大学の顧客データ基盤｜どこまで作るべきか

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大学のデータが、学内で分かれて持たれているのはなぜか

大学の記録は、4つの塊に分かれています。
資料請求と参加までの記録、出願と入試の記録、在籍と履修の記録、相談と支援の記録です。

それぞれの業務の目的に合った形で作られています。
つながる前提になっていません。

切れていると、広報の判断に使える情報が出願までで止まります。
どの経路から来た学生が手続まで至り、在籍を続けたかが分かりません。

分からない状態で経路を最適化すると、請求が安く取れる経路に寄ります。
安く取れる経路が、手続まで至る層とは限りません。

もう1つの切れ目が、年度の区切りです。
年度をまたぐと記録の参照が難しくなり、高校2年からの接点が追えません。

さらに、学部ごとに独自の記録を持っている場合もあります。
全学で集計しようとすると、形式が揃っていないことが分かります。

つなぐ前に目的を決める

データをつなぐ作業を始める前に、何のためにつなぐかを決めてください。
目的が決まっていないと、すべてを統合する計画になります。

すべてを統合する計画は、費用も期間も膨らみます。
学内の合意にも時間がかかり、途中で止まることが多くなります。

目的を1つに絞ると、必要な項目は数個に収まります。
最初の目的は、参加の有無別の手続率を出すことに置くと進みやすくなります。

大学の募集で、統合する価値の高いデータはどれか

統合の対象を決めるときは、使う場面から逆算します。
使わない項目をつないでも、維持の手間が増えるだけです。

最も価値が高いのは、参加の有無です。
出願の記録につながると、参加の有無別の手続率が出ます。

次が、流入した経路です。
在籍の記録につながると、経路別の残存率が出ます。

3つ目が、出身の高校です。
高校別の出願と入学と在籍が並ぶと、高校との接点の効果が判断できます。

逆に、価値の低い項目もあります。
入試の詳細な得点や、履修の詳細は、募集の判断には使われません。

統合の対象を3項目に絞ると、仕組みの選択肢が広がります。
少数の項目であれば、出願と入学の時点の転記で足ります。

大学の募集で統合する価値の高いデータと低いデータ

転記でよい理由

3項目の統合は、仕組みの連携でなくても実現できます。
出願と入学の手続の時点で、記録に転記するだけで足ります。

転記は年に数回の作業になります。
入学者が数百人から数千人の規模でも、項目が少なければ回ります。

まず転記で始めると、どの項目が実際に使われるかが分かります。
使われた項目だけを、後から自動化の対象にしてください。

在籍の記録を、大学の募集の判断にどう使うのか

在籍の記録を広報に返すとき、細かい内容は要りません。
必要なのは、続いているかどうかの1点です。

返す単位は、入学年度と経路別です。
その年度に入学した学生が、1年後に何割残っているかを出します。

これを経路別に分けると、募集の評価が変わります。
請求が安く取れていた経路の残存率が低ければ、実質の費用は高いことになります。

参加の有無でも分けてください。
参加していた層の残存率が高ければ、参加の促進の価値が数字になります。

返す周期は年次になります。
在籍の状況が確定するのが、年度の区切りだからです。

返す形式は、表1枚で構いません。
経路、入学者数、1年後の残存率の3列があれば判断できます。

大学で在籍と入試の記録から広報に返す数字

高校別の在籍も並べる

経路別と合わせて、高校別の残存率も出してください。
特定の高校からの学生の残存率が高ければ、接点の優先順位に反映できます。

高校別に見ると、件数が少なくなります。
3年分をまとめて出す形にしてください。

この数字は、高校との接点の費用の根拠にもなります。
出願数だけでなく、入学後の状況まで示せます。

大学で高校生と保護者の情報を扱う範囲は、どこまでか

記録をつなぐと、取得時に想定していなかった使い方が生まれます。
在籍の記録を募集の判断に使う場合が、その典型です。

使ってよい範囲は、取得の時点で何を伝えたかで決まります。
伝えていない目的での利用は、後から追加できません。

そのため、取得時の記載を先に確認してください。
記載が現在の使い方に追いついていないことがあります。

扱いの基準は掲載時点の最新の公式ガイドラインで確認してください。
学内で判断できない部分は、専門の窓口に確認する形になります。

もう1つ確認が要るのが、入試の情報です。
出願と合格の記録は、扱いの範囲が特に限定されます。

集計値として使う場合と、個票として使う場合で判断が変わります。
募集の判断には集計値で足りることが多くなります。

年度をまたぐ保持の期間

高校2年からの接点を翌年度に引き継ぐには、記録の保持が必要になります。
保持の期間と、その間の利用の範囲を先に決めてください。

決めていないと、担当者の判断で期間が変わります。
変わると、年度ごとに比較できる母数も変わります。

