広告代理店のマーケティング組織の作り方

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自社の集客が後回しになるのは、どういう構造からか

この事業では、預かった案件の対応に期日があります。
報告の締め、配信の開始、打ち合わせの日程が決まっています。

一方で、自社の集客の活動には期日がありません。
今週やらなくても、誰にも迷惑がかかりません。

期日のある仕事と無い仕事が同じ人の時間を使うと、期日のある側が優先されます。
優先されること自体は、正しい判断です。

この構造がある限り、自社の集客は後回しになります。
やる気の問題ではありません。

解くには、自社の活動にも期日と時間を作る必要があります。
作らない限り、構造は変わりません。

忙しい時期ほど後回しになる

自社の集客が最も必要なのは、稼働に空きが出る時期です。
その時期は、数か月前の忙しい時期に決まっています。

つまり、忙しい時期に自社の集客を止めると、数か月後に空きます。
空いた時期に慌てて動いても、受注までに時間がかかります。

この時間差が、この構造の厄介なところです。
止めた影響が、止めた月には出ません。

出るのは数か月後で、そのときには原因が分からなくなっています。

自社の集客を、誰の仕事にするのか

自社の集客を全員の仕事にしている場合があります。
手が空いた人がやる形です。

この形では、続きません。
手が空く人がいないためです。

専任を置くか、特定の人の時間を切り出すかのどちらかにしてください。
切り出す場合は、週に何時間と決めます。

決めた時間は、預かった案件の対応に使わないことです。
使うと、元の状態に戻ります。

専任を置けない規模であれば、切り出しから始めます。
切り出す時間は、週に半日でも構いません。

自社の集客の担い方と、その性質

切り出した時間を守る仕組み

時間を切り出しても、守られなければ意味がありません。
守る仕組みが要ります。

最も簡単なのは、予定として先に入れることです。
入っていれば、他の予定が入りません。

もう一つは、月に一度の報告の場を作ることです。
報告の場があると、やらなかった月が見えます。

見えると、時間が守られやすくなります。
報告の内容は、やったことと出た数字の二つで足ります。

自社の集客で最初に置く役割は、どれか

自社の集客の人員を置くとき、最初に思い浮かぶのは発信を書く役割です。
この事業では、その前に置くべき役割があります。

問い合わせの記録、提案の記録、受注の記録、稼働の記録が別々の場所にあるためです。
これを一枚にまとめられないと、判断の材料が作れません。

最初に置くのは、この作業ができる人です。
表計算と案件の管理の仕組みの知識があれば足ります。

二人目は、発信の題材を決めて書く役割です。
実務を知っている人が向きますが、時間の確保が前提になります。

外に出す運用の担当は、三人目以降で構いません。
最初のうちは、外部に任せても判断の質は落ちません。

人を増やす前に作業を書き出す

人を増やす前に、今ある作業を書き出してください。
書き出すと、誰もやっていない作業と、二重にやっている作業が見つかります。

二重になっている作業を整理するだけで、時間が出ることがあります。
出た時間を、数字をまとめる作業に充てます。
新しく人を採るより、早く動き出せます。

書き出しの単位は、月に何時間かかっているかです。
時間で書くと、人員の必要性が数字で説明できます。

採用と自社の集客を、同じ場で見るのか

この事業で提供できる量は、人の数で決まります。
自社の集客がどれだけ成果を出しても、人がいなければ受けられません。

そのため、自社の集客の計画は採用の計画と切り離せません。
別々に立てると、必ずどちらかが余ります。

受注が取れても人がいなければ、断ることになります。
人がいても受注がなければ、人件費だけが出ます。

このため、二つを同じ場で見てください。
同じ場で、月ごとの提供できる人月を見る形になります。

役割そのものを一つにする必要はありません。
計画を立てる場を同じにすれば足ります。

採用と自社の集客を同じ場で見る形

採用が遅れたときの扱い

採用が計画どおり進まないことは、珍しくありません。
遅れた場合に、自社の集客をどうするかを先に決めておいてください。

決めていないと、受注してから断ることになります。
断った相手は、次の機会にも戻ってこないことがあります。

決める内容は、どの領域の活動を絞るかです。
絞る領域を先に決めておけば、遅れが分かった時点で動けます。

