英会話スクールの顧客データ基盤｜どこまで作るべきか

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英会話スクールのデータが、申込と受講で切れている

英会話スクールでは、問い合わせと契約のデータと、実際のレッスンの記録が別の場所にあります。
前者はマーケティングの領域、後者は教室の運営の領域です。

受講の記録は運営のために作られている

出席、進度、担当した講師、使った教材。
これらは日々のレッスンを回すための記録です。
誰がどの広告から来たかという情報は、そこには入っていません。

つながらないと質が判断できない

獲得の段階で有効と判定したリードが、3か月後にまだ通っているか。
これが分からないと、どの経路が良いのかを判断できません。
契約の成立だけでは、質の判断には足りません。

英会話スクールでデータが分かれて持たれる場所

前払いの残高が見えない

統合する価値のあるものと、ないもの

データ基盤の議論は、すべてを一つにまとめる方向に向かいがちです。
統合の範囲は、判断に使うかどうかで決めます。

本部が行う判断は三つ

どのセグメントにいくら配るか、いくらまで出せるか、誰に継続の働きかけをするか。
この三つに使わない情報は、統合する必要がありません。

英会話スクールで統合する価値の高いデータと低いデータ

低い価値のデータを集めない理由

レッスンの内容や講師の所見は、指導には欠かせません。
しかし本部の判断には使いません。
本部に上げる項目にすると、講師が本部向けの書き方をするようになります。

出席だけは集計の形で持つ

受講の消化と在籍を、同じ場所で見る

英会話スクールの在籍者には、いくつかの状態があります。
契約の有無だけでは、この状態が区別できません。

状態を分けて定義する

通っている、間隔が空いている、止まっている、休会している、終了した。
この区別を持つと、働きかけの対象が決まります。

英会話スクールで受講者の状態を分ける

止まっている状態を早く見つける

解約の申し出がないまま通わなくなる受講者が、最も気づきにくい層です。
最後の受講からの経過日数を、自動で判定できる形にします。

休会の定義を決める

目的のセグメントを、記録として持つ

英会話スクールの判断は、目的のセグメントごとに分かれます。
この情報が記録になっていないと、セグメント別の分析ができません。

問い合わせの時点で取得する

目的を選ぶ項目を、問い合わせのフォームに置きます。
選択肢は五つ程度にとどめ、その他を選べるようにします。

英会話スクールでセグメントの記録を引き継ぐ経路

カウンセリングで確定する

問い合わせの時点の申告と、カウンセリングで整理した後の目的が違うことがあります。
確定した目的を記録として残します。

目的が変わることもある

レベルの判定を、どこまで記録に残すか

レベルの判定は、カウンセリングの材料として作られます。
このデータを本部がどこまで持つかを決めます。

本部が使うのは粗い区分だけ

入会時のレベルの区分と、その後の継続の関係。
これが分かれば、どのレベルの人が定着しやすいかが見えます。
細かい内訳は、指導のための情報です。

英会話スクールでレベルの記録の扱いを、項目ごとに見ていきます。
入会時のレベルの区分については、持つ場所は本部と教室、使い道は定着との関係の分析。
判定の細かい内訳については、持つ場所は教室、使い道はレッスンの進め方。
その後のレベルの変化については、持つ場所は教室、使い道は指導と継続の働きかけ。
目的との距離の評価については、持つ場所は教室、使い道はカウンセリングの材料。
クラスの配属については、持つ場所は教室、使い道は運営。
レベル別の在籍の分布については、持つ場所は本部、使い道はクラスの編成と枠の判断。

