不動産会社の顧客データ基盤｜どこまで作るべきか

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不動産会社で、データが店舗ごとに分かれている理由

不動産会社では、店舗が事業の単位になっています。
商圏も扱う物件も違うため、店舗ごとに使いやすい形で記録が作られてきました。
ある店舗は表計算で管理し、別の店舗は独自の仕組みを使っています。

さらに、記録の置き場所が業務ごとに分かれています。
物件を管理する仕組み、賃貸の契約を管理する仕組み、反響を記録する場所。
これらは別の目的で作られてきたため、つながっていません。

分断されている場所

不動産会社でデータが分断される場所

つながっていないことで失うもの

どの入口から来た人が成約したのかが分からないと、費用の配分が決められません。
過去に来店した人が再び来ても、履歴が見えないと同じ説明を繰り返します。
オーナーが複数の物件を持っていても、別々に扱われます。

全部を揃えることを目的にしない

物件と、オーナーと、入居者の3つをどう結びつけるか

不動産会社の記録は、物件を中心に作られています。
一つの物件に対して、所有者がいて、入居者がいます。
業務としては自然ですが、この形では人の履歴が追えません。

3つの軸の関係

物件とオーナーと入居者の結びつけ方

オーナーを人の単位で持つ

複数の物件を所有するオーナーが、物件ごとに別の記録になっていることがあります。
このままでは、そのオーナーとの取引の全体が見えません。
人の単位に組み替えることが、管理の受託を伸ばす前提になります。

同じ人かどうかを、どう判定するか

店舗の記録で、最初につなぐのはどこか

データの整備は、全部をつなぐことから始めると終わりません。
最初に何をつなぐかを決めることが、実質的な設計です。

つなぐ順番

不動産会社で最初につなぐ範囲

店舗ごとの数字の形を、先に揃える

店舗間を比較するには、同じ定義で集計されている必要があります。
揃える項目を最小限に決め、それ以外は店舗の裁量に任せます。
全部を揃えようとすると、どの店舗でも実行されません。

管理の解約の記録を、早い段階で作る

店舗の記録を、どこまで作るかを判断する

データの整備の検討は、仕組みの比較から始まりがちです。
どの製品にどの機能があるかを並べると、判断の軸が機能の多さになります。
必要なのは、何が分かる状態にしたいかです。

判断の順番

不動産会社で作る範囲を判断する基準

繁忙期に入力できるかを、基準にする

平常時に入力できても、繁忙期に止まる項目は使えません。
最も情報が集まる時期に記録が薄くなると、集計が意味を持ちません。
繁忙期を基準に、項目の数を決めます。

店舗ごとの差を、どこまで許すか

入居の審査に関わる情報を、どう管理するか

賃貸の業務では、入居者の状況に関する情報を扱います。
勤務先、収入の状況、同居する人の関係、保証人の情報。
業務に必要な情報ですが、扱いには配慮が要ります。

情報の種類と、扱いの方針

不動産会社で扱いに配慮が要る情報を、項目ごとに見ていきます。
勤務先と在籍の状況については、業務上の必要性は審査に関わる、管理の方針は閲覧の範囲を限る。
同居する人と関係については、業務上の必要性は扱える物件が変わる、管理の方針は記録する範囲を決める。
過去の契約の履歴については、業務上の必要性は提案の材料になる、管理の方針は全社で共有してよい。
オーナーの資産の状況については、業務上の必要性は提案に関わる、管理の方針は閲覧の範囲を限る。
健康や就業の詳細については、業務上の必要性は原則として不要、管理の方針は記録しない。

誰が見られるかを、決めておく

担当者以外が見られる状態にしておくと、引き継ぎが楽になります。
一方で、閲覧の範囲を広げるほど、管理の負担が増えます。
情報の種類ごとに、閲覧できる範囲を決めます。

取得と利用の考え方

賃貸の集客で、計測と同意の前提が変わった

広告の効果を測る前提が、ここ数年で変わっています。
GA4では、2026年6月15日より広告データ共有の可否が同意モードのad_storageのみで決まる形になっています。
Googleシグナルはレポート上のディメンションの表示可否のみを制御します。
同意モードを実装していない場合、ad_storageは付与された状態が既定になります。

