広告代理店の顧客データ基盤｜どこまで作るべきか

なお、TimeValue株式会社では、広告運用・クリエイティブ制作・LP改善・データ分析・AI導入までを一括で引き受けるWebマーケティング支援「KAIZEN」を提供しています。

現在、オンラインの無料マーケティング診断を毎月10社限定で実施中です。いまの数字を見ながら、どこから直すのが早いかを一緒に整理します。

今月の無料診断は残り4社です

無料マーケ診断を申し込む

広告からLPまで、まとめて見ます。オンラインで30分から対応しています。

提案の記録と稼働の記録が別々にあると、何が読めなくなるのか

この事業には、記録の置き場所がいくつもあります。
問い合わせの記録、提案の記録、契約の記録、稼働の記録です。

これらは別々の目的で作られているため、案件を同じ案件として扱わないことがあります。
扱わない状態では、提案と結果がつながりません。

つながらないと、一件の受注にかかった工数が出ません。
出ないと、獲得の費用が計算できません。

もう一つ読めなくなるのが、案件ごとの採算です。
契約の金額とかかった時間がつながらないと、稼働あたりの粗利が出ません。

この二つが読めないと、どの案件を増やすべきかが決まりません。
記録の整備は、この連鎖の起点にあります。

全部をつなごうとして止まる

記録の整備の計画は、たいてい大きくなりすぎます。
すべての仕組みをつなぐ計画を立てると、着手の前に費用で止まります。

必要なのは、読みたい数字から逆に決めることです。
一件の受注にかかった工数と、案件ごとの稼働あたりの粗利の二つが出れば足ります。

この二つに要る項目だけをつなぐ形にすると、規模は小さくなります。
小さく始めたほうが、使われる仕組みになります。

つなぐ項目を、どこまでに絞るのか

この事業では、案件の番号があれば記録はつなげます。
問題は、その番号が提案の段階から付いているかどうかです。

受注してから番号を付ける形だと、提案の工数がつながりません。
受注できなかった案件の工数も、記録に残りません。

そのため、問い合わせの時点で番号を付けてください。
付けておけば、受注の有無にかかわらず追えます。

つなぐ項目は四つで足ります。
案件の番号、問い合わせの経路、かけた工数、契約の金額です。

この四つがあれば、獲得の費用も稼働あたりの粗利も出せます。
それ以上の項目は、必要になってから足します。

案件の番号を軸につなぐ項目

受注できなかった案件を残す

受注できなかった案件は、記録から消えやすいものです。
消えると、提案にかけた工数も消えます。

消えた工数は、獲得の費用に含まれません。
含まれないと、実際より安い獲得の費用が出ます。

受注の有無を項目として持ち、落ちた案件も残してください。
残すだけで、計算の精度が変わります。

仕組みの規模を、何から決めるのか

仕組みの規模を決める材料は、二つあります。
抱えている案件の数と、その数字を見て判断する頻度です。

案件が数十件で、判断が月に一度であれば、表計算でも足ります。
毎月の作業が半日で終わるなら、仕組みに投資する理由がありません。

案件が増えると、集める作業の量が比例します。
この作業が月に数日を超えたあたりが、仕組みに移す目安になります。

判断の頻度も同じです。
先の稼働は週に一度見ますが、稼働あたりの粗利は四半期に一度で足ります。

頻度の低い数字のために、日次でつなぐ仕組みを作る必要はありません。
分けて考えると、作るべき範囲が小さくなります。

作った後に使われなくなる理由

記録の仕組みが使われなくなる理由は、たいてい二つです。
一つは、出てくる数字が判断に使われていないことです。

もう一つは、入力の運用が業務の手順に入っていないことです。
入力が任意になっていると、数か月で欠けが増えます。

作る前に、誰がどの判断にこの数字を使うかを決めてください。
決まっていない数字は、作っても見られません。

入力の運用も、業務の手順に入れる形にします。
手順に入っていない入力は、忙しい週から抜けます。

稼働の記録を、どこまで細かく取るのか

稼働の記録は、細かくするほど分析の幅が広がります。
一方で、記録する側の負担も増えます。

負担が大きいと、数か月で記録が止まります。
止まった記録は、分析にも使えません。

必要なのは、案件ごとに月に何時間使ったかです。
これが分かれば、稼働あたりの粗利は出せます。

作業の種類まで分ける必要は、多くの場合ありません。
分けたい場面が出てきてから、足す形にしてください。

記録の単位も、細かくしすぎないことです。
時間の単位で足り、分の単位までは要りません。

稼働の記録の粒度と、その性質

提案の工数も同じ形で記録する

受注した案件の工数だけでなく、提案の工数も記録してください。
同じ形式で記録すると、集計のときに扱いやすくなります。

提案の工数は、案件の番号に紐づけます。