レベル別の在籍の分布は本部が持つ

どのレベルに何人いるかは、クラスの編成と枠の判断に使います。
この分布が偏ると、特定のレベルの受講者を受け入れられなくなります。

上達の記録を広告に使うときの制約

個人と法人で、データの持ち方が違う

法人の研修では、契約する相手と受講する人が別です。
個人の受講者と同じ形式では管理できません。

契約と受講者が一対多になる

一つの契約に複数の受講者が紐づきます。
受講者の入れ替わりも起きます。

英会話スクールで個人と法人のデータの違いを、項目ごとに見ていきます。
契約の単位については、個人は受講者ごと、法人は企業ごと。
受講者の数については、個人は一人、法人は複数で入れ替わる。
更新の時期については、個人は随時、法人は年度単位。
報告の相手については、個人は本人、法人は人事と研修の担当。
必要な集計については、個人は個人の進度、法人は受講者全体の状況。
解約の判断については、個人は本人、法人は組織の予算。

法人には報告が要る

企業に対しては、受講者全体の出席や進み方の報告が求められます。
この集計を出せる形でデータを持つ必要があります。

個人の情報の扱いを分けて考える

同意と、情報の扱いの範囲

英会話スクールが扱うのは、幅広い年齢の受講者の情報です。
未成年が含まれるため、取り扱いの範囲を先に決めておきます。

取得の目的を明示する

問い合わせのときに取得した情報を、何に使うかを示します。
案内と日程の調整に使うのか、広告の配信にも使うのかで、示し方が変わります。

英会話スクールで扱う情報と同意の考え方を、項目ごとに見ていきます。
問い合わせの連絡先については、主な用途は案内と日程の調整、同意の扱いは取得時に目的を示す。
受講の目的とレベルについては、主な用途は指導と提案、同意の扱いは契約時の説明に含める。
出席と進度の記録については、主な用途は運営と継続の働きかけ、同意の扱いは契約時の説明に含める。
サイトの閲覧の記録については、主な用途は配信の最適化、同意の扱いは取得の可否を選べるようにする。
退会後の連絡先の保持については、主な用途は再開の案内、同意の扱いは保持期間を決める。
法人の受講者の状況については、主な用途は企業への報告、同意の扱いは本人への説明が要る。

計測の前提が変わっている

GA4では、2026年6月15日より広告データ共有の可否が同意モードのad_storageのみで決まる形になりました。
同意モードを実装していない場合はad_storageがgrantedの扱いになります。
自社の設定がどうなっているかを、データ整備の前に確認します。

制度の確認先を決めておく

英会話スクールのデータ整備は、どこから始めるか

整備の作業は、仕組みの選定から始めると迷います。
つなぐ対象と鍵を先に決めます。

英会話スクールのデータ整備に着手する順番を、項目ごとに見ていきます。
1については、やることは体験と契約と在籍と休会の定義を統一する、期間の目安は3週間。
2については、やることは問い合わせと契約をつなぐ鍵を決める、期間の目安は2週間。
3については、やることは契約と受講の記録をつなぐ鍵を決める、期間の目安は3週間。
4については、やることは目的のセグメントを問い合わせの項目に加える、期間の目安は3週間。
5については、やることは最後の受講からの経過日数を判定できる形にする、期間の目安は4週間。
6については、やることは直近1年分の問い合わせと在籍を突き合わせる、期間の目安は4週間。

データの品質を見る

作った後は、数字が実態と合っているかを確かめ続けます。

英会話スクールでデータの品質を測る数字を、項目ごとに見ていきます。
経路が不明な契約の割合については、見る頻度は毎月、読み取ることは経路の記録が取れているか。
セグメントが未記入の割合については、見る頻度は毎月、読み取ることは項目が機能しているか。
問い合わせと契約の突合率については、見る頻度は毎月、読み取ることは鍵が機能しているか。
契約と受講の突合率については、見る頻度は毎月、読み取ることは二つの仕組みがつながっているか。
在籍数と受講のある人数の差については、見る頻度は毎月、読み取ることは静かな離脱の量。
定義の変更の回数については、見る頻度は年次、読み取ることは運用が安定しているか。

在籍数と受講のある人数の差を見る

この差が大きいほど、通っていない在籍者が多いということです。
在籍数だけを報告していると、この差が隠れます。

定義の変更は遡って揃える

期中に定義を変えると、前後の比較ができません。
変えるなら、過去のデータも新しい定義で数え直します。

よくある質問

まとめ