人数が増えるとき、組織はどこから足りなくなるのか

人数が増えると、最初に増えるのは作業の量です。
報告の作成、進行の管理、社内のやり取りが人の数だけ増えます。

この部分は、分担できます。
足りなくなるのは、その先にある配置の判断です。

案件ごとに必要な技能も、人ごとの得意も違います。
誰にどの案件を任せるかの判断は、分担が難しい作業です。

一人が見られる人数には限りがあります。
限界を超えると、配置が固定されます。

固定されると、人の得意と案件の中身が合わなくなります。
合わなくなった時点で、提供の質が落ちます。

人数が増えたときに足りなくなる順番

一人が見られる人数を決めておく

上限を決めずに人を増やすと、限界は静かに超えます。
超えたことは、数字の悪化としてすぐには表れません。

一人あたり何人までという上限を、先に決めてください。
決めておくと、採用の計画と同時に責任者の計画も立ちます。

上限の目安は、配置の判断を月ごとに見直せるかです。
見直せない人数になっていれば、すでに超えています。

少ない人数で自社の集客を回す工夫は、どこにあるのか

自社の集客に使える時間が限られる場合、減らせるのは考える時間です。
書く時間より、題材を決める時間のほうが長くかかります。

そのため、題材の一覧を先に作ってください。
半年分をまとめて決めておくと、毎回考える必要がなくなります。

題材の元は、問い合わせと提案の場で聞かれた内容です。
記録があれば、そこから拾えます。

もう一つは、確認の手順を短くすることです。
確認に日数がかかると、公開の時期が読めません。

確認する人と、確認する項目を先に決めてください。
決まっていれば、確認は短時間で終わります。

確認する人を複数置くと、日数が積み上がります。
一人に決めておくほうが、結果として早く出ます。

一度作ったものを使い回す

書いた内容は、複数の場面で使えます。
提案の資料、問い合わせへの返答、社内の教育に使えます。

使い回す前提で作ると、作る側の動機も上がります。
一回きりのために作る形だと、負担だけが残ります。

使い回しの記録も残してください。
どこで使われたかが分かると、どの題材が役に立ったかが見えます。

自社の集客を外に任せてよいのか

自社の集客を外に任せる形は、選択肢としてあります。
社内に時間がない場合、現実的な判断です。

ただし、任せる範囲には線が要ります。
どの案件を増やしたいかの判断は、社内に残してください。

この判断を外に出すと、集まる相手が変わります。
規模や領域が、意図と違う方向に寄ります。

外に出せるのは、実行の作業です。
出稿の運用、制作、記録の整備が当たります。

同業に任せる場合は、渡す情報の範囲を先に決めてください。
案件の状況や価格の考え方は、競合にあたる情報です。

外に出しても社内に残すもの

外に出す場合でも、社内に残すものが三つあります。
預かれる案件の条件、稼働あたりの粗利の計算、成果の定義です。

この三つが社内にあれば、任せる相手を替えても引き継ぎは実行の作業だけで済みます。
三つとも外にある状態では、替える判断そのものができません。

残すには、文書にすることです。
頭の中にある状態では、残っているとは言えません。

文書は、四半期に一度更新してください。
更新しないと、半年で実態と合わなくなります。

自社の集客の組織は、どの順で作るのか

組織を作る作業は、役割を並べることから始まりません。
自社の活動に使う時間を切り出すことから始まります。

最初にやるのは、週に何時間をこの活動に充てるかを決めることです。
決めた時間は、預かった案件の対応に使わないことです。

次に、問い合わせから受注までの記録を一枚にまとめます。
一枚にすると、どこに手を入れるかが決まります。

三つ目が、題材の一覧を半年分作ることです。
毎回考える時間が消えます。

四つ目に、採用の計画と同じ場で見る形を作ります。
提供できる人月が、集客の必要量を決めます。

最後に、外に出す範囲を決めます。
判断は社内、実行は外部という形です。

自社の集客の組織を作る順番

置いた後に見るのは、月次では確保した時間が使われたかと提案に進んだ件数です。
四半期では、先の稼働の空きと受注した月額を見ます。

活動の量を本数で評価しないでください。
本数は増やせますが、預かれる案件が増えるとは限りません。

自社の集客の組織の作り方で判断に迷う場合は、無料相談で現状を見てもらうところから始められます。
体制と役割ごと見直す段階ならWeb集客改善サービスもあります。

よくある質問

まとめ