保持の期間は、記載と合わせて文書にしてください。
文書がないと、異動のたびに運用が変わります。

学内の記録の入力の負担を、どこまで許容するのか

データの整備が進まない原因は、仕組みではなく入力にあります。
項目が多いほど、空欄が増えます。

空欄が増えると、集計の母数が足りなくなります。
母数が足りない数字は、判断に使えません。

そのため、必須にする項目は判断に使うものだけにしてください。
経路、学年、関心の方向、出身高校、参加の有無の5つが目安になります。

この5つは、いずれも選択式にできます。
選択式にすると、入力が数十秒で終わります。

当日の相談にあたる教員に自由記述を求めると、記録率が落ちます。
自由記述は任意に置き、補足の位置づけにしてください。

入力の担当は、1つの項目につき1人に決めます。
複数の担当が同じ項目を埋める運用は、片方が埋めなくなります。

大学で記録する項目と入力の担当

入力されない項目をどう扱うか

記録率が半分を下回った項目は、判断に使えません。
使えない項目は、必須から外すか廃止してください。

残したまま放置すると、集計の信頼が全体として落ちます。
一部が欠けている表は、読む側が全体を疑います。

年度ごとに、項目ごとの記録率を確認してください。
記録率の低い項目は、入力の形式か担当に原因があります。

学内の記録の仕組みは、どこまで作るべきなのか

仕組みの導入を先に決めると、何を入れるかの議論が後回しになります。
入れるものが決まっていない仕組みは、使われないまま残ります。

判断の基準は、作業の量と記録の分散です。
項目が少なく、記録が1か所に集まるなら転記で回ります。

学部ごとに独自の記録がある場合は、統合の価値が上がります。
形式が揃っていないと、全学での集計ができないためです。

ただし、統合の前に形式の統一が要ります。
形式が揃えば、統合しなくても集計はできます。

導入の順番は、形式の統一、記録、集計、募集への連携の順です。
連携から始めると、元の記録が揃わないまま止まります。

導入の時期は、募集期を避けてください。
募集期に仕組みを入れ替えると、その年度の記録が欠けます。

外部に構築を任せる場合

仕組みの構築を外部に任せる場合、渡すのは項目の一覧と使う場面です。
現状の業務を説明するだけでは、必要な設計が伝わりません。

使う場面を渡すと、不要な機能が削られます。
削られた分、費用と期間が短くなります。

構築後の運用は学内に残してください。
運用まで外に出すと、項目を変えるたびに費用と時間がかかります。

外部に渡す募集のデータの範囲は、どう決めるのか

外部に運用を任せる場合、質の判断に使う数字を渡す必要があります。
一方で、渡す形式は個票である必要がありません。

経路別の請求件数と参加率、そして残存率であれば、集計値で足ります。
この3つがあれば、外部は配信の方向を変えられます。

入試の個票は、渡さない前提で設計してください。
出願と合格の記録は、扱いの範囲が特に限定されます。

高校生の情報を扱うため、渡す範囲の判断は慎重に行います。
扱いの基準は掲載時点の最新の公式ガイドラインで確認してください。

渡す周期は月次にします。
残存率と手続率だけは年次になります。

渡した内容の記録を残してください。
外部が変わったときに、引き継ぎと停止の判断に使えます。

渡さないと決めたときの扱い

情報を渡さないと決めた場合、外部に求める説明の範囲も狭まります。
残存率を共有していない相手に、質への貢献の説明は求められません。

そのため、渡さない判断をする場合は評価の対象も同時に決めてください。
評価の対象は、有効な資料請求の件数までに区切る形が実務的です。

決めた内容は契約の前に文書にします。
運用が始まってから変えると、評価の基準が途中で動きます。

大学の募集のデータ整備は、どこから着手するのか

整備の起点は、仕組みの選定ではありません。
いまある記録に、どの1項目を足すかを決める作業です。

最初に足すのは、参加の有無です。
出願の記録に1項目を足すか、出願時に自己申告してもらう形で足ります。

次に、入学の手続の時点で経路と出身高校を在籍の記録に転記します。
この2つがつながると、経路別と高校別の残存率が出ます。

大学の募集のデータ整備の着手順

数字は説明のための仮の値です。
参加した層の手続率が45%、参加していない層が25%であれば、参加の促進は手続率に直接効いています。

この差が小さい場合は、当日の内容に課題があります。
参加しても判断が変わっていないことになります。

整備の効果は、これらの数字が判断に使われた回数で測ってください。
数字が出ても使われていなければ、整備の意味がありません。

使われるようにするには、年度の資料に固定することです。
資料に入っていない数字は、見られません。

募集のデータ整備で判断に迷う場合は、無料相談で現状の記録を見てもらうところから始められます。
記録から判断までの流れごと見直す段階ならWeb集客改善サービスもあります。

よくある質問

まとめ