Googleは2025年10月17日に、Privacy Sandbox関連技術の大半を終了すると発表しています。
CHIPSなど一部は存続します。

対応の方向

不動産会社での計測の前提の変化への対応を、項目ごとに見ていきます。
同意の状態で広告データの扱いが決まるについては、影響は計測できる範囲が変わる、対応は同意の取得の設計。
追跡の技術の縮小については、影響は経路の追跡が難しくなる、対応は来店時の聞き取り。
入口の記録の欠落については、影響は入口ごとの成約が分からない、対応は問い合わせ時の記録。
端末をまたぐ動きについては、影響は同一人物と判定できない、対応は連絡先を軸にした突き合わせ。
店頭からの来店については、影響はそもそも測れない、対応は直接の来店として数える。

来店時の聞き取りが、最も確実な記録になる

店頭からの来店や紹介は、外部の計測では追えません。
来店時に何で知ったかを聞き取り、記録する仕組みが最も確実です。
この方法は、外部の仕様の変化に左右されません。

測れない部分の扱いを、決めておく

繁忙期に、入力が止まる問題をどう解くか

繁忙期には、目の前の対応が優先されます。
記録の入力は後回しになり、そのまま埋まりません。
最も情報が集まるはずの時期に、最も記録が薄くなります。

止まる原因と対処

繁忙期に入力が止まる原因と対処を、項目ごとに見ていきます。
項目が多いについては、現れ方は一つも埋まらない、対処は繁忙期は必須項目を減らす。
入力の場所が分かれているについては、現れ方は手間が倍になる、対処は一箇所に集約する。
入力しても自分に返らないについては、現れ方は優先度が最下位になる、対処は検索に使える形にする。
入力の端末が足りないについては、現れ方は店頭で入力できない、対処は携帯できる端末を用意。
後でまとめて入力する前提については、現れ方は結局埋まらない、対処はその場で終わる形にする。

繁忙期の必須項目を、3つに絞る

入口、連絡先、次の予定。
この3つだけでも埋まっていれば、あとから追えます。
全項目を求めて何も埋まらない状態より、はるかに使えます。

閑散期に、補完の作業を入れる

不動産会社の顧客データを整える進め方

整備の作業は、範囲を決めることが最も難しい部分です。
必要な数字から逆算すると、範囲が決まります。

不動産会社の顧客データを整える順番を、項目ごとに見ていきます。
1については、やることは出せなかった数字を書き出す、期間の目安は1週間。
2については、やることは来店時に入口を聞き取る仕組みを作る、期間の目安は3週間。
3については、やることは入口の記録と来店と成約をつなぐ、期間の目安は4週間。
4については、やることは全社で揃える項目を最小限で決める、期間の目安は3週間。
5については、やることは管理の解約の理由の記録を作る、期間の目安は2週間。
6については、やることは繁忙期の必須項目を決めておく、期間の目安は1週間。

着手は、閑散期に行う

繁忙期に新しい記録の運用を始めると、定着しません。
閑散期に始め、繁忙期までに習慣にします。
この時期の選択が、定着するかどうかを分けます。

整備の状態を測る数字

数字は説明のための仮の値です。
成約の8割で入口が記録できている状態と、5割しか記録できていない状態では、配分の判断の精度が違います。
記録の充足率そのものを、整備の成果として置きます。

不動産会社のデータ整備の状態を測る数字を、項目ごとに見ていきます。
入口が記録されている成約の割合については、見る頻度は毎月、判断の目安は配分の判断に足りるか。
繁忙期の記録の入力率については、見る頻度は繁忙期は毎週、判断の目安は止まっていないか。
店舗間で形式が揃っている項目の数については、見る頻度は四半期、判断の目安は集計の手間が減っているか。
管理の解約の理由が記録された割合については、見る頻度は四半期、判断の目安は改善の材料になっているか。
数字を会議で使った回数については、見る頻度は四半期、判断の目安は記録が使われているか。

使われていない記録は、やめる

入力されているのに一度も使われていない項目があります。
四半期ごとに見直し、使っていない項目は削ります。
項目を減らすことも、整備の作業に含まれます。

よくある質問

まとめ