建設会社の顧客データ基盤｜どこまで作るべきか

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建設会社の顧客の情報は、案件の側に貼りついている

建設会社には、情報が蓄積されていないわけではありません。
むしろ大量にあります。
ただし置かれている形が、集客と営業の判断に使えない形をしています。

案件単位で記録されている

工事台帳、施工の記録、原価の管理。
どれも案件を主語にした記録です。
同じ発注者から三回受注していても、三つの別の案件として並んでいます。

部署ごとに別の台帳がある

営業は自分の手帳と表計算。
積算は見積の管理簿。
工務は工事台帳。
経理は請求の管理。

同じ発注者が、それぞれ違う表記で登録されています。

引合の段階の情報が残らない

受注に至らなかった引合は、どこにも残らないことがあります。
失注の理由も、止まった時期も記録されません。

建設会社に散らばっている情報の置き場所

統合の目的を先に一つ決める

建設会社の場合、何のために統合するのかを、一つに絞る

建設会社で情報を整理する目的は、いくつか考えられます。
その中から一つを選びます。

目的の候補

過去の発注者から次の工事を取ること。
引合の質を測って集客の判断に使うこと。
失注の理由を集めて提案を改善すること。
建物の保守を体系的に回すこと。

統合の目的と、必要になる範囲

最初は最も軽いものから

発注者を主語にした受注の履歴と、最終接触の年月。
この二つだけなら、表計算でも作れます。

重いものから始めない

案件の進捗の管理や原価の分析から始めると、仕組みの導入が先に立ちます。
導入して入力されずに終わる典型的な流れです。

目的が決まると、集める項目が決まる

発注者の名寄せを、どこまでやるか

発注者を主語にするには、名寄せが要ります。
ここが最初の関門になります。

揺れの原因

法人格の表記、支店名の有無、旧社名、担当部署の違い。
同じ会社が五通りの表記で登録されていることがあります。

発注者と建物の所有者が違う場合

工事の発注者と、建物の所有者と、実際に使う会社が別のことがあります。
どれを主語にするかを決めておかないと、集計の意味が変わります。

名寄せで判断が要る場面

金額の大きい順に手をつける

すべての過去の発注者を名寄せしようとすると、終わりません。
累計の金額が大きい相手から順に、上位のものだけを整理します。

今後の登録の形を先に決める

過去の整理より、これから登録するものの形を揃えるほうが先です。
表記の規則を一枚にして、入力する人に配ります。

完全な名寄せを目指さない

建物の情報を、どこまで持つか

建設会社にとって、建物は関係が続く単位です。
どこまで情報を持つかの線引きが要ります。

保守の提案に必要な最低限

竣工年、用途、延床、主要な設備の更新の時期。
この四つがあれば、何年後に何の工事が発生しそうかの当たりがつきます。

図面と仕様は別の場所に置く

図面や仕様書は容量が大きく、更新の管理も必要です。
発注者の情報と同じ場所に入れると、扱いが重くなります。

保管の場所は分けて、どこにあるかの所在だけを記録します。

建物の情報として持つものと、持たないもの

発注者の同意の範囲を確認する

建物の情報や写真を外部に出す場合、発注者の同意の範囲が問題になります。
社内での管理と、外部への掲載では条件が違います。

個人の情報を含む場合の扱いは、掲載時点の最新の公式ガイドラインで確認してください。

点検の記録を営業と共有する

建設会社の場合、引合の段階の情報を、どう残すか

工事台帳には受注した案件しか載りません。
集客の判断に必要なのは、受注しなかったもののほうです。

残すべき四つ

どの入口から来たか。
現地調査に進んだか。
概算を出したか。
どうなったか。

この四つが、集客の判断のすべてです。

引合の記録として残す項目を、項目ごとに見ていきます。
問い合わせの入口については、誰が入力するかは自動で記録、入力の時期は受信時、使う場面は入口の評価。
工事の区分と規模については、誰が入力するかは営業、入力の時期は一次対応後、使う場面は金額帯の集計。
現地調査の実施については、誰が入力するかは営業、入力の時期は実施後、使う場面は引き渡しの評価。
概算の提示については、誰が入力するかは積算、入力の時期は提示後、使う場面は積算の負荷の把握。
結果と理由については、誰が入力するかは営業、入力の時期は結果が出た時点、使う場面は負けた要因の分析。
次に動きそうな時期については、誰が入力するかは営業、入力の時期は止まった時点、使う場面は再接触の対象。