番号を問い合わせの時点で付けていれば、そのまま記録できます。

受注できなかった案件の工数も、同じ形で残します。
残すと、一件の受注にかかった工数が正しく出ます。

担当の異動を、記録にどう残すのか

案件の担当は、期間の途中で変わります。
退職、異動、体制の見直しといった理由で起きます。

異動を記録していないと、継続の数字が歪みます。
最後に担当していた人の数字として集計されるためです。

そのため、異動の時期と案件を記録に残してください。
残しておけば、期間を分けて集計できます。

理由も残してください。
特定の理由が偏っている場合、体制の設計に課題があります。

この記録は、引き継ぎの質を測る材料にもなります。
異動の後に解約が増えているかどうかが、集計できます。

引き継ぎの記録を残す

担当が変わるとき、それまでの経過を引き継ぐ必要があります。
引き継ぎが不十分だと、異動の後に解約が起きます。

引き継ぎの記録が残っているかを、異動のたびに確かめてください。
確かめる項目は、これまでの経緯と相手の窓口の状況の二つで足ります。

異動の後の継続を集計すると、引き継ぎの質が数字に出ます。
出れば、引き継ぎの手順を直す判断ができます。

計測の前提の変化は、自社の集客にどう効くのか

広告の成果の計測は、同意の扱いに依存する形に変わっています。
この前提は、取引先の案件だけでなく自社のサイトにも当てはまります。

GA4では、2026年6月15日より広告データ共有の可否が同意モードのad_storageのみで決まる形になりました。
Googleシグナルは、レポート上のディメンションの表示の可否のみを制御する役割になっています。

同意モードが実装されていない場合、ad_storageは既定で許可された状態として扱われます。
実装の有無で、渡る数字の前提が変わることになります。

自社のサイトで実装していない状態で、取引先に説明するのは難しいものです。
自社での実装を、先に済ませてください。

Googleは2025年10月17日に、Privacy Sandbox関連技術の大半を終了すると発表しています。
一部は存続するため、依存している仕組みがあるかを確認してください。

制度の動きも前提に入れる

2026年4月7日に、個人情報保護法の改正法案が閣議決定されました。
課徴金制度の新設などが含まれていますが、施行日は未確認です。

細部は、掲載時点の最新の公式ガイドラインで確認してください。
取引先から問われる立場である以上、確認の担当を決めておく必要があります。

確認の時期も、年に一度と決めておきます。
決めていないと、問われたときに調べることになります。

自社の記録を外に出すとき、何を決めるのか

自社の集客を外に任せる場合、記録の一部を渡すことになります。
出す前に決めておくべきことがあります。

一つ目は、出す範囲です。
案件の状況や価格の考え方は、競合にあたる情報になり得ます。

出さずに済む場合は、出さないほうが手間も小さくなります。
集計した数字だけで、多くの判断はできます。

二つ目は、出す相手が同業かどうかです。
同業であれば、渡す範囲はさらに絞る必要があります。

三つ目が、戻ってくる成果の定義です。
問い合わせか、提案に進んだ件数か、受注した月額かで数字は変わります。

自社の記録を外に出す前に決めること

取引先の情報は出さない

自社の集客のために、取引先の案件の情報を使う場面があります。
使う場合は、許諾の範囲を確かめてください。

許諾のない情報を外部に渡すと、取引先との関係に影響します。
渡した事実は、他の取引先にも知られます。

渡す前の確認の手順を、先に決めておいてください。
手順があれば、判断がぶれません。

自社の記録の整備は、何から着手するのか

整備の作業は、仕組みを選ぶことから始まりません。
問い合わせの時点で案件の番号を付けることから始まります。

番号があれば、提案の工数と結果がつながります。
受注してから付ける形だと、落ちた案件の工数が消えます。

次に、問い合わせの経路を記録します。
選択肢から選ぶ形にすれば、集計ができます。

三つ目に、案件ごとの工数を月の単位で記録します。
粒度は、月の合計で足ります。

四つ目が、受注の有無と落ちた理由の記録です。
三つの分類で足ります。

最後に、一件の受注にかかった工数と稼働あたりの粗利を毎月出します。
ここまでで、判断の材料が揃います。

自社の記録の整備に着手する順番

置いた後に見るのは、月次では経路の記録の欠けと工数の記録の欠けです。
四半期では、経路ごとの一件の受注にかかった工数を見ます。

仕組みの利用の頻度も、四半期に一度は見てください。
見られていない数字が続いている場合は、出すのを止めます。

自社の記録の整備で判断に迷う場合は、無料相談で現状を見てもらうところから始められます。
記録と計測の設計ごと見直す段階ならWeb集客改善サービスもあります。

よくある質問

まとめ