記録の保持の期間が短いと、その間に追跡が切れます。
期間の設定を確認しておきます。

計測できない分をどう扱うか

同意しない人の分は記録に出ません。
その分、実際の成果より少なく見えます。
どれくらい欠けているかの見当をつけておくと、報告のときに説明できます。

制度の変更を追い続ける

手元で作る範囲と、買ってくる範囲の線引き

基盤を作ろうという話になると、まず道具の選定から始まりがちです。
この順番だと、何に使うかが決まらないまま導入されます。

最小の形から始める

表計算の一枚で始められます。
月ごとに、申し込みと来院と着手の一覧を作るだけです。
これで入口ごとの着手率と契約金額が出ます。

段階ごとに必要になる仕組みを、項目ごとに見ていきます。
始めたばかりについては、規模の目安は月の申し込みが数十件、必要な仕組みは表計算で足りる。
記録が続いているについては、規模の目安は月の申し込みが百件前後、必要な仕組みは集計の自動化を検討する。
院が複数あるについては、規模の目安は拠点ごとに記録がある、必要な仕組みは形式を揃えて集約する。
長期の追跡を始めるについては、規模の目安は数年分の記録がある、必要な仕組みは保管の場所を決める。
外部と数字を共有するについては、規模の目安は委託先がいる、必要な仕組みは共有の形式を決める。

道具を増やす前に手順を見直す

集計に毎月五日かかっているなら、手順の問題である場合があります。
入力の形式を揃えるだけで、日数が半分になることがあります。
道具の導入は、手順を整えた後に判断します。

買う場合に確認すること

自院の記録を外に置く形になるかどうか。
やめるときに記録を取り出せるかどうか。
この二つを先に確認します。

維持にかかる手間を見積もる

作ったものが使われずに終わる典型的な経路

記録の整備は、始めたときは進みます。
半年後に止まっていることが多くあります。
止まる理由には型があります。

見ても何も変わらない

集計した数字を見ても、何をするかが決まらない。
この状態が続くと、集計する意味が薄れます。
数字ごとに、どういう値なら何をするかを先に決めておきます。

使われなくなる経路と、その手前で打てる手を、項目ごとに見ていきます。
判断に使われないについては、起きていることは見ても行動が変わらない、手前で打てる手は数字ごとに取る行動を決める。
入力が止まるについては、起きていることは現場の負担が続かない、手前で打てる手は項目を減らし結果を返す。
担当がいなくなるについては、起きていることは属人化している、手前で打てる手は手順を文書にする。
形式が揃わないについては、起きていることは拠点ごとに違う形で入れる、手前で打てる手は形式を先に決める。
数字が信用されないについては、起きていることは定義が揺れている、手前で打てる手は定義を文書にして固定する。

入力する側に結果を返す

受付や現場が入力した結果を、月に一度返します。
自分の入力が何に使われているかが分かると、入力が続きます。
返さないまま入力だけを求めると、数か月で止まります。

手順を文書にする

集計の手順を文書にしておきます。
担当が変わったときに、この文書がないと一から作り直しになります。
手順の変更も、変更の日付と一緒に残します。

見ない数字は集めない

記録をつなぐ作業を、どの順で進めるか

整備の作業は、小さく始めて広げます。
最初から完全な形を目指すと、着手できません。

記録をつなぐ作業の進め方を、項目ごとに見ていきます。
1については、やることは結合の鍵にする項目を決める、期間の目安は一週間。
2については、やることは申し込みの時点で番号を発行する運用を始める、期間の目安は二週間。
3については、やることは予約の記録に入口の項目を追加する、期間の目安は三週間。
4については、やることは月に一度、申し込みと来院を突き合わせる、期間の目安は一か月。
5については、やることは電話での申し込みの記録の取り方を決める、期間の目安は一か月。
6については、やることは入口の情報を診療の記録に残す運用を始める、期間の目安は一か月。
7については、やることは同意の扱いと記録の保持の期間を確認する、期間の目安は二週間。
8については、やることは装着した年ごとの一覧を作り始める、期間の目安は三か月。

見る数字を決める

数字は説明のための仮の値です。
たとえば月の申し込みが100件、うち電話が30件とします。
電話の分を記録していないと、広告の成果が七割しか見えません。
着手一件あたりの費用が実態の1.4倍に見えることになります。

記録が機能しているかを確かめる数字を、項目ごとに見ていきます。
突き合わせできた件数の割合については、見る頻度は毎月、見るときの観点は九割を超えているか。
入口が不明な申し込みの割合については、見る頻度は毎月、見るときの観点は一割を下回っているか。
電話での申し込みの記録の率については、見る頻度は毎月、見るときの観点は聞き取りが行われているか。
集計にかかった日数については、見る頻度は毎月、見るときの観点は延びていないか。
使われていない項目の数については、見る頻度は半年に一度、見るときの観点は削る対象があるか。
定義の変更の履歴については、見る頻度は半年に一度、見るときの観点は記録されているか。

最初の三か月は数字を評価に使わない

記録を取り始めた直後は精度が安定しません。
最初の三か月は、記録が続くかどうかだけを見ます。
早く評価に使うと、入力が歪みます。

定義を文書にして残す

申し込みとは何を指すか、来院はどの時点か、着手はいつか。
文書にしておかないと、集計するたびに数字が変わります。
定義を変えるときは、過去の分も同じ定義で数え直します。

よくある質問

まとめ