入力の項目を増やさない

項目が十を超えると、入力されなくなります。
六つ以内に収めます。

自動で取れるものは自動にする

問い合わせの入口や日時は、フォームの側で自動的に記録できます。
人が入力するのは、人しか知らない情報だけにします。

失注の理由を選択式にする

建設会社の場合、仕組みを導入する前に、確認すること

案件の管理の仕組みを導入して、使われないまま終わる例が多くあります。
原因は仕組みの選択ではありません。

入力する人にとっての利益

営業が入力した情報が、営業に返ってこないと入力は止まります。
営業所別の比較、負けた理由の内訳、再接触の対象の一覧。
入力した本人が使えるものを返します。

二重入力を作らない

既存の工事台帳と新しい仕組みに同じことを入れる形にすると、片方が止まります。
どちらかを正とすることを先に決めます。

仕組みを導入する前の確認事項を、項目ごとに見ていきます。
入力する人については、決めておく内容は役割と人数、決まっていない場合に起きることは誰も入力しない。
入力の時期については、決めておく内容はどの段階で入れるか、決まっていない場合に起きることは後回しになる。
返すものについては、決めておく内容は本人が使える集計、決まっていない場合に起きることは入力が数か月で止まる。
既存の台帳との関係については、決めておく内容はどちらを正とするか、決まっていない場合に起きることは二重入力で片方が止まる。
現場からの接続については、決めておく内容は移動中に入力できるか、決まっていない場合に起きることは机に戻るまで入らない。
評価との接続については、決めておく内容は入力率を見るかどうか、決まっていない場合に起きることは優先順位が上がらない。

紙と表計算から始める選択

いきなり仕組みを買わず、表計算で三か月運用する方法があります。
入力が続くかどうかを確かめてから、仕組みに移します。

拠点が複数あるときの統一

営業所ごとに違う形で記録していると、集計できません。
形式を統一するところから始めます。

個人の情報の扱いを確認する

建設会社の場合、データの整備で、行き詰まりやすいところ

情報の整備の取り組みが途中で止まる原因を整理します。

完全なものを作ろうとする

過去十年分をすべて整理してから始めようとすると、その作業だけで一年かかります。
その間に誰も使わないので、優先順位が下がります。

直近三年分だけ、金額の大きい発注者だけ。
範囲を切って始めます。

使う場面を決めずに集める

とりあえず集めておこうという進め方では、項目が増え続けます。
四半期ごとにどの数字を見るかを先に決めて、そのために必要な項目だけを集めます。

整備でよくある行き詰まりと、代わりにやることを、項目ごとに見ていきます。
過去をすべて整理してから始めるについては、起きることは一年かかり誰も使わない、代わりにやることは直近三年と上位の発注者に絞る。
項目を増やして集めるについては、起きることは入力されなくなる、代わりにやることは六項目以内に収める。
仕組みを先に買うについては、起きることは入力されず形骸化する、代わりにやることは表計算で三か月試す。
本社だけで作るについては、起きることは営業所で使われない、代わりにやることは営業所の担当を巻き込む。
完全な名寄せを目指すについては、起きることは終わらない、代わりにやることは傾向が分かる水準で止める。

担当者が異動すると止まる

情報の整備は、担当者一人の熱意で進むことがあります。
その人が異動すると止まります。

業務の手順の中に組み込んで、人に依存しない形にします。

経営が使わないと、現場も使わない

建設会社が顧客の情報を整える進め方

軽いところから順に積み上げます。

顧客の情報の整備に着手する順番を、項目ごとに見ていきます。
1については、やることは過去三年の受注を発注者単位でまとめる、関わる部署は経理と営業、期間の目安は一か月。
2については、やることは社名の表記の規則を決めて配る、関わる部署は本社、期間の目安は二週間。
3については、やることは竣工年と用途と規模を建物ごとに記録する、関わる部署は工務、期間の目安は一か月。
4については、やることは引合の記録の六項目を決める、関わる部署は営業とマーケティング、期間の目安は二週間。
5については、やることは表計算で三か月運用して入力を確かめる、関わる部署は営業、期間の目安は三か月。
6については、やることは入力した情報を月次で本人に返す、関わる部署は本社、期間の目安は継続。
7については、やることは続いていれば仕組みへの移行を検討する、関わる部署は経営、期間の目安は三か月後。

三か月の試行で判断する

表計算での運用が三か月続かなければ、仕組みを入れても続きません。
入力が止まる理由を先に解消します。

整備した情報から確認する数字を、項目ごとに見ていきます。
発注者単位の累計受注金額については、見る頻度は年に一度、分けて見る軸は工事区分別、判断に使う場面は関係の深さ。
最終接触からの年数については、見る頻度は四半期、分けて見る軸は発注者別、判断に使う場面は再接触の対象。
引合の入口別の件数と金額については、見る頻度は月次、分けて見る軸は入口別、判断に使う場面は集客の判断。
現地調査に進んだ比率については、見る頻度は月次、分けて見る軸は入口別、判断に使う場面は引き渡しの評価。
失注の理由の内訳については、見る頻度は四半期、分けて見る軸は理由別、判断に使う場面は提案の改善。
竣工からの経過年数の分布については、見る頻度は年に一度、分けて見る軸は用途別、判断に使う場面は保守の提案の計画。

使う数字を六つに絞る

見る数字を増やすと、集める項目が増えます。
四半期に見る数字を六つに決めて、そこから逆算します。

拠点が複数あるときは、本社が形式を決める

営業所ごとに違う形式で記録されると、集計ができません。
形式は本社が決め、入力は営業所が行う分担にします。

年に一度、項目を見直す

使われていない項目は削ります。
増やすだけにすると、入力の負担が積み上がります。

よくある質問

